Головна Усі новини Право і відповідальність Інше

Листування через електронну пошту не є доказом здійснення господарської операції

Суб’єкти господарювання під час укладення договорів часто зазначають у них адресу електронної пошти та користуються нею для ведення ділового листування. Але чи є таке листування доказом укладання наявності домовленостей, яких немає в договорі? Чи є відправлення з такої пошти накладної або акту доказом того, що товари були відвантажені, послуги надані, а роботи виконані?

Коментар до Постанов ВГСУ від 05.12.2016 р. № 904/118/16  та  від 17.01.2017 р. № 924/473/16 

Електронне листування ≠ електронний документообіг 

Загалом, електро́нний докуме́нт — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною. 

Тобто, фактично сам електронний документ являє собою щось схоже на сканкопію паперового документу. Але, одним з обовязкових реквізитів електронного документу є ЕЦП його  автора та/або підписувача електронного документа (одного із суб'єктів електронного документообігу — заступника керівника, представника, іншої особи, яка має ЕЦП та має право укладати та підписувати угоди від імені юрособи). 

ЕЦП  -  вид  електронного  підпису, отриманого  за  результатом  криптографічного  перетворення набору електронних даних,  який  додається до цього набору або логічно з ним  поєднується  і  дає  змогу  підтвердити  його  цілісність  та ідентифікувати  підписувача.

Накладанням ЕЦП завершується створення електронного документа (ст. 6 Закону №851). 

Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого  ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа (ст. 1 Закону №852).

Отже,  у разі, коли керівник госпсуб'єктів під час процесу домовленості щодо умов договору чи вже під час виконання самого договору обмінюються сканкопіями договорів, актів виконаних робіт, повідомленнями про настання форс-мажорних обставин, ведуть інше листування, важливе для виконання, зміни чи припинення зобов’язань, без накладання на ці документи ЕЦП, це не має нічого спільного з електронним документообігом. І відповідні Закони №851 та 852  в цій ситуації не діють.

 

Договори та первинні документи — через електронну пошту

Контрагенти  можуть передавати договори та первинні документи один одному за допомогою електронної пошти. Але при цьому слід бути уважним і не плутати оригінал документу із його копією, яка не має юридичної сили. 

Про договір. Чинне законодавство України надає можливість госпсуб'єктам укладати договори у спрощеному порядку через ділову переписку - шляхом обміну документами, в тому числі, електронною поштою. При цьому договори, укладені зазначеним способом, вважаються такими, що вчинені у письмовій формі.

Це й не дивно, адже вже всім відомо, що ВСУ не визнає господарські договори первинними документами. Наявність чи відсутність паперової чи електронної форми господарського договору не впливає ні на обов'язковість виконання домовленостей між сторонами щодо виконання госпоперації, ні на її реальність.

Про первинні документи. Якщо йдеться про первинні документи, то їх обмін сторонами через електронну пошту буде вважатись лише ознайомленняv з проектом такого документу або зі змістом їх оригіналів. Для надання первинним документам, якими сторони обмінювались через електронну пошту, юридичної сили, вони мають бути складені або у паперовій формі з оригінальним підписом та реквізитами, передбаченими ст. 9 Закону про бухоблік, або в електронній формі із закріпленням їх ЕЦП автора чи представника/підписувача.

Тобто, видаткові накладні на товар, акти виконаних робіт або наданих послуг, якими сторони під час виконання договорів обмінювались через електронну пошту, без накладання на них ЕЦП не є електронними первинними документами. 

Якщо виникне спір між контрагентами... В різі якщо виникне спір щодо виконання або підтвердження виконання господарської операції, то все електронне листування в суд подавати не варто. Воно може бути свідченням домовленостей між контрагентами, але і тільки. Таке листування вряд чи буде мати значення, якщо наприклад, одна із сторін склала акт наданих послуг, проте її контрагент стверджує, що не погоджував такий акт і не приймав надані послуги.

Так, в одному з рішень ВГСУ наголосив, що суду СТОВ "Д" 29.05.2015 о 10-18-54 год. з офіційної електронної адреси СТОВ "Д" на електронну адресу "____@ukr.net" було відправлено електронного листа із вкладенням п'яти файлів, одним із яких була сканкопія листа СТОВ "Д" про настання форс-мажорних обставин на ім'я голови правління ПАТ "АФ", доказами чого є відповідні скриншоти. 

Водночас, як встановив суд, офіційними електронними адресами ПАТ "АФ" є info@____.gov.ua та press@_____.gov.ua. Доказів надсилання повідомлень за вказаними адресами СТОВ "Д" не надано, а надані відповідачем скриншоти не є належними та допустимими доказами направлення повідомлення про настання форс-мажору.

Відтак, суд стягнув з СТОВ "Д" на користь ПАТ "АФ" суму заборгованості за невиконання договору попри наявність форс-мажору.

Під час розгляду іншої справи, господарські суди дослідили, що з наданої фізособою-підприємцем копії веб-сторінки (роздрук електронної пошти yandex.ru) станом на 08.04.2016 р., з адреси _______@yandex.ru, отримувач: Pavlo T., було надіслано 5 файлів, які мають найменування: "договор.jpg, договор 001.jpg., договор 002.jpg, заявка jpg". 

Чи може така сканкопія свідчити про укладення договору перевезення, прийняття заявки на перевезення та погодження розміру провізної плати? Господарські суди вирішили, що ні. А ВГСУ підтримав висновки попередніх судових  інстанцій, які відмовили фізособі-підприємцю у стягненні коштів за оплату перевезення, а сам договір перевезення визнав таким, що не укладався.

Тобто, навіть наявність договірних відносин довести листуванням за допомогою електронної пошти у суді буває важко. Що ж говорити про доведення факту постачання товарів, надання послуг або виконання робіт? 

 

 

 

Порядок ведення ділового листування має бути узгоджений у договорі

Використання сучасних технологій не лише скорочує час, який витрачається на ділові переговори, а передбачає безліч можливостей перевірити контрагента та відомості, що надсилаються ним та/або вказуються у складених документах чи листах.

Проте, навіть в таких ситуаціях потрібно бути максимально обачним. І важливо, щоб вся ділова переписка, а саме проектами договорів, видатковими накладними, актами виконаних робіт/наданих послуг, повідомленнями про форс-мажор, іншими важливими документами сторони обмінювались лише в порядку, якій вони встановили та погодили — у договорі, який викладений на папері та підписаний сторонами, у додатку до договору. 

Автор не заперечує можливість визначення такого порядку в одному з електронних листів, але важливо врахувати два обов’язкових (на його думку) моментів:

  • сторона, яка надіслала такий лист, має отримати на нього відповідь;
  • обмін такими листами має здійснюватися за допомогою тієї електронної пошти, яку сторони погодили як офіційну електронну пошту для обміну документами по конкретній угоді (договору, правочину).

Інакше всі ці електронні листи і передані за їх допомогою копії договорів та первинних документів, можуть бути не визнані у суді як доказ наявності договірних відносин. І наслідки можуть бути невтішними для обох контрагентів.

Доступ до повного тексту цієї новини можливий лише для передплатників електронного або паперового «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, перейшовши за посиланням;  вартість мінімального пакету «Мій асистент» становить лише 36 грн на місяць.

Дякуємо за розуміння.

Автор:
Канарьова Наталія
Джерело
«Дебет-Кредит»
Рубрика:
Право і відповідальність / Інше
Теги:
Електронний документ , Договір

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз'яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції.

Коментарі: 3

Новини по темі

Консультації по темі

Хочете отримувати

найважливіші новини від «Дебету-Кредиту»?