Облік доходів, витрат і товарний облік у ФОП–«єдинників»

Загальні вимоги до ведення обліку ФОП

ДПС у Хмельницькій області роз’яснює, який облік повинні вести ФОП-«єдинники».

Правило перше. Фізичні особи не зобов’язані  вести бухоблік. Адже Закон про бухоблік поширюється тільки на юридичних осіб, які мають відокремлене майно та зобов’язання, що потребують окремого обліку.

Правило друге. Все-таки податковий облік ФОПам вести треба. Адже їм потрібно визначити базу оподаткування єдиним податком та контролювати річний обсяг доходів! Але як це робити?

Правило третє. На думку податківців, фізичні особи не обмежені жодними правилами у питанні, як їм вести облік своєї підприємницької діяльності.

Так чи інакше, але хоч мінімальний облік «для себе» ФОПи ведуть, причому кожний ФОП веде його так, як вважає за потрібне.

Проте є два види обліку у ФОП, які регламентовані законодавством:

• облік доходів і витрат або тільки доходів. Ведеться для цілей оподаткування, він передбачений нормами ПКУ;
• облік товарних запасів, який ведеться тими ФОП, які здійснюють розрахункові операції і належать до тих груп ФОП, які зобов’язані вести товарний облік (докладніше про ці групи ми писали тут). Цей облік вимагається Законом про РРО і регламентований Порядком № 496.

Облік доходів для цілей оподаткування єдиним податком ФОП – неплатників ПДВ 

У коментованому роз’ясненні податківці нагадують, що обов’язок ФОПів вести податковий облік встановлений п. 44.1 ПКУ, а показники податкової декларації повинні бути підтверджені документально. Тобто не можна записати в декларацію «приблизний» показник, який не підтверджений документами. Як застосовувати цей п. 44.1 ПКУ до ФОПів, які не ведуть бухоблік?

Отже, в абзаці першому п. 44.1 ПКУ зазначено: для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

У коментованому роз’ясненні податківці говорять: ФОП-"єдинники", неплатники ПДВ, не повинні підтверджувати документами (в тому числі первинними документами) витрати на придбання товарів/послуг, а повинні вести лише облік доходів з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ. Водночас такі ФОП повинні підтверджувати факт включення або не включення певних доходів до загального складу доходу (ст. 292 ПКУ).

Чим підтверджується надходження доходів ФОП та їх включення до бази оподаткування єдиним податком?

В абзаці другому п. 44.1 ПКУ написано, що формування показників податкової звітності на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ПКУ, забороняється. В першому абзаці п. 44.1 ПКУ згадуються:

• первинні документи,
• регістри бухгалтерського обліку,
• фінансова звітність,
• інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Поняття первинного документа та господарської операції визначені у ст. 1 Закону про бухоблік, який стосується тільки юридичних осіб:

• первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію;
• господарська операція – це дія або подія, яка викликає зміни у структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства.

Поняття первинного документа ніяк не стосується фізичних осіб, оскільки вони не здійснюють господарських операцій в розумінні Закону про бухоблік, у них немає активів, зобов’язань, власного капіталу. Іншими словами фізичні особи первинні документи не складають.

Не складають вони і регістрів бухобліку та фінансової звітності.

Проте є ще «інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків і зборів». Які це документи?

Відповідь знаходимо у п. 296.1 ПКУ, за яким ФОП-"єдинники" 1 ,2 групи та 3 групи за ставкою 5% ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. Жодної згадки про облік понесених витрат або про документи на придбання товарів. Тож декларація єдиного податку без сплати ПДВ підтверджується виключно таким обліком.

Своэю чергою, документами, які підтверджують дані обліку доходу ФОП, є документи, що підтверджують надходження коштів на поточний рахунок в банку або надходження готівкових коштів.

Надходження доходу у безготівковій формі підтверджується виписками про рух коштів на рахунках, відкритих в установах банків. За даними таких виписок можна дізнатися про види і суми доходів, які включаються до бази оподаткування єдиним податком, а які не включаються.

