Позапланові перевірки Держпраці у 2025 році (під час воєнного стану): підстави, приклади, судові рішення

У 2025 році, попри загальний мораторій, Державна служба України з питань праці (Держпраці) має право брати участь у комплексних та проводити позапланові перевірки. Про це ми писали у статті "Перевірки Держпраці у 2025 році: які вони бувають, кого перевіряють, чи діє мораторій та які штрафи".

Підставами для позапланових візитів є загроза життю працівників, скарги або розслідування нещасних випадків. Перевірятимуть дотримання трудового законодавства, охорону праці, а також, у складі спільних комісій, – ведення військового обліку. 

Обґрунтування позапланових перевірок

Хоча в Україні на період воєнного стану діє мораторій на більшість перевірок, встановлений Постановою КМУ від 13.03.2022 №303 «Про припинення заходів державного нагляду (контролю) і державного ринкового нагляду в умовах воєнного стану», для Держпраці існують значні винятки.

1. Підстави для позапланових перевірок

Позапланові перевірки (інспекційні відвідування). Під час воєнного стану позапланові перевірки Держпраці можливі у чітко визначених випадках:

• Загроза життю чи здоров’ю працівників: якщо є підозра або факт порушень, що можуть призвести до нещасних випадків.
• Скарги працівників: за зверненнями громадян чи профспілок щодо порушення умов праці, невиплати зарплати, незаконного звільнення.
• Розслідування нещасних випадків: у разі смертельних або групових нещасних випадків на виробництві.
• Використання найманої праці: в частині додержання вимог Закону №2136, а також з питань виявлення неоформлених трудових відносин та законності припинення трудових договорів.
• За зверненням окремих державних та інших органів, рішенням суду: доручення Прем’єр-міністра України про перевірку госпсуб’єктів у відповідній сфері у зв’язку з виявленими системними порушеннями та/або настанням події, що має значний негативний вплив на права, законні інтереси, життя та здоров’я людини, захист навколишнього природного середовища та забезпечення безпеки держави; Київської міської військової адміністрації або обласної військової адміністрації; за судовим рішенням.
• У зв’язку з невиконанням госпсуб’єктом приписів: про усунення порушень вимог законодавства за приписами, виданими після 1 травня 2022 року.

2. Предмет перевірки

Діяльність Держпраці охоплює кілька ключових напрямів:

• Дотримання законодавства про працю:
• Оформлення трудових відносин (виявлення незадекларованої праці).
• Своєчасність та повнота виплати заробітної плати.
• Законність звільнення працівників.
• Охорона праці та промислова безпека:
• Проведення інструктажів та навчання з питань охорони праці. Відповідальність за їх організацію покладається на роботодавця (Наказ Держнаглядохоронпраці від 26.01.2005 №15, п. 3.18).
• Забезпечення працівників засобами індивідуального захисту (ЗІЗ).
• Дотримання правил безпеки під час експлуатації обладнання, особливо підвищеної небезпеки.
• Державний ринковий нагляд:
• Контроль відповідності продукції (ЗІЗ, машини, обладнання під тиском) вимогам безпеки, встановленим технічними регламентами.
• Ведення військового обліку (у складі спільних комісій):
• З 23 липня 2025 року представники Держпраці можуть входити до складу комісій з перевірки стану військового обліку на підприємствах разом із представниками ТЦК та ДПС. Це передбачено змінами до Порядку організації та ведення військового обліку, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (в редакції постанови від 16.07.2025 №892).

Щодо вчинення мобінгу (цькування) як нову підставу для позапланових перевірок, то вона почне діяти з 01.10.2025. 

Роботодавцям у 2025 році варто приділяти особливу увагу дотриманню вимог у зазначених сферах, оскільки контрольні заходи, хоч і з певними обмеженнями, активно продовжують проводити. 

Реальні приклади перевірок та їх наслідки

Розглянемо кілька практичних прикладів позапланових перевірок Держпраці та реальні наслідки для роботодавців.

Приклад 1. Незадекларована праця (водій працював за договором ЦПХ)

• Ситуація: Транспортна компанія укладає з водіями договори цивільно-правового характеру (ЦПХ) замість трудових, щоб оптимізувати податки. Один із водіїв, не отримавши оплати за лікарняний, скаржиться до Держпраці.
• Підстава для перевірки: Заява працівника про порушення його трудових прав (Закон №2136, ст. 16).
• Що перевіряє Держпраці: Інспектори аналізують суть відносин, а не назву договору. Вони шукають ознаки прихованих трудових відносин, зокрема:
1. Підпорядкування внутрішньому трудовому розпорядку (водій виконує накази логіста).
2. Роботодавець організовує процес праці (надає автомобіль, паливо, оплачує ремонт).
3. Встановлено графік роботи та ведеться облік робочого часу.
4. Робота виконується за конкретною посадою (водій), що є частиною основного виду діяльності компанії.
5. Оплата праці має систематичний характер (наприклад, двічі на місяць).
6. Відносини є тривалими, а не разовими.
7. Надання соціальних гарантій (хоча б формально).
• Судова практика та наслідки:
  • Штраф є невідворотним. Судова практика підтверджує, що пільга воєнного стану (звільнення від штрафів за ст. 265 КЗпП у разі виконання припису) не поширюється на порушення, пов'язані з допуском працівника до роботи без укладення трудового договору. Це порушення вважається завершеним у минулому, і його неможливо «виправити».
  • Розмір штрафу. Для підприємств на загальній системі оподаткування штраф становить 10 мінімальних заробітних плат за кожного неоформленого працівника (у 2025 році – 80 000 грн).
  • Інформація від ДПС. Часто такі перевірки ініціюються після того, як ДПС виявляє ознаки прихованих трудових відносин і передає матеріали до Держпраці. Верховний Суд у своїх рішеннях переважно підтверджує правомірність таких перевірок за інформацією від ДПС та накладення штрафу Держпраці.

Приклад 2. Порушення у сфері охорони праці (роботи на висоті)

• Ситуація: На будівельному майданчику працівник отримав травму через падіння з риштування. Розпочато розслідування нещасного випадку.
• Підстава для перевірки: Настання нещасного випадку, пов'язаного з діяльністю суб'єкта господарювання (Закон №2136, ст. 16; Закон №877-V, ст. 6).
• Що перевіряє Держпраці:
1. Навчання та інструктажі: Чи проходив потерпілий та інші працівники навчання та перевірку знань з питань охорони праці для виконання робіт на висоті. Навіть якщо працівник має посвідчення з попереднього місця роботи, він зобов'язаний пройти навчання на новому підприємстві з урахуванням його специфіки (Наказ Держнаглядохоронпраці від 26.01.2005 №15).
2. Засоби індивідуального захисту (ЗІЗ): Чи були працівники забезпечені справними касками, страхувальними поясами тощо.
3. Технічний стан обладнання: Чи було риштування справним та встановленим згідно з правилами.
4. Дозвільні документи: Чи отримав роботодавець дозвіл на виконання робіт підвищеної небезпеки.
• Судова практика та наслідки:

• Процедура є ключовою. У подібних справах (наприклад, постанова ВС у справі №160/9951/21) суди ретельно перевіряють, чи дотрималася Держпраці процедури перевірки, встановленої Законом №877-V. Якщо процедуру порушено, результати перевірки можуть бути скасовані.
• Виконання припису. За виявлені порушення (окрім самого факту нещасного випадку) Держпраці видасть припис на їх усунення. Якщо роботодавець виконає його вчасно, фінансових санкцій за ст. 265 КЗпП можна уникнути. Однак це не скасовує можливої адміністративної чи кримінальної відповідальності посадових осіб за сам нещасний випадок.

Приклад 3. Процедурні аспекти та важливість надання документів

• Ситуація: Під час будь-якої позапланової перевірки (наприклад, за скаргою про невиплату зарплати) інспектори запитують первинні документи, а бухгалтер відмовляється їх надати одразу, обіцяючи надіслати пізніше.
• Ключовий аспект: Обов'язок надати документи під час перевірки.
• Що важливо для роботодавця: Документи, що підтверджують позицію роботодавця (наприклад, платіжні відомості, табелі обліку робочого часу, накази), мають бути надані інспекторам безпосередньо під час проведення перевірки.
• Судова практика та наслідки:
• Документи «потім» не працюють. Суди, зокрема у справах щодо податкових перевірок (наприклад, справа №440/15084/24), послідовно дотримуються позиції: документи, не надані під час перевірки, не можуть бути підставою для скасування її результатів у суді. Ця логіка поширюється і на перевірки Держпраці.
• Фіксація відмови. Якщо роботодавець не надає документи, інспектори фіксують це в акті перевірки як перешкоджання, що може стати підставою для адміністративного штрафу, а висновки перевірки будуть зроблені на основі наявної інформації, яка, ймовірно, буде не на користь роботодавця.

Ці приклади демонструють, що позапланові перевірки Держпраці є цілком реальними, а судова практика в окремих випадках все ж підтримує контролюючий орган, якщо не було грубих процедурних порушень з його боку. 

Суди про наслідки процедурних порушень

• Кейс 1. Акт про неможливість проведення відвідування не рятує, якщо складений поза правовим полем. ВС у справі №240/32993/23: акт про неможливість проведення інспекційного відвідування, складений з порушенням правового регулювання, не може бути належною підставою для штрафу – постанова скасована. Висновок: формальні дефекти акта/процедури = високі шанси на успіх у спорі.
  
  
• Кейс 2. Коли у Держпраці є підстави для інспекційного відвідування. Справа №380/6882/20: суд аналізував наявність правових підстав для інспекційного відвідування; серед позицій – можливість захисту прав суб’єкта недопуском, якщо підстави сумнівні. Висновок: роботодавець має діяти обережно з недопуском – санкції можливі, але інколи це єдиний інструмент припинити незаконний позаплановий захід.
  
  
• Кейс 3. Скасування штрафу Держпраці через процесуальні порушення. Справа №460/52392/22: суд визнав протиправною і скасував постанову про накладення штрафу за порушення трудового законодавства. Висновок: перевіряйте повноваження, належне оформлення документів, дотримання строків і процедури вручення.
  
  
• Кейс 4. Строки та формат заходу мають значення. Практика підкреслює граничну тривалість інспекційного відвідування (10 роб. днів; для мікро/малих – 2 дні) та важливість коректного вибору форми – виїзне/невиїзне. Порушення – аргумент для скасування наслідків перевірки. Приклад: узагальнення судової практики із посиланнями на Порядок №295 (справа №500/2599/18).
  
  
• Кейс 5. Недопуск перевіряльників може коштувати дорого. Суд наголосив: Держпраці уповноважена накладати штрафи, зокрема за недопуск/створення перешкод перевірці (ст. 265 КЗпП). Висновок: якщо немає залізних підстав сумніватися в законності заходу, недопуск – ризик значних санкцій (справа №240/32993/23).
  
  
• Кейс 6. Доктрина «safe harbour» під час воєнного стану. Якщо порушення, зазначені у приписі, усунуто у встановлений строк, фінсанкції за ст. 265 КЗпП можуть не застосовуватись (специфіка ст. 16 Закону №2136). Висновок: оперативне виконання припису часто вигідніше затяжних спорів. 

Короткий чеклист для роботодавця при перевірці:

1. Перевірте підстави позапланового інспектування: скарга/загроза/неоформлені трудові; зафіксуйте реквізити наказу/направлення. 
2. Вимагайте службове посвідчення, копію направлення, перевіряйте повноваження і предмет заходу. 
3. Дотримуйтесь строків і ведіть протоколи/відеофіксацію; готуйте письмові заперечення до акта. 
4. При отриманні припису: оцініть, чи вигідно усунути порушення у строк, щоб уникнути штрафу під час воєнного стану. 
5. Якщо є грубі процесуальні вади (форма заходу, строки, акти, вручення) – оскаржуйте у Держпраці (внутрішній порядок) та/або в суді. 

Надамо для прикладу три корисні документи:

1. загальний шаблон заперечень до акта перевірки Держпраці. Форма орієнтовна – адаптується під конкретну ситуацію та реквізити акта, як у зразку нижче.
2. матрицю ризиків стосовно основних напрямів трудових відносин. Вона універсальна для бізнесу незалежно від сфери діяльності.
3. повний чек-лист дій роботодавця при візиті інспектора Держпраці. У форматі «нагадування на стіні». 

1. Заперечення до акта інспекційного відвідування Держпраці (загальний шаблон)

Зразок

Кому:
Керівнику [назва територіального органу Держпраці]
Адреса: [адреса]

Від:
[Повне найменування суб’єкта господарювання]
Код ЄДРПОУ: [код]
Адреса: [адреса]
Тел.: [телефон]
Е-mail: [email]

Заперечення/Зауваження
на акт інспекційного відвідування №[номер] від [дата]

(ст. 10 Закону №877)

У зв’язку з отриманням акта інспекційного відвідування №[номер] від [дата], складеного інспектором праці [ПІБ], повідомляємо таке.

1. Процедурні порушення:
• В акті не зазначено підставу для проведення інспекційного відвідування, передбачену ст. 16 Закону України №2136 та Порядком №295.
• Інспектор не надав [копію направлення/службове посвідчення/інші документи], що є обов’язковим.
2. Фактичні обставини:
• В акті вказано, що [наприклад, «працівник перебував без оформлення»]. Насправді особа [ПІБ] з [дата] працює на підставі трудового договору №___, що підтверджується копією наказу та записом у трудовій книжці/повідомленням до ДПС.
• Ствердження інспектора про [порушення оплати/робочого часу тощо] є помилковим, оскільки надаються докази: [табелі обліку робочого часу, платіжні відомості, накази].
3. Правовий аналіз:
• Відповідно до ст. ___ КЗпП та ст. ___ Закону №2136 дії роботодавця є законними;
• Положення акта суперечать фактичним документам та не ґрунтуються на достовірних даних.

На підставі викладеного, керуючись ст. 16 Закону №2136-IX та Порядком №295,
ПРОШУ:

1. Врахувати наведені заперечення.
2. Визнати висновки акта №[номер] від [дата] такими, що не відповідають фактичним обставинам.
3. Скасувати/змінити припис, винесений на підставі зазначеного акта (якщо такий є).

Додатки:
— Копії трудових договорів, наказів, платіжних відомостей, табелів обліку робочого часу, інших документів тощо.

Дата: ___
Підпис: ___
Печатка (за наявності) 

Матриця ризиків для роботодавця (воєнний стан у 2025 р.)

Повний чеклист при візиті інспектора Держпраці

1. Перевірка документів інспектора

• Вимагайте службове посвідчення.
• Перевірте направлення на перевірку (номер, дата, підстава, предмет, строк). Якщо позаплановий захід проводиться за скаргою фізособи – обов’язкова наявність погодження центрального органу – Держпраці України.
• Занотуйте реквізити у журналі відвідувачів/перевірок.

2. Фіксація візиту

• Призначте відповідальну особу для супроводу інспектора.
• По можливості — відео- чи аудіофіксація процесу.
• Зберіть копії/фото всіх документів, які пред’явив інспектор.

3. Перевірка підстав

• Чи відповідає підстава заходу вимогам ст. 16 Закону №2136 та Постанові №303?
• Якщо підстава сумнівна – зробіть письмову заяву про незгоду й зафіксуйте це.

4. Поведінка під час перевірки

• Ввічливість і діловий тон.
• Надавайте тільки ті документи, які прямо стосуються предмета перевірки.
• Не коментуйте «на ходу» – усі пояснення краще оформити письмово.

5. Після складання акта

• Уважно перечитайте акт на місці.
• Додайте письмові зауваження/заперечення у самому акті (якщо незгода) – права госпсуб’єкта за ст. 10 Закону №877.
• Строк на подання письмових заперечень/зауважень – 3 робочі дні після отримання копії (наразі такий строк визначений лише п. 18 Постанови №823).

6. Припис / штраф

• Якщо отримали припис – перевірте строки на усунення.
• Пам’ятайте: під час воєнного стану діє доктрина «safe harbour» – якщо усунути порушення у строк, штраф може не застосовуватися (ст. 16 Закону №2136).
• Оскаржити припис чи постанову можна:
• до керівника територіального органу Держпраці України;
• до адміністративного суду для оскарження припису (строк – 10 днів за ст. 13 Закону №2136); 
• до адміністративного суду для оскарження постанови про застосування штрафних санкцій (строк – 3 місяці (ч. 2 ст. 122 КАС України), як для стягнення органом Держпраці несплаченого протягом одного місяця штрафу, хоча для госпсуб’єктів є 6 місяців. Загалом госпсуб’єкту вирішувати – оскаржувати самостійно чи заперечувати позов Держпраці про стягнення штрафу).

7. Документи-«щит», які завжди мають бути під рукою

• Повідомлення до ДПС про прийняття працівників.
• Накази про прийняття/звільнення/відпустки.
• Трудові договори та додаткові угоди (дистанційка, бронювання, мобілізація).
• Табелі обліку робочого часу.
• Відомості про зарплату та банківські виписки.
• Графіки відпусток і накази.
• Журнали інструктажів з охорони праці.
• _______________ (інші документи залежно від предмета інспектування).