Виправлення помилок у додатку Д1 в 2026 році: перерахунок лікарняних за Порядком №1266 та позиція ПФУ

1. Помилка в сумі нарахованого ЄСВ: ситуація з практики
2. Чи кожне виправлення додатка Д1 потребує перерахунку лікарняних?
3. В яких випадках виправлення ЄСВ може вплинути на лікарняні?
4. Який алгоритм дій роботодавця?
5. Як скласти коригуючу заяву-розрахунок?
6. Який алгоритм коригування заяви-розрахунку?
7. Яку суму зазначати у заяві-розрахунку?
8. Висновок

Коментар до Листа ПФУ від 08.09.2026 №83697-113562/Д-03/8-2800/26

ПФУ розглянув ситуацію, коли роботодавець уже розрахував і виплатив працівнику лікарняні, а згодом виявив помилку щодо доходу, на який нараховується ЄСВ, за один із місяців розрахункового періоду.

Позиція ПФУ така:

Якщо після виправлення звітності уточнені відомості про дохід та ЄСВ у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування і ці дані впливають на середню зарплату, лікарняні потрібно перерахувати.

Розглянемо, за яких умов виникає обов’язок провести такий перерахунок і чи означає це, що після кожного виправлення додатка Д1 потрібно переглядати раніше нараховані лікарняні.

Помилка в сумі нарахованого ЄСВ: ситуація з практики

Як правило, виправлення помилок в минулих місяцях, що входять до розрахункового періоду для визначення суми лікарняних, стосується неправильно визначених сум доходів. Або коли працівнику забули нарахувати певний вид доходу (премію, індексацію тощо).

Але в коментованому листі розглядалась особлива ситуація – дохід був нарахований і в правильній сумі. А от ЄСВ на нього нарахувати забули. І тому він не увійшов до розрахунку лікарняних. Втім, спосіб виправлення цієї помилки та вплив такого виправлення на лікарняні – аналогічний загальному.

У зверненні, на яке відповів ПФУ, працівнику в одному з місяців розрахункового періоду було нараховано матеріальну допомогу до відпустки. Роботодавець помилково не нарахував на цю виплату ЄСВ.

Згодом помилку виправили. Але на момент виправлення працівнику вже були нараховані та виплачені лікарняні. І в розрахунковий період для визначення середньої зарплати, за якою нараховувалися ці лікарняні, як раз входив місяць, у якому виникла помилка.

Постало питання: чи потрібно після виправлення ЄСВ перераховувати вже виплачену суму лікарняних?

Відповідь ПФУ – так, якщо виправлені дані впливають на розмір середньої зарплати, з якої оплатили ці лікарняні.

Чи кожне виправлення додатка Д1 потребує перерахунку лікарняних?

Ні. Перерахунок потрібен, якщо виправлення змінює показники, які брали участь у розрахунку конкретного страхового випадку.

Таблиця 1. Коли після виправлення Д1 потрібно перевірити лікарняні

Наприклад, виправлення прізвища працівника, реквізитів документа або іншого несумового показника саме по собі не впливає на розрахунок середньої зарплати.

Так само недостатньо самого факту зміни суми в Д1. Необхідно визначити, чи належить відповідна виплата до доходу, який враховується при обчисленні страхових виплат (зокрема, лікарняних).

В яких випадках виправлення ЄСВ може вплинути на лікарняні?

Порядок обчислення середньої зарплати для страхових виплат визначено постановою КМУ від 26.09.2001 №1266.

Відповідно до п. 3 Порядку №1266 середньоденну зарплату визначають шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період зарплати, на яку нараховано ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді за мінусом календарних днів, не відпрацьованих із поважних причин.

Отже, для розрахунку лікарняних має значення не лише факт нарахування правильного нарахування доходу працівнику, а й те, чи був він включений до доходу, на який нараховується ЄСВ і який враховується при обчисленні середньої зарплати.

За п. 25 Порядку №1266 розрахунковим періодом за загальним правилом є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах – з першого до першого числа – за останнім основним місцем роботи, що передують місяцю настання страхового випадку.

Ключове значення має також п. 32 Порядку №1266: середня зарплата для оплати тимчасової непрацездатності обчислюється роботодавцем на підставі відомостей, включених до звітності про суми нарахованої зарплати та ЄСВ.

Якщо після первинного розрахунку лікарняних змінюються персоніфіковані дані про дохід за місяць, що входив до розрахункового періоду, це може вплинути на середньоденну зарплату і, відповідно, на суму лікарняних.

Інакше кажучи, якщо ви нарахували матеріальну допомогу, яка мала увійти до складу зарплати, але ви ЄСВ на неї не нарахували, то до розрахунку лікарняних вона не потрапила. В результаті лікарняні були занижені і тепер це треба виправити.

Що саме зазначив ПФУ?

ПФУ фактично визначив таку послідовність:

1. роботодавець виявив, що виплату за один із місяців розрахункового періоду помилково не включили до бази нарахування ЄСВ;
2. ЄСВ донарахували та сплатили;
3. виправлення відобразили у єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ;
4. уточнені відомості були внесені ПФУ до Державного реєстру застрахованих осіб;
5. унаслідок цього змінилися дані, що використовуються для обчислення середньої зарплати.

За таких умов середньоденну зарплату та суму вже нарахованої і виплаченої допомоги по тимчасовій непрацездатності потрібно перерахувати.

