18 жовтня набув чинності Наказ Міністерства доходів і зборів України від 16.09.2013 р. №481, яким для підприємців – загальносистемників та фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджено:
- нову форму Книги обліку доходів і витрат;
- Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат.
Одне з найважливіших нововведень — можливість вести Книгу в електронному вигляді та спрощення самої форми Книги. Крім того, її форма тепер не передбачає ведення обліку товарів.
Для реєстрації електронної форми Книги необхідно одержати посилені сертифікати відкритих ключів в одному з акредитованих центрів сертифікації ключів та скласти договір з податковим органом про визнання електронних документів. Після цього слід скласти заяву на одержання нової Книги в електронному вигляді і надіслати її до ДПІ засобами електронного зв’язку з дотриманням умов реєстрації електронного підпису.
Зауважимо, що електронний вигляд книги не виключає можливості виправлення помилок або коригування вже внесеної інформації. Це відбувається шляхом доповнення рядка, в якому відображається від'ємне або додатне значення.
Ті, хто веде та хоче продовжувати вести паперовий варіант Книги, повинні перейти на нову спрощену форму, оскільки стара форма втратила чинність. Реєстрація паперової нової Книги здійснюватиметься без змін, а саме - за основним місцем обліку підприємця. Згідно з Порядком, у разі потреби реєстрації нової Книги протягом податкового (звітного) періоду записи у ній продовжуються наростаючим підсумком. Попередня Книга залишається у самозайнятої особи. На нашу думку, цю норму слід застосувати при переході на нову спрощену форму Книги. Отже, після реєстрації нової Книги стару лишаємо у себе, а записи у новій продовжуємо наростаючим підсумком.
Важливо знати, що Книга зберігається у самозайнятої особи протягом 3-х років після закінчення звітного періоду, в якому зроблено останній запис.
Що ж нового у новій Книзі обліку?
Нова форма Книги обліку доходів і витрат складається з 9 граф (замість 12) і не містить колонок, де слід було відображати залишки та інформацію про внутрішнє переміщення товарів та запасів. У межах обліку витрат новий Порядок передбачає тепер лише зазначення суми:
— витрат, пов'язаних із придбанням товарів (робіт, послуг) (графа 6);
— витрат на оплату праці найманих осіб (графа 7), у т. ч. нарахувань на оплату праці найманих осіб, понесених у звітному місяці;
— інших витрат, пов'язаних з одержанням доходу (графа 8). Тут йдеться про витрати, пов'язані з одержанням доходу, які не зазначені у графах 6 та 7, зокрема витрати на сплату послуг, зв'язку, орендних та комунальних платежів тощо.
У графі 5 зазначаємо реквізити документів (номер, дата, назва), що підтверджують понесені витрати. Документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів, робіт, послуг. Нагадаємо, що роздрукованих електронних квитків тепер також достатньо для підтвердження витрат на дорогу, понесених у межах госпдіяльності підприємця.
Вимоги п. 177.4 ПКУ не змінилися, тож підприємець має право зменшити оподатковуваний дохід лише на операційні витрати (визначаються згідно з п. 138.4, 138.6 — 138.9, пп. 138.10.2 — 138.10.4 та п. 138.11 ПКУ). Отже, на нашу думку, в Книзі слід зазначати лише ті витрати, які допомогли отримати дохід у звітному періоді. Увага: витрати за придбаними товарами показуємо у періоді, коли відбулася реалізація відповідних ТМЦ.
Iще одна новація — введено графу, де можна відобразити суму повернутих підприємцем коштів за товари (роботи та послуги) та/або повернутої передоплати (графа 3). Отже, у графі 4 наводимо розрахункову величину: різницю між отриманим доходом від здійснення господарської або незалежної професійної діяльності (графа 2) та сумою повернення коштів (графа 3).
Новий порядок вже не вимагає ведення окремих книг працівниками підприємця, які здійснюють готівкову реалізацію товару. Записи у новій Книзі ведуться у гривнях з копійками, на відміну від попередньої форми, де суми заповнювались у гривнях.
I нагадаємо про відповідальність: ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їхніх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, тягне за собою накладення штрафу в розмірі 510 грн. Неведення обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат, для яких законами України встановлено обов'язкову форму обліку, тягне за собою попередження або накладення штрафу у розмірі від трьох до восьми н. м. д. г. (51 — 136 грн) (ст. 164-1 КУпАП). Міндоходів вважає, що аналогічні санкції застосовуються також у разі, якщо підприємець не зареєструє у встановленому порядку Книгу обліку.