- Чому первинні документи для ФОП на загальній системі такі важливі
- Обов’язкові реквізити первинного документа
- Додаткові реквізити первинного документа: необов’язкові, але корисні
- Електронні первинні документи
- Важливий виняток для договорів про послуги
- Правило «прокреслення»
- Практичний висновок
Чому первинні документи для ФОП на загальній системі такі важливі
Відповідно до п. 177.2 ст. 177 Податкового кодексу України, об’єктом оподаткування для ФОП на загальній системі є чистий оподатковуваний дохід — тобто різниця між загальним доходом і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю.
Ключове слово тут — «документально підтвердженими». Якщо витрата не підкріплена належним первинним документом, вона просто не існує з точки зору податкового обліку. Саме тому п. 44.1 ст. 44 ПКУ зобов’язує платників вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Детальніше про це розповідає «Юридична компанія YANKIV» далі.
Обов’язкові реквізити первинного документа
Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів визначений ч. 2 ст. 9 Закону України №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88.
Первинний документ — паперовий або електронний — повинен містити всі наведені нижче елементи одночасно.
- Назва документа (форми). Акт, накладна, рахунок-фактура, товарний чек — документ має мати чітку назву, яка відповідає його змісту.
- Дата складання. Без дати документ не дає змоги встановити, до якого звітного періоду відноситься господарська операція.
- Назва суб’єкта господарювання, від імені якого складено документ. Це найменування підприємства, установи або ФОП — того, хто є стороною операції та складає документ.
- Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру. Потрібно чітко описати, що саме відбулося: який товар, яка послуга, в якій кількості. Одиниця виміру зазначається у грошовому вираженні і, за можливості, у натуральних показниках.
- Посади і прізвища відповідальних осіб. Мають бути зазначені посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення. Виняток — первинні документи, вимоги до яких встановлює Національний банк України.
- Особистий підпис або інші ідентифікаційні дані. Підпис особи, яка брала участь у господарській операції, або інші дані, що дають змогу її ідентифікувати.
Додаткові реквізити первинного документа: необов’язкові, але корисні
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки даних до первинного документа можуть включатися додаткові реквізити, які не є обов’язковими, але суттєво підвищують юридичну силу документа.
Відповідно до п. 2.3 Положення №88 це можуть бути: печатка суб’єкта господарювання, ідентифікаційний код з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та ФОП, номер документа, підстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу отримувача.
Електронні первинні документи
Первинні документи для ФОП на загальній системі можуть складатися як у паперовій, так і в електронній формі — обидві є рівнозначними. Якщо документ створений автоматично програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, він застосовується в обліку за умови накладення електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Важливий виняток для договорів про послуги
Є один практично важливий нюанс, закріплений у ч. 2 ст. 9 Закону №996. Якщо первинний документ містить інформацію про дату або період надання послуг, виконання робіт або найму (оренди) — відсутність реквізитів з боку замовника послуг або орендаря не є порушенням, за умови що такий порядок документування передбачений письмовим договором і операції відображені в обліку в періоді їх здійснення.
Але цей виняток не поширюється на операції, оплата яких здійснюється за рахунок публічних коштів, а також на договори найму державного або комунального майна, будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт та договори про пожертву і благодійну допомогу.
Правило «прокреслення»
Невелика, але важлива деталь: відповідно до п. 2.10 Положення №88, всі вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню. Це запобігає можливості внесення несанкціонованих доповнень після підписання документа.
Практичний висновок
Первинні документи для ФОП на загальній системі — це не формальність, а єдиний спосіб підтвердити витрату і зменшити оподатковуваний дохід. Відсутність будь-якого з обов’язкових реквізитів означає, що документ не відповідає вимогам закону — і витрата може бути не врахована під час перевірки.
Перевіряйте кожен документ від постачальника ще в момент його отримання: виправити помилку одразу — значно простіше, ніж доводити правомірність витрат перед ДПС.