Але вийде це не раніше появи уточнених персоніфікованих відомостей у Реєстрі застрахованих осіб. Тобто, вже після того, як виправлення в єдиній звітності будуть не лише подані ДПС, а і опрацьовані ПФУ.

Який алгоритм дій роботодавця?

Якщо роботодавець виправив ЄСВ за минулий період, варто діяти послідовно.

Крок 1. Перевірити розрахунковий період

Визначити, чи входив місяць, за який виправлено ЄСВ, до розрахункового періоду конкретного лікарняного.

Крок 2. Визначити, чи змінився дохід для розрахунку середньої

Потрібно з’ясувати, чи впливає виправлена виплата на суму доходу, що враховується при обчисленні середньої зарплати відповідно до Порядку №1266.

Крок 3. Перевірити персоніфікацію виправлених даних

Слід переконатися, що уточнені відомості вже відображені у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Крок 4. Перерахувати середньоденну зарплату

Середню зарплату розраховують повторно з урахуванням виправлених даних.

Крок 5. Перерахувати лікарняні

Окремо перераховують:

• оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця;
• допомогу по тимчасовій непрацездатності, що фінансується ПФУ.

Крок 6. Визначити результат перерахунку

Крок 7. Скоригувати фінансування від ПФУ

Якщо змінилася сума допомоги, що фінансується ПФУ, роботодавець подає коригуючу заяву-розрахунок.

Як скласти коригуючу заяву-розрахунок?

Порядок подальших дій залежить від результату перерахунку.

Таблиця 2. Коригування суми допомоги від ПФУ

Отже, після перерахунку недостатньо лише виправити внутрішній бухгалтерський облік та Єдину звітність. Якщо змінюється сума лікарняних, профінансована ПФУ, потрібно також відкоригувати заяву-розрахунок.

Коригуючу заяву-розрахунок формують до тієї заяви-розрахунку, яка вже має статус «Оплачено». Коригування проводять щодо конкретного листка непрацездатності. ПФУ передбачає три типи коригування: «Корегування збільшення», «Корегування зменшення» та «Корегування несумових параметрів». Про це наголошує ПФУ за посиланням.

Таблиця 3. Яке коригування заяви-розрахунку обрати

«Корегування збільшення» ПФУ визначає як дозамовлення коштів, тобто отримання додаткового фінансування. «Корегування зменшення» застосовують для повернення вже отриманих зайвих сум.

Який алгоритм коригування заяви-розрахунку?

1. Увійти до особистого кабінету страхувальника на вебпорталі ПФУ.
2. Відкрити розділ «Заява-розрахунок».
3. Через «Пошук» знайти первинну заяву-розрахунок і скопіювати її номер.
4. Натиснути «Створити нову» → «Корегуюча ЗР».
5. Ввести номер первинної заяви-розрахунку.
6. Обрати відповідний тип коригування.
7. У «Додатку про тимчасову непрацездатність» відкрити потрібний лікарняний для редагування.
8. Внести виправлені суми.
9. Заповнити поле «Причина розбіжності суми». Якщо відповідної причини немає у переліку, її можна зазначити у полі «Причина розбіжності суми – інше».
10. Сформувати заяву-розрахунок.
11. Перевірити її, підписати КЕП та відправити до ПФУ.

Після відправлення коригуюча заява має статус «В опрацюванні», після прийняття ПФУ – «Прийнято». Для «коригування збільшення» після прийняття заява включається до відомості та передається на додаткове фінансування.

Цю процедуру ми розглядали також тут.

Яку суму зазначати у заяві-розрахунку?

В покроковій інструкції ПФУ зазначено, що при «Корегуванні збільшення» у полі «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» потрібно зазначати повну правильну суму страхової виплати, а не лише різницю, яку потрібно доплатити. Відповідне значення вносять і до поля щодо суми за рахунок коштів Фонду.

Тобто умовно:

• у первинній заяві за рахунок ПФУ було 4 000 грн;
• після перерахунку правильна сума – 4 600 грн;
• у коригуванні збільшення зазначається правильна сума 4 600 грн, а система/ПФУ визначає необхідність дофінансування.

Для «Корегування зменшення» також є додаткові вимоги.

ПФУ також зазначає:

Якщо страхувальник отримав більше коштів, ніж фактично потрібно для страхової виплати, зайві страхові кошти необхідно повернути протягом трьох робочих днів та надати територіальному органу ПФУ письмове пояснення причин повернення. Це випливає з ч. 1 ст. 26 Закону про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

До коригуючої заяви на зменшення ПФУ вимагає додати скановану копію платіжного документа про повернення зайво отриманих коштів.

Висновок

Коментований Лист ПФУ від 08.09.2026 №83697-113562/Д-03/8-2800/26 підтверджує: вже нараховані та виплачені лікарняні потрібно перерахувати, якщо після виправлення ЄСВ змінюються персоніфіковані дані про дохід за місяць розрахункового періоду і це впливає на середньоденну зарплату.

Тому після виправлення додатка Д1 потрібно перевірити:

1. чи стосується виправлення місяця розрахункового періоду;
2. чи змінюється дохід, що враховується відповідно до Порядку №1266;
3. чи персоніфіковано уточнені дані у Державному реєстрі;
4. чи змінився розмір середньоденної зарплати.

Якщо сума середньої зарплати змінилася, лікарняні перераховують, а щодо частини, яка фінансується ПФУ (починаючи з 6-го дня тимчасової непрацездатності), подають коригуючу заяву-розрахунок.