Мін'юст повідомляє, що приймання документів на зберігання є однією з важливих функцій нотаріусів. Ця послуга дозволяє забезпечити збереження цінних паперів, важливих документів, заповітів, контрактів або інших матеріалів, що мають юридичне чи особисте значення.
Процедура приймання документів на зберігання регламентується главою 19 Закону України “Про нотаріат”. Основною метою є гарантування збереження документів у їхньому оригінальному вигляді, захист від втрати, пошкодження чи несанкціонованого доступу.
Нотаріус може приймати на зберігання:
• Заповіти (до моменту їх виконання).
• Договори та контракти.
• Цінні папери.
• Інші офіційні документи.
Важливо, що документи, передані на зберігання, не повинні суперечити законодавству чи мати незаконний характер.
Сам процес передачі документів на зберігання регламентований законодавством і складається з кількох етапів:
Подання заяви.
Особа, яка передає документ, звертається до нотаріуса із заявою, де зазначає перелік документів, умови та терміни зберігання.
Перевірка документів.
Нотаріус перевіряє відповідність документів вимогам законодавства та наявність усіх необхідних реквізитів.
Складання опису документів.
Опис складається у двох примірниках і підписується особою, яка здала документи на зберігання, та нотаріусом. Один примірник опису залишається у нотаріуса, а другий видається особі, яка здала документи на зберігання. За клопотанням зацікавленої особи нотаріус може прийняти документи без опису, якщо вони належним чином упаковані у присутності нотаріуса.
Видача свідоцтва про приймання документів на зберігання.
Про приймання документів на зберігання нотаріус видає зацікавленій особі, яка здала їх, свідоцтво за встановленою формою, до якого додається примірник опису, якщо такий проводився.
Передача на зберігання.
Прийняті документи зберігаються в окремому пакеті у залізних шафах чи сейфах, опечатаних печаткою нотаріуса.
Зазначимо, що нотаріус несе відповідальність за цілісність та збереження прийнятих документів, а також гарантує дотримання нотаріальної таємниці.
Нотаріус може повернути документи на вимогу зацікавленої особи, яка здала їх на зберігання, або на вимогу уповноважених нею осіб у разі пред'явлення свідоцтва і примірника опису чи за рішенням суду.
