Легалізація українських офіційних документів дуже схожа з легалізацією закордонних документів. Вона теж передбачає і спрощений варіант, і застосування апостилю, і посвідчення у консульстві. Почнемо з найпростішого варіанту, у якому нещодавно відбулися серйозні зміни.
Нагадаємо, що 23 грудня 2022 року набрав чинності Закон України від 01.12.2022 р №2783-ІХ «Про зупинення дії та вихід з Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах та Протоколу до Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах від 22 січня 1993 року».
Це означає, що з 27 грудня 2022 р. у відносинах з російською федерацією та республікою білорусь до документів, виданих на території цих країн, при їх пред’явленні на території України застосовуватиметься вимога засвідчення апостилем.
У відносинах з Азербайджаном, Вірменією, Грузією, Казахстаном, Киргизстаном, Молдовою, Таджикистаном, Туркменістаном і Узбекистаном Конвенція продовжує діяти до дати виходу України з неї.
Тобто, з 19 травня 2023 року – з дати виходу України з Конвенції - вимога щодо засвідчення апостилем іноземних офіційних документів, що пред’являються в Україні, поширюватиметься на документи, видані у Азербайджані, Вірменії, Казахстані, Киргизстані, Таджикистані. У відносинах з Молдовою, Узбекистаном, Грузією діють двосторонні міжнародні договори, на підставі яких іноземні офіційні документи можуть прийматися в Україні без додаткового засвідчення.
Легалізація через апостиль
Надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. передбачено Постановою КМУ від 18.01.2003 р. №61.
Водночас, з 01.01.2023 року до Постанови №61 внесені зміни постановою КМУ від 27 травня 2022 р. №631.
Відтак, з 01.01.2023 року повноваження на проставлення апостилю надаються:
- Міністерству внутрішніх справ – на документах, що видаються МВС та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти та науки;
- Державній міграційній службі – на документах, що видаються ДМС, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;
- Державній податковій службі України – на документах, що видаються ДПС та її територіальними органами.
МЗС у своєму роз’ясненні наголосило, що на перелічених вище типах офіційних документів МЗС апостиль більше не проставлятиме й повертатиме без розгляду документи, повноваження на засвідчення апостилем яких належать іншому органу.
Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами, затвердженими Наказом МЗС, МОН, Мін'юсту від 05.12.2003 р. №237/803/151/5 (далі – Правила).
Відповідно до цих Правил апостиль проставляється (п. 2 Правил):
- на документах, які виходять від органів судової влади України;
- на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
- на адміністративних документах;
- на документах про освіту та вчені звання;
- на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
- на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Апостиль не проставляється:
- оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи;
Увага! Ці документи можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.
- оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.
Важливо! Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Проте апостиль може бути проставлено на копіях цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа. Для проставлення апостиля необхідно подати (п. 6 Правил):
- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
- документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;
- заяву від особи, яка подає такі документи.
Плата за проставлення апостиля наразі передбачено наказами Мін'юсту від 18.12.2003 р. №161/5, МЗС України від 22.12.2003 р. №253, Міносвіти України від 16.01.2004 р. №21), які вочевидь мають бути скасовані у зв’язку з внесенням змін до Постанови КМУ №61.
Щодо Міністерства внутрішніх справ, Державної міграційної служби та Державної податкової служби України – відповідні розмір та порядок оплати послуг за проставлення апостиля очікуються найближчим часом.
Апостиль встановлюється у формі штампа розміром 10 х 10 см, у межах якого розміщено текст (п. 12 Правил). Апостиль проставляється у формі відбитка штампа, візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, або візуалізації на папері апостиля, сформованого за допомогою інформаційної системи. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється (п. 13 Правил).
Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу. Усі пункти апостиля та додаткова інформація під штампом апостиля заповнюються українською мовою або за рішенням компетентного органу українською та іншими мовами одночасно. Виправлення або зміна тексту апостиля не допускається.
«Електронний» апостиль
Також зауважимо, що відповідно до постанови КМУ від 04.11.2015 №890 ”Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу проставлення апостиля” (затверджений й Порядок ведення Електронного реєстру апостилів), наказу Міністерства юстиції України „Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації” від 11.11.2015 за №2268/5 здійснюється державна реєстрація апостилів у Електронному реєстрі апостилів, яким запроваджено електронний сервіс проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються
- органами юстиції,
- судами,
- на документах, що оформляються нотаріусами України, та на всіх інших видах документів, що призначені для використання на території інших держав.
Апостиль на офіційних документах проставляється та заповнюється за допомогою програмних засобів Реєстру у формі електронного документа, який містить візуальне зображення зразка підпису (відцифрований підпис) уповноваженої особи, відповідальної за проставлення апостиля, та скріплюється електронним цифровим підписом (КЕП) такої особи.
Внесення до Реєстру запису про апостиль, проставлений після запровадження Реєстру, здійснюється в разі відсутності підстав для відмови у проставленні апостиля і підтверджується написом “Внесено до Електронного реєстру апостилів: (адреса Інтернет-ресурсу)”, розміщеним під апостилем.
Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Мінюсту, нотаріуса або надіслання заяви про проставлення апостиля поштовим зв’язком до Мінюсту чи його територіальних органів, крім випадку проставлення апостиля на виписці з ЄДР юросіб та ФОПів.
Виписка з ЄДР для проставлення апостиля передається державним реєстратором, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Мінюсту.
Консульська легалізація
Департамент консульської служби МЗС України та Представництва МЗС України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території України органами державної влади та органами місцевого самоврядування або за їх участю і призначені для використання за кордоном (п. 4.1 Інструкції №113).
Документи, які мають комерційний характер, а саме:
- свідоцтва про реєстрацію підприємств,
- сертифікати якості продукції (товарів),
- інші документи, що засвідчені уповноваженою посадовою особою Торговельно-промислової палати України,
можуть бути легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України в копіях після засвідчення в Міністерстві юстиції України. У таких випадках службова особа Департаменту консульської служби МЗС України засвідчує підпис уповноваженої посадової особи Міністерства юстиції України (п. 4.9 Інструкції №113).
При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:
- фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації. В разі необхідності подати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я іншої особи, заявник повинен надати засвідчену нотаріусом довіреність від власника документів;
- юридичні особи подають лист-звернення (бланк установи повинен містити реквізити та печатку), в якому зазначаються: перелік документів, що подаються на легалізацію, мета, з якою вони легалізуються, відомості про особу, яка уповноважена представляти інтереси з питань засвідчення документів.