Виявили помилку у нарахованих лікарняних за минулі періоди: який алгоритм дій?

Як виправити помилку перед ФСС 

Заява-розрахунок. Нещодавно ФСС у Дніпропетровській області вказувала, що робити при виявленні помилки у нарахованих лікарняних або декретних. Як раніше так й зараз уточнюючої форми заяви-розрахунку не існує. 

Тому за їх роз’ясненням у разі самостійно знайденої помилки в наданій заяві-розрахунку, до робочого органу Фонду, куди подавалась заява-розрахунок, необхідно надати лист з детальним описом помилки. У листі слід обов’язково зазначити:

– код ЄДРПОУ;

– реєстраційний номер;

– назву страхувальника;

– вхідний номер та дату заяви-розрахунку;

– серію та №листка непрацездатності;

– П.І.Б. застрахованої особи

Лист має бути підписаний керівником і бухгалтером (за наявності посади) та завірений печаткою.

Переплата лікарняних. За нормами п. 12 Порядку №12 якщо сума отриманих лікарняних від Фонду перевищує фактично нараховані суми та це виявлено одразу після отримання фінансування, то помилково замовлені кошти слід повернути протягом трьох робочих днів на рахунок робочого органу Фонду та листом надіслати пояснення причин повернення коштів.

В разі виявлення помилок у виплачених лікарняних за минулі періоди (за межами діючого бюджетного року) надлишково нараховані та виплачені кошти слід також повернути  до Фонду й одночасно та надати обґрунтоване письмове пояснення щодо причин повернення страхових коштів. Звісно, у листі при поверненні коштів ФСС слід вказати суму надміру отриманих коштів. При цьому заяву-розрахунок подавати не потрібно. Це передбачено п. 13 Порядку №12.

Недоплата. А якщо внаслідок допущеної помилки отримано меншу суму фінансування, аніж треба було виплатити, у такому разі потрібно подати нову заяву-розрахунок із зазначенням суми, котру необхідно доплатити, а до неї долучити листа з обґрунтованими поясненнями. При цьому у заяві-розрахунку потрібно таку суму зазначити окремим рядком із зазначенням всіх необхідних реквізитів по листку непрацездатності, по якому необхідно доплатити. 

Повідомлення про виплати. Як відомо з 1 жовтня 2018 року роботодавці мають протягом місяця  з дня проведення виплат надсилати повідомлення до ФСС. Таке правило встановлено п. 10 Порядку №12. Уточнюючої форми до цього повідомлення не встановлено. Тому виникає питання, як бути у ситуації виявлення помилки щодо зайво нарахованих лікарняних вже після їх виплати та подання повідомлення. На жаль, роз’яснень з цього приводу ФСС не наводили. Тож у разі необхідності слід буде отримувати письмове роз’яснення від ФСС та діяти за ним. У випадку повернення зайво отриманих коштів до подання повідомлення в ньому слід буде вказати правильну суму виплачених коштів. А от у випадку виявлення недоплати лікарняних буде інша ситуація. У такому випадку у подане раніше повідомлення ніяких коригувань вносити не потрібно. А от коли ФСС за окремо поданою заявою-розрахунком надасть фінансування та роботодавець виплатить його працівнику, цю суму слід буде включити у повідомлення. При цьому подання окремого повідомлення також Порядком №12 не встановлено. Тому цю інформацію слід буде включати в поточне повідомлення.

Штрафи за неправомірно використані кошти

Зверніть увагу! При поверненні неправомірно використаних коштів від ФСС з ТВП роботодавцю доведеться сплатити штраф у розмірі 50% такої суми. За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників та інших отримувачів коштів Фонду накладається штраф у розмірі 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів. Одночасно на суми таких коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1% зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу (ч. 6 ст. 15 Закону №1105).

Строку давності в разі стягнення штрафних санкцій, а також інших видів заборгованості перед ФСС не має (ч. 2 ст. 17 Закону №1105).

Виправлення звіту №Ф4-ФСС з ТВП 

У звіті №Ф4-ФСС з ТВП також потрібно буде відобразити зроблений перерахунок. Суми отриманого від Фонду фінансування відображаються наростаючим підсумком по рядку 6 «Отримано від Фонду з початку року». Суми повернутих страхувальником надлишково замовлених коштів для надання матеріального забезпечення відображаються по рядку 14 «Перераховано з початку року». Якщо страхувальником повертаються  суми замовлені та профінансовані в попередніх роках, окрім  14 рядка  вони відображаються також і по рядку 16 «Суми помилок минулих років» та рядку 3 «Виправлення помилок минулих періодів».

Як повернути зайво сплачені працівнику кошти

Нормами ст. 127 КЗпП встановлено порядок відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості роботодавцю. Вони можуть провадитись за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого органу зокрема  для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок. Але власник або уповноважений ним орган вправі видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Але навіть в цьому випадку відрахувати зайво виплачену суму можна тільки якщо був вчасно (протягом одного місяця з дати виплати неправильно обчисленої суми!) виданий відповідний наказ. А якщо помилку було виявлено пізніше, то такий наказ вже не допоможе.

Якщо зробити відрахування зайво виплачених сум з зарплати працівника не вийде, доведеться або звертатися до суду, або домовлятися про добровільне повернення таких сум із працівником.   

Про випадки та правила проведення відрахувань з зарплати ми писали тут.

Відображення перерахунку в бухгалтерському обліку

Виправлення помилки відображається на підставі відповідної бухгалтерської довідки. В ній зазначається дата її фактичного складання. А ось проведення слід датувати «заднім числом»: помилки минулого року виправляються станом на початок року, а помилки поточного – періодом, у якому правильні проведення повинні були бути зроблені. Такий алгоритм виправлення помилки базується на роз’ясненні від Мінфіну. Детальніше про це читайте у новині. У ній же роз’яснено, як виправляти помилку у звіті з ЄСВ та за формою №1ДФ.

Щодо донарахування суми виплати питань відображення в обліку не виникає: проведення мають бути аналогічні до тих, які були зроблені при нарахуванні самих лікарняних (хіба що ЄСВ, нарахований на суму такої виплати, оскільки він належить до витрат роботодавця, в разі, якщо йдеться про виплату минулого року доведеться зкореспондувати з рахунком чистого прибутку (збитку): Дт 44 Кт 651).

А що робити із сумами переплат? Адже, як зазначено вище, не в будь-якому випадку закон дозволяє стягнути зайво виплачену суму із зарплати працівника (відсторнувати раніше зроблені нарахування). На нашу думку, зробити відрахування «заднім числом» можна лише, якщо умови, встановлені ст. 127 КЗпП, виконані або є відповідне рішення суду чи добровільна згода на це працівника (про що варто мати відповідну письмову заяву). В іншому випадку відрахування із зарплати працівника робити неможна, нараховані йому доходи залишатимуться в нього (так само, як і нараховані за ними податки та ЄСВ). А суму, яка підлягає поверненню ФСС з ТВП, роботодавцю доведеться віднести до інших витрат (за дебетом субрахунку 949). Відповідно суму штрафних санкцій (до ФСС та інших, про які йтиметься далі) треба буде відобразити за дебетом субрахунку 948.   

Адже не слід забувати, якщо за результатами перерахунку нарахованих лікарняних та декретних виникла недоплата, то це призведе до донарахування ЄСВ. Виправлення такої помилки призводить до сплати штрафу!

Приклад 1. Сторнування  лікарняних у зв’язку з неправильно нарахованими сумами лікарняних

Працівнику неправильно нарахували лікарняні за дні хвороби дитини у січні 2018 року, оскільки застосували страховий стаж для розрахунку лікарняних 60% замість 50%. При цьому такі лікарняні були оплачені за рахунок ФСС. Виникла потреба провести сторнування нарахованих лікарняних в бік зменшення на 500 грн. Для проведення перерахунку було оформлено бухдовідку. В ній було вказано відображення сторнування суми нарахованих лікарняних за допомогою таких бухгалтерських проведень:

Приклад 2. Донарахування лікарняних у зв’язку з неправильно нарахованими сумами лікарняних

Працівнику неправильно нарахували лікарняні за дні хвороби дитини у січні 2018 року, оскільки застосували страховий стаж для розрахунку лікарняних 50% замість 60%. При цьому такі лікарняні були оплачені за рахунок ФСС з ТВП. Виникла потреба отримати від ФСС донараховану суму лікарняних у розмірі 500 грн. Нарахованихдо ФСС було надано окрему заяву-розразунок. Для проведення перерахунку було оформлено бухдовідку. В ній було вказано відображення суми донарахованих лікарняних за допомогою таких бухгалтерських проведень:

Штрафи щодо ЄСВ та ПДФО

Відповідно до п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ за донарахування платником своєчасно не нарахованого ЄСВ накладається штраф у розмірі 10% зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50% суми донарахованого ЄСВ.

І оскільки лікарняні, на відміну від декретних, оподатковуються ПДФО та військовим збором, донарахування або сторнування сум раніше нарахованих лікарняних та виправлення такої помилки в формі №1ДФ призводить до штрафу на підставі п. 119.2 ПКУ. Так, за перше протягом року виправлення помилки у формі №1ДФ буде застосовано штраф у розмірі 510 гривень. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 1020 гривень.