Старі бланки подорожних листів – не перешкода витратам ПММ

Коментар до Постанови ВС від 20.12.2023 у справі №821/1566/16

Ось така ситуація склалася на практиці і стала предметом розгляду у коментованій судовій справі.

Підприємство, за висновком податкового органу, завищило витрати зі списання паливно-мастильних матеріалів, оскільки: 

1. у подорожніх листах відсутні відомості щодо показників спідометра при виїзді з гаража та при поверненні до гаража, руху пального; 
2. вже після проведення перевірки платником були внесені зміни до подорожніх листів щодо показників спідометра, проте не вказано рух пального. 

Внаслідок цього податковим органом суми списаних паливно-мастильних матеріалів, використаних відрядженими працівниками, вважалися як надані підзвітним особам для особистих потреб. Що, у розумінні податкового законодавства, є додатковим благом та підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. 

Чи вийшло у підприємства довести відсутність оподаткованого доходу та правильність визнаних господарських витрат?

Використання типової форми №2-ТН як нечинного документа

Справді, такий документ, як подорожній лист вантажного автомобіля типової форми №2-ТН, який було надано податковому органу як первинний документ, скасовано спільним наказом Мінінфраструктури та Мінекономіки від 10.12.2013 №1005/1454.

Оскільки інших документів та матеріалів на підтвердження своєї позиції щодо цього порушення підприємство не надало, а у справі немає доказів, що реєстри руху пального за період перевірки було подано до податкового органу, то у відповіді на письмові заперечення до Акта перевірки податківці вказали, що підстав для перегляду немає.

Суд першої інстанції теж вирішив, що витрати підприємства не підтверджено первинними документами. З огляду на викладене суд зазначав, що витрати для цілей визначення об'єкта оподаткування податком на доходи фізичних осіб мають бути фактично здійснені і підтверджені належним чином складеними первинними документами, що відображають реальність господарської операції, яка є підставою для формування податкового обліку платника податків.

ТЗ переміщувались, а витрат на ПММ немає

Натомість апеляційна інстанція звернула увагу на те, що фактичною підставою для визначення грошового зобов'язання з ПДФО та ВЗ стали висновки контролюючого органу про завищення витрат з придбання паливно-мастильних матеріалів, які не були підтверджені первинними документами, на суму 174 947 грн.

Колегія суддів вважає, що зазначені висновки контролюючого органу є взаємовиключними, оскільки, не здійснивши витрати на ці паливно-мастильні матеріали, фактично не придбавши ці ТМЦ, підприємство жодним чином не змогло би надати їх своїм працівникам, у тому числі й у вигляді додаткового блага.

Водночас інші подорожні листи, що також були досліджені контролюючим органом під час перевірки, містять відомості щодо показників спідометра транспортного засобу при виїзді з гаража та при поверненні до гаража. За цими відомостями підтверджується переміщення транспортного засобу підприємства, що, безумовно, ініціює витрачання цим засобом відповідного паливно-пастильного матеріалу, а отже, і свідчить про фактичне використання вказаних ТМЦ у діяльності підприємства.

Використання скасованих форм та власні бланки

ВС нагадав, що для бухгалтерського обліку мають значення лише ті документи, які підтверджують фактичне здійснення господарських операцій.

Відповідно до п. 2.7 Положення №88, первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм з обов’язковими реквізитами за п. 2.4 цього Положення. 

Справді, підприємством були надані подорожні листи, які містять відомості про рух пального, його залишок при виїзді з гаража та при поверненні до гаража, відповідні показники спідометра тощо. Із цих документів вбачається рух пального, за цими документами можливо встановити витрачання пального на службових автомобілях підприємства, а отже, і використання вказаних паливно-мастильних матеріалів за призначенням, тобто у межах господарської діяльності підприємства.

Посилання контролюючого органу на те, що подорожні листи не належним чином оформлені, є необґрунтованими, оскільки певні недоліки у заповненні первинних документів мають оціночний характер. Особливо з огляду на те, що типову форму подорожнього листа вантажного автомобіля було скасовано з 10.12.2013. А отже, підприємство самостійно могло вирішувати, які графи цього документа заповнювати, а які ні. 

Скасування типової форми подорожнього листа надає право підприємству використовувати будь-яку зручну для обліку форму первинного документа, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію та підтвердження її здійснення.

Отже, ВС вкотре підтримав свої висновки щодо можливості використання власних бланків подорожніх листів, якими також можуть бути й старі/оновлені підприємством бланки подорожніх листів вантажного автомобіля типової форми №2-ТН.