Готівковий дохід ФОП документується згідно з вимогами Положення №148. Зокрема, відповідно до п. 11 Положення №148 готівка оприбутковується в день її одержання в повній сумі. Оприбуткуванням готівки в касах суб’єктів господарювання, які проводять готівкові розрахунки зі застосуванням КОРО без застосування РРО, є занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО. Така вимога стосується ФОП, які не застосовують РРО/ПРРО на підставі Постанови № 1336.

ФОП касової книги не ведуть (п. 39 Положення № 148).

Ті ФОП, які не застосовують РРО/ПРРО (наприклад, ФОП – платники єдиного податку першої групи) оприбутковують готівку шляхом ведення помісячного обліку доходів відповідно до абзацу першого п. 296.1 ПКУ без заповнення касових книг.

У разі застосування РРО доходи в готівковій формі підтверджуються звітами РРО/ПРРО в частині готівкової форми оплати. Якщо через РРО/ПРРО були зареєстровані безготівкові операції (приймання платіжних карток від покупців/клієнтів), цей дохід підтверджується звітами РРО/ПРРО в частині карткових розрахунків, у повній сумі та на дату проведення таких розрахунків з покупцями/клієнтами. Коли банк-еквайєр зараховує цю виручку на рахунок торговця, він уже не враховує її при формуванні бази оподаткування єдиним податком.

Додатково на цю тему читайте наші матеріали:

• При платежах через систему «Клієнт-Банк» не потрібно застосовувати РРО, - ДПС
• Інтернет-банкінг, еквайринг, податкові накладні та РРО: нові роз’яснення ДПС
• Отримання коштів від еквайра наступного дня – це окрема операція для застосування РРО

У разі незастосування РРО/ПРРО згідно з Постановою №1336 підтвердженням доходів будуть записи в книзі КОРО (здійснені на підставі розрахункових квитанцій) та виписки про рух коштів на рахунках, відкритих в установах банків.

Увага платникам ЄП за ставкою 2%: з 1 квітня 2022 року ФОП-"єдинники" 3-ї групи мають можливість застосовувати особливу ставку ЄП – 2%, яка не передбачає сплату ПДВ. Ми багато писали про цю ставку, зокрема:

• Правила сплати та оподаткування ЄП під час війни: що змінилося з 17 березня?
• Які нові пільги зі сплати податків ввели для ФОПів?
• Хто зі суб'єктів господарювання може сплачувати ЄП за ставкою 2% від обороту?
• Що з ІІІ групою ЄП за ставкою 5% через введення ставки 2%?
• Як заповнити заяву для переходу на ІІІ ЄП за ставкою 2%?

Застосування особливої ставки єдиного податку 2% ніяк не впливає на необхідність вести облік доходів – цей обов’язок залишається без змін. Облік витрат ФОП – платникам ЄП за ставкою 2% вести не потрібно.

Облік доходів і витрат у ФОП-"єдинників" та платників ПДВ

ФОП-платники ЄП 3-ї групи за ставкою 3%, які є ще й платниками ПДВ, ведуть облік доходів і витрат за типовою формою та в порядку, встановленому Мінфіном. На даний момент існує тільки проєкт цієї типової форми, про який ми повідомляли у лютому 2022 року. Вочевидь, через війну цей проєкт ще не затверджений, тож наразі ми не маємо типової форми обліку доходів і витрат для ФОП-"єдинників" з ПДВ. Оскільки книги обліку для ФОП скасовані ще з 1 січня 2021 року,  то поки що радимо вести облік у довільній формі помісячного відображення доходів та витрат.

Звісно, що всі дані такого обліку мають підтверджуватися документально. Облік витрат означає, що ФОПу треба враховувати не тільки надходження грошових коштів, але й видатки. Нагадаємо, що ФОПи не ведуть бухоблік і тому всі доходи і витрати вони обліковують за касовим методом. Витрати коштів, як правило, підтверджуються виписками банку, квитанціями, касовими чеками тощо.

Отже, підсумуємо:

1. Облік доходів або облік доходів і витрат ведеться ФОПами-"єдинниками" виключно для контролю річного обсягу доходів, а ФОПами 3-ї групи – ще й для формування бази оподаткування єдиним податком. Це стосується і платників ЄП за ставкою 2%.
2. Показники декларації єдиного податку підтверджуються даними такого обліку.
3. Дані обліку доходів підтверджуються документально, зокрема, банківськими виписками, звітами РРО/ПРРО тощо.
4. Дані обліку витрат підтверджуються, зокрема, банківськими виписками, квитанціями, чеками РРО/ПРРО тощо.
5. Для власних потреб ФОП може вести облік у тому обсязі, в якому він бажає.

Облік товарних запасів під час воєнного стану

Все вищесказане не стосується обліку товарних запасів, який ведеться на вимогу Закону про РРО і регламентований Порядком № 496. Ми докладно писали про цей облік у матеріалах:

• Хто має вести облік товарних запасів: офіційна позиція ДПС
• З 26 листопада діє Порядок ведення товарного обліку для ФОП: аналіз від редакції

На час воєнного стану обов’язок ведення товарного обліку не скасований, його повинні вести всі ФОП, які мають такий обов’язок:

• ФОП – платники ЄП 2 та 3 групи за ставкою 5%, які реєструють розрахункові операції через РРО/ПРРО та здійснюють:
  • реалізацію технічно-складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;
  • реалізацію лікарських засобів, виробів медичного призначення;
  • реалізацію ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння;
• ФОП - платники ЄП 3 групи за ставкою 3%, які зареєстровані платниками ПДВ та які реєструють розрахункові операції через РРО/ПРРО.

Чи зобов’язані вести товарний облік платники ЄП за особливою ставкою 2%? У п. 12 ст. 3 Закону про РРО дослівно написано так: «Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб - підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість». Отже, вимоги щодо ведення товарного обліку поширюються на тих ФОП, які зареєстровані платнкиами ПДВ і здійснюють розрахункові операції.

ФОП - платники ЄП за ставкою 2% можуть бути зареєстровані платниками ПДВ, якщо вони такими були до переходу на ставку ЄП 2%. Правила застосування особливої ставки ЄП 2% прописані у п. 9 підрозділу 8 розділу ХХ ПКУ. У пп. 9.5 п. 9 підрозділу 8 розділу ХХ ПКУ зазначається, що реєстрація платником ПДВ є призупиненою для тих, хто перейшов на ставку ЄП 2%. Отже, і обов’язок ведення товарного обліку для таких ФОП теж має бути призупиненим.

Зокрема, товарний облік для платників ПДВ був введений не просто так, а з метою підтвердження використання товарів в оподатковуваних чи звільнених операціях, а також не в господарській діяльності платника ПДВ. А якщо платник ЄП за ставкою 2% звільнений від обов’язку нарахування та сплати ПДВ за операціями з постачання товарів, робіт та послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України, а також від подання звітності з ПДВ, то і практичний сенс ведення товарного обліку теж втрачається.

Це була позиція з точки зору логіки та здорового ґлузду, а яка думка буде у податківців – ще невідомо. У ЗІР також ще немає роз’яснень щодо цього.

Нагадаємо, що відповідальність ФОП за неведення товарного обліку або ведення з помилками та не в повному обсязі, ненадання форми обліку та первинних документів під час перевірки, передбачена ст. 20 Закону про РРО. А саме:

• за реалізацію товарів, які не обліковані згідно з Порядком № 496;
• за ненадання контролерам під час перевірки форми обліку та первинних документів на всі товари, що не реалізовані, але знаходяться у місці продажу,

застосовується фінансова санкція у розмірі подвійної вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше 10 н.м.д.г. (наразі це 170 грн).

Зауважимо, що згідно з п. 12 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону № 265 тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, санкції за порушення вимог Закону про РРО не застосовуються.

***