Як проводити готівкові розрахунки? — позиція Нацбанку

«Вісник. Офіційно про податки»

Операції з готівкою здійснює майже кожне підприємство, коли отримує її за продані товари (надані послуги), виплачує заробітну плату працівникам, видає готівку під звіт або на відрядження. 

На сьогодні основним нормативним документом, що регулює ведення касових операцій у національній валюті, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою №148.

Які основні правила у сфері готівкових розрахунків у касі підприємства, що прийнято називати касовою дисципліною, і дотримуватися яких кожне підприємство має обов’язково, читайте у цій статті.

Вимоги до організації готівкових розрахунків

Вимоги до організації готівкових розрахунків викладено у розділі ІІ Положення, яким, зокрема, передбачено, що суб’єкти господарювання мають здійснювати розрахунки за своїми грошовими зобов’язаннями, що виникають у господарських відносинах, пріоритетно у безготівковій формі, а також у готівковій формі з дотриманням обмежень та в порядку, встановленому законодавством України.

Обмеження, яких мають дотримуватися суб’єкти господарювання та фізичні особи при здійсненні готівкових розрахунків, визначено п. 6 — 8 розділу ІІ Положення.

При цьому суб’єкти господарювання здійснюють розрахунки готівкою між собою і з фізичними особами через касу як коштами, одержаними як готівкова виручка, так і коштами, одержаними із банків. Зазначені розрахунки проводяться також шляхом переказу готівки для сплати відповідних платежів (п. 5 розділу ІІ Положення).

Пунктом 17 цього розділу передбачено, що суб’єкти господарювання використовують готівкову виручку (готівку), у тому числі готівку, одержану з банку, для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов’язковими платежами). Крім того, вони не мають права накопичувати готівкову виручку (готівку) у своїх касах понад установлений ліміт каси для здійснення витрат до настання строків цих витрат.

Яку суму готівки можна тримати в касі

Установи/підприємства мають право тримати в позаробочий час у свої касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують самостійно встановлений ними ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує такий ліміт каси, здається до банків для її зарахування на банківські рахунки (п. 15 розділу ІІ Положення). При цьому готівкова виручка (готівка) здається суб’єктами господарювання самостійно (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв та через пункти приймання готівки) або через відповідні служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів, або через підприємства, які отримали ліцензію Нацбанку України на надання банкам послуг з інкасації. Готівкова виручка (готівка) здається для зарахування на будь-який банківський рахунок суб’єкта господарювання на його вибір.

Слід зауважити, що відокремлені підрозділи установ/підприємств мають право здавати готівкову виручку (готівку) безпосередньо до кас юридичних осіб або банку чи небанківської фінансової установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунку для її переказу і зарахування на банківські рахунки юридичних осіб (п. 16 розділу ІІ Положення).

Обмеження сум готівкових розрахунків

Зауважимо, що обмