Касова книга на відокремленому підрозділі: бути чи не бути?

У чому проблема?

На виконання вимог п. 39 Положення №148 підприємства відображають у касовій книзі всі надходження і видачу готівки в національній валюті.

Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Водночас:

• відокремлені підрозділи підприємств ведуть касову книгу за умови проведення ними операцій з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її ПКО, а також з видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх ВКО та відомостями;
• відокремлені підрозділи підприємств (а також страхові агенти, брокери, розповсюджувачі лотерей) не ведуть касової книги у разі здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО, але без проведення операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами.

Зверніть увагу: це не новація Положення №148. Аналогічна норма, що відокремлені підрозділи підприємств не ведуть касової книги у разі здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО містилась в абз. 4 п. 4.2 Положення №637.

А як же бути із вимогою оприбуткувати готівку в разі, якщо відокремлений підрозділ касової книги не веде?

Думки контролерів поділилися. Ми про це писали тут.

Автор статті вважає, що ані п. 11, а ні п. 39 Положення №148 не містять вимоги щодо обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на відокремлених підрозділах, які не складають касових ордерів з приймання (видачі) готівки.  

А ось хто не складає касові ордери? Докладніше про це далі.

Оприбуткування готівки за Положенням №148!

Нормами п. 11 Положення №148 передбачено, що готівка, яка надходить до кас, оприбутковується в день її одержання у повній сумі.

При цьому другий абзац цього пункту визначає порядок оприбуткування готівки:  

• в касах підприємств (їх відокремлених підрозділів), які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО на підставі фіскальних звітних чеків;

• відокремлених підрозділів, що проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги (яким положеннями ст. 9 Закону №265 дозволено не застосовувати РРО та РК);
• а також для тих з них, яким дозволено не застосовувати РРО, але треба застосовувати РК та КОРО (ст. 10 Закону №265).

Але за п. 39 Положення №148 відокремлені підрозділи установ/підприємств, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касової книги не ведуть.

Саме на цьому ґрунтується висновок від НБУ щодо відсутності обов’язку оприбуткування готівки такими відокремленими підрозділами записом в касовій книзі.

Більш того, таку готівку не потрібно відображати і в касовій книзі головного підприємства. Якщо готівкова виручка відокремлених підрозділів (які не ведуть касової книги) зараховувалася на рахунок підприємства, наприклад, шляхом її здавання через інкасаторів-збирачів.

Коли касові ордери можна не складати?

Розділ ІІІ Положення №148 вимагає оформляти прибуткові касові ордери на надходження готівки до каси і видаткові касові ордери – на видачу готівки з каси. Але чи на кожне?

Якщо читати визначення термінів, то «каса» - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів. Але ж коли в магазині є декілька місць проведення розрахунків (застосовується декілька РРО), то касові ордери на кожну операцію із покупцем не виписуються. Чому?

Тому що тут працює спеціальне правило: в п. 24 Положення №148 передбачено, що розрахункові операції, що проводяться відповідно до Закону №265, оформляються згідно з його вимогами. Отже, для операцій, які проводяться за допомогою РРО або РК, є спеціальні правила оформлення.

Як оформлюється рух готівки за допомогою РРО та РК

Закон №265 не вимагає складання касових ордерів на операції з отримання/видачі готівки. Немає такої вимоги і у Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547.

Як і раніше норми п. 4 розд. ІІІ цього Порядку зобов'язують суб'єктів господарювання, які використовують РРО для здійснення розрахункових операцій у готівковій та/або безготівковій формі при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг:

• проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через РРО з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання таких операцій (або у випадках, передбачених Законом №265 із застосуванням РК);
• друкувати на РРО фіскальні звітні чеки у кінці робочого дня (зміни) у разі здійснення розрахункових операцій (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг);
• забезпечувати відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті РРО (у випадку використання РК – загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня);
• друкувати X-звіти, Z-звіти та інші документи, що передбачені документацією на РРО, відповідно до законодавства.

У п. 6 цього розділу зазначено, що внесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватись через РРО з використанням операцій «службове внесення» та «службова видача», якщо такі внесення чи видача не пов'язані з проведенням розрахункових операцій.

