ПФУ у листі від 12.12.2025 №2800-030401-8/86026 роз’яснив таке.
Базовий варіант розрахунку середньоденної зарплати для оплати лікарняних дуже простий: вона обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати, на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин. Причому для розрахунку беруться зарплата та кількість календарних днів за період до місяця, у якому стався страховий випадок. Це прописано в п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 №1266 (далі – Порядок №1266).
Але у випадку коли людина захворіла на наступний день після працевлаштування, щодо неї немає 12 місяців розрахункового періоду.
В такому випадку діє інша норма.
У разі коли застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку №1266). Тобто, скільки нарахували за цей один день – такою і буде фактична середньоденна зарплата.
При цьому п. 28 Порядку не застосовується, оскільки його застосування передбачене у разі, коли страховий випадок настав у перший день роботи або ж застрахована особа не мала заробітку перед настанням страхового випадку з поважних причин, визначених пунктом 3 Порядку №1266.
Однак не забудьте перевірити наявність у такого працівника страхового стажу – і загального (ст. 17 Закону №1105), і за останні 12 місяців (ч. 4 ст. 12 Закону №1105). Адже не всім працівникам лікарняні оплачують в розмірі 100% фактичної зарплати.
Не забувайте і про те, що ПФУ, в свою чергу, буде перевіряти правильність визначення суми лікарняних. Принаймні, тієї їх частини, яка фінансуватиметься з бюджету і зазначатиметься в заяві-розрахунку, поданому роботодавцем до ПФУ.
Передбачається, що така середня зарплата обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, що подаються до ДПС (п. 32 Порядку №1266). Тобто, дані заяви-розрахунку будуть перевіряти на підставі даних Реєстру застрахованих осіб.
А як бути з новоприйнятим працівником, що якого єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ за цей місяць ще не подали? В такому випадку заяву-розрахунок подаємо, наводимо в ній дані розрахунку лікарняних і зазначаємо причину розбіжності даних роботодавця та ПФУ: «Нові трудові відносини, розрахунок проведено за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку».