Перевірки від ФСС: що треба знати роботодавцю

Як ми повідомляли раніше, у березні 2019 року відновлено проведення планових перевірок страхувальників щодо використання ними коштів ФСС. Там же ж ми наводили посилання на плани-графіки перевірок на ІІ квартал 2019 року.

Але тут є один досить важливий момент. Справа в тому, що кілька років тому розпочалась адміністративна реформа – обєднання двох Фондів, ФСС з ТВП і ФСС від НВВ. Закінчилась ця процедура лише наприкінці 2017 року (про що повідомлялось у листі ФСС від 12.10.2017 №2.4-38-803). Нині  саме ФСС виконує усі функції та завдання, зокрема, і щодо контролю за використанням страхувальниками коштів Фонду – і щодо тимчасової втрати працездатності, і щодо нещасних випадків на виробництві.

А ось нового порядку проведення перевірок затверджено не було. Зараз ще є чинною Інструкція про порядок проведення перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження, затверджена постановою ФСС з ТВП №29. Про це та особливості її застосування ФСС зазначав тут>>

Також, з метою проведення профілактичних заходів, спрямованих на усунення шкідливих і небезпечних виробничих факторів, запобігання нещасним випадкам на виробництві, професійним захворюванням та іншим випадкам загрози здоров'ю працівників, викликаним умовами праці, запроваджено перевірки страхувальників страховими експертами, які діють відповідно до Положення про службу страхових експертів з охорони праці, профілактики нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань, затвердженого постановою правління ФСС від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України №63. Про це зазначалось у листі ФСС від 12.03.2018 р. №6-29-794.

Перевірки планові та позапланові

Як і у випадку з решта контролюючими органами, перевірки від ФСС можуть бути як планові, так і позапланові. Але, безумовно, всі вони є документальними.

Планова перевірка страхувальників проводиться згідно плану-графіка, який складається на підставі аналізу з урахуванням  наступних  критеріїв:

1. системні порушення щодо використання страхових коштів Фонду, зокрема, за результатами двох попередніх перевірок встановлені порушення використання страхових коштів Фонду;
2. неподання страхувальником повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування Фондом сум, зазначених в заяві-розрахунку;
3. зростання кількості оплачених днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів) та сум матеріального забезпечення на зазначені цілі у 1,5 і більше разів у звітному періоді в порівнянні з аналогічним періодом минулого року за умови відсутності зростання середньооблікової кількості штатних працівників та фонду оплати плаці у звітному періоді;
4. здійснення виплат матеріального забезпечення застрахованій особі в межах, наближених до максимальних розмірів  у розрахунку на один день;
5. наявність витрат страхових коштів Фонду за відсутності сплати страхувальником єдиного внеску та/або відсутності застрахованих осіб в реєстрі застрахованих осіб.

Періодичність проведення планових перевірок страховими експертами з охорони праці встановлюється за критеріями, зазначеними у п. 6.6 Положення №63.

План-графік проведення планових перевірок страхувальників на квартал складається до 20 числа місяця, який передує кварталу та  оприлюднюється на регіональній  веб-сторінці  офіційного веб-порталу Фонду після його затвердження. Що і було зроблено щодо 2 кварталу 2019 року.

Позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення страхувальника за наявності таких підстав:

• подання страхувальником письмової заяви до відповідного органу Фонду про здійснення перевірки за його бажанням;
• виявлення невідповідності між даними, зазначеними у документах обов’язкової звітності та заявах-розрахунках, поданих страхувальником до органу Фонду;
• за результатами аналізу даних, зазначених у звітності, заяві-розрахунку страхувальника по коштах Фонду, статистичних даних виявлено перевищення розміру середньоденної допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності і пологах над розміром середньоденної заробітної плати;
• виявлення під час перевірки в іншого страхувальника фактів, що свідчать про порушення вимог законодавства, які вплинули або можуть вплинути на виплату матеріального забезпечення та надання соціальних послуг;
• звернення фізичних та юридичних осіб про порушення страхувальником законодавства з питань, що належать до компетенції органів Фонду; подання страхувальником у встановленому порядку скарги про порушення законодавства посадовими особами органу Фонду під час проведення планової чи позапланової перевірки або скарги на рішення органу Фонду;
• неподання у встановлений термін страхувальником звітності до органу Фонду без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню такої звітності;
• розпочато процедуру реорганізації чи припинення юридичної особи, закриття відокремленого підрозділу юридичної особи, припинення діяльності суб'єкта малого підприємництва, порушено провадження у справі про визнання банкрутом страхувальника або подано заяву про зняття з обліку страхувальника;
• на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду.