Крім того, операція «службове внесення» виконується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту.

Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547, також змін не зазнав.

Здавання виручки

Відповідно до п. 15 Положення №148 підприємства мають право тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують самостійно встановленого ними ліміту каси.

Готівкова виручка (готівка), що перевищує самостійно встановлений ліміт каси, здається до банків для її зарахування на банківські рахунки.

Відокремлені підрозділи мають право здавати готівкову виручку (готівку):

1) безпосередньо до кас юридичних осіб;

2) до банку чи небанківської фінансової установи, які мають ліцензію на переказ коштів у національній валюті.

Найчастіше відокремленим підрозділам дозволяється здавати виручку за другим варіантом. При цьому вибір, на який саме рахунок зараховувати таку виручку, робить сам суб’єкт господарювання (п. 16 Положення №148).

Але, на думку автора, це не впливає на обов’язковість ведення касових ордерів самим відокремленим підрозділом.

В абз. 2 п. 29 Положення №148 зазначено, що вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО для здавання її до банку оформлюється відповідними чеками РРО з виконанням операції «службова видача». Але так само оформляється будь-яка видача готівки з місця проведення розрахунків, не пов'язана з проведенням розрахункових операцій (п. 6 розділу ІІІ Положення №547).  

Підтвердженням про здавання виручки до банку є один з таких документів:

1) квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку та засвідчена відбитком печатки банку;

2) квитанція/чек банкомата чи програмно-технічного комплексу самообслуговування;

3) копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача;

4) чек платіжного термінала в разі проведення інкасації коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів.

Підтвердженням здачі готівки через небанківську фінансову установу є квитанція до прибуткового документа небанківської фінансової установи на внесення готівки, підписана відповідальними особами цієї установи та засвідчена відбитком її печатки.

Підтвердженням здачі готівки до каси головного підприємства є квитанція (відривна частина прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цього підприємства.

Хоча використання печатки установою/підприємством не є обов'язковим (абз. 2 п. 25 Положення №148).

Тобто, якщо єдина готівка, що надходить до відокремленого підрозділу, це готівкова виручка, яка здається до банку або небанківської фінансової установи для зарахування на рахунок підприємства, чи до каси головного підприємства, складання касових ордерів нормами чинного законодавства не вимагається!  А раз так, то можна не вести касову книгу і оприбутковувати в ній готівку не потрібно.  Сподіваємось, що НБУ зможе довести це податківцям і у ДФСУ не буде щодо цього жодних сумнівів.

Як часто треба здавати готівку

Наприкінці нагадаємо, що норми п. 12 Положення №148 зобов'язують підприємства на підставі цього Положення розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі підприємства. У цьому порядку необхідно максимально врахувати особливості роботи як підприємства, так і його відокремлених підрозділів:

• внутрішній трудовий розпорядок;
• режим роботи;
• графіки змінності;
• порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку.

Для відокремлених підрозділів підприємства порядок оприбуткування готівки в касі встановлюється та доводиться внутрішніми документами підприємства. Розроблений порядок повинен відповідати вимогам цього Положення та не суперечити законодавству України.

Згідно з п. 48 Положення №148 підприємство за погодженням з банком, у якому відкрито рахунок для зарахування коштів, визначає і встановлює строки здавання готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках відповідно до таких вимог:

• щодня у день надходження готівкової виручки (готівки) – для підприємств, розташованих у населених пунктах, де є банки;
• наступного дня за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси – для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), установлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності, не дає змоги забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження;
• не рідше ніж один раз на п'ять робочих днів – для підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків.

Крім того, норми п. 49 Положення №148 дозволяють підприємствам, які працюють у вихідні та святкові дні та не мають змоги здати одержану за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної умови у договорі, укладеному з банком на інкасацію коштів, здавати таку готівкову виручку (готівку):

• або в день її надходження до каси підприємства через банкомати чи програмно-технічні комплекси самообслуговування;
• або наступного робочого дня банку та підприємства протягом операційного часу безпосередньо до банку.