Крок 1. Потрібно подати додаток 1 до об’єднаної звітності з типом «Звітний» як «Довідковий» для призначення пенсії працівникові, які подаються за період до дати формування заяви на призначення пенсії. У рядку 035 додатка 1 ставиться позначка у комірці «для призначення пенсії».
Крок 2. Разом із додатком 1 до об’єднаної звітності з типом «Звітний» як «Довідковий» подають додаток 5 до об’єднаної звітності теж із типом «Звітний» як «Довідковий» із позначкою у комірці «призначення пенсії» рядка 036.
Але довідкова об’єднана звітність подається щодо призначення пенсії, лише якщо про це просить сам працівник або ПФУ.
Звертаємо увагу: інформацію щодо осіб, зазначених в об’єднаній звітності з типом «Звітний» як «Довідковий», необхідно також буде продублювати в об’єднаній звітності з типом «Звітний» за відповідний звітний квартал.
Терміни подання об’єднаної звітності з типом форми «Довідковий» у разі виходу працівника на пенсію чинним законодавством не передбачені.
Крок 3. Якщо працівник (директор) продовжує працювати після оформлення пенсії, то він і не пише заяву на звільнення. Кожен має право одночасно працювати й отримувати пенсію.
Крок 4. Видати працівникові на руки паперову трудову книжку (якщо вона зберігається на підприємстві).
Для призначення пенсії за віком працівник може звернутися не раніше ніж за місяць до досягнення пенсійного віку. Відповідно до Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій, затвердженого постановою ПФУ від 25.11.2005 №22-1, до заяви (надається працівниками ПФУ та заповнюється за паспортом безпосередньо в момент подання документів) про призначення пенсії за віком додають такі документи:
1) документ про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган і мають відмітку у паспорті) або свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
2) трудову книжку та документи про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою КМУ від 12.08.1993 №637;
3) довідку про заробітну плату особи (встановленого зразка) за період страхового стажу до 01.07.2000. Для обчислення пенсії може враховуватися заробітна плата за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд до 1 липня 2000 року незалежно від перерв:
— якщо пенсіонер виявив таке бажання і довідка про заробітну плату підтверджена первинними документами в період до 1 січня 2016 року;
— якщо страховий стаж після 1 липня 2000 року становить менше ніж 60 місяців.
Наголошуємо, що кожен випадок індивідуальний, тож необхідно подати довідку про заробітну плату за якомога більший період своєї трудової діяльності. Маючи такі дані, Пенсійний фонд України, за допомогою відповідного програмного забезпечення, визначить найкращі 60 календарних місяців заробітної плати. А починаючи з 01.07.2000 індивідуальні відомості про застраховану особу (надає відділ персоніфікованого обліку);
4) документи про місце проживання (реєстрації) особи;
5) документи, які засвідчують особливий статус особи (посвідчення учасника бойових дій та довідку військового комісаріату про період участі у бойових діях; посвідчення учасника ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС та довідку про період участі в ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС за формою, затвердженою постановою Державного Комітету СРСР по праці та соціальних питаннях від 09.03.1988 №122; посвідчення потерпілого від Чорнобильської катастрофи та довідку про період проживання (роботи) на цих територіях, видану органами місцевого самоврядування, тощо);
6) кольорову фотокартку 4х6 (2 шт.) — необхідна для оформлення пенсійного посвідчення;
7) копію паспорта;
8) заяву на виплату пенсії через банківські установи чи поштове відділення. Заявник надає довідку про відкриття рахунку в банку або зазначає, що бажає отримувати пенсію на пошті.
Крім перелічених, в деяких випадках може бути копія документа про освіту, копія свідоцтва про народження дитини, копія свідоцтва про укладення шлюбу (у разі зміни прізвища).
Усе це індивідуально. Точніший перелік працівник може дізнатися у ПФУ за місцем оформлення пенсії.