При цьому слід зважати на те, що квартальний звіт за формою №Ф4-ФСС у 2019 році було скасовано, тож, ця підстава для позапланової перевірки відпала.

Натомість, з 01.10.2018 р. почала працювати система інформування роботодавцем про здійсненні виплати застрахованим особам – повідомлення про виплату коштів застрахованим особам. Цей документ не є звітністю. Але його роботодавці подають упродовж місяця з дня здійснення виплат матеріального забезпечення, окремих виплат потерпілим на виробництві. І неподання такого повідомлення протягом 3 місяців з дати отримання коштів від ФСС теж є підставою для проведення позапланової перевірки.

Документальне оформлення перевірки

На проведення кожної перевірки посадовій особі органу Фонду видається направлення, яке пред’являється перед початком перевірки керівнику страхувальника або уповноваженій ним особі разом із службовим посвідченням. Копія направлення вручається керівнику страхувальника або уповноваженій керівником особі з відміткою про отримання.

За результатами перевірки складається акт.

В останній день перевірки два примірники акта перевірки підписуються посадовими особами органу Фонду, які її проводили, керівником, головним бухгалтером (бухгалтером) або уповноваженою керівником особою та головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування страхувальника, який перевіряється. Примірники акта перевірки підписуються посадовою особою органу Фонду та керівником або головним бухгалтером (бухгалтером) чи уповноваженою керівником особою страхувальника на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.

Один примірник акта перевірки вручається страхувальнику з відміткою про отримання, а другий зберігається в органі Фонду, який здійснив перевірку.

Що перевіряють?

Під час перевірок страхувальників перевіряються:

• правомірність призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам,
• стан заборгованості по страхових коштах,
• правомірність призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам,
• правильність обчислення середньоденної заробітної плати, з якої обраховуються суми матеріального забезпечення застрахованим особам,
• правомірність заявлення і використання страхових коштів, які надійшли від органів Фонду,
• робота комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства, установи, організації,
• відповідність даних бухгалтерського обліку даним звітності по коштах Фонду та даним статистичної звітності. Відповідно, за період, коли така звітність вже скасована, звірятимуть дані бухобліку страхувальника із даними самого Фонду, зокрема, за отриманими повідомленнями про виплату коштів.

Отже, слід буде приготувати не лише дані бухгалтерського обліку щодо отриманих та виплачених коштів (виписку банку зі спеціального рахунку, касові документи тощо), заяви-розрахунки та повідомлення про таку виплату. А ще і листки непрацездатності (із доданими до них розрахунками середньоденної заробітної плати), дані про доходи працівників, з яких така середня обраховувалась. І ще наказ про затвердження комісії (уповноваженого) із соцстрахування та порядку їх роботи на підприємстві, протоколи зборів. Тобто, всі документи, що стосуються отримання і витрачання коштів від ФСС за період, який перевірятиметься.

Яка відповідальність за недопуск до проведення планової перевірки?

Не до кожної перевірки страхувальник буває готовим. Про те, чи можна її перенести на інший термін, хоча б щодо планових перевірок, ФСС відповідав у листі від 12.03.2018 р. №6-29-794. А що буде за не допуск на перевірку?

ФСС зазначає, що згідно з п. 3.5 Інструкції №29, у разі якщо страхувальник відмовляється від проведення планової або позапланової перевірки, посадовими особами органу Фонду складається акт про відмову від допуску до перевірки у довільній формі, який вручається керівнику чи головному бухгалтеру (бухгалтеру) або уповноваженій керівником особі під розписку або направляється рекомендованим листом.

А далі, на підставі п. 3 ч. 1 ст. 10 Закону №1105, Фонд має право зупиняти фінансування такого страхувальника. Тобто, немає перевірки – немає грошей.

Відповідальність за порушення

Частиною 6 ст. 15 Закону №1105 передбачена відповідальність страхувальників- роботодавців у разі порушення порядку використання страхових коштів, а саме: відшкодовання Фонду в повному обсязі неправомірно витраченої суму страхових коштів та/або вартості наданих соціальних послуг і сплата штрафу у розмірі 50% такої суми.

І ще не слід забувати, що у разі, якщо сума отриманих страхувальником від Фонду страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані страхові кошти повертаються до робочого органу Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів. Тут штраф за зайво замовлені кошти не застосовується, головне їх вчасно повернути.

За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників та інших отримувачів коштів Фонду накладається штраф у розмірі 10% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів.

Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1% зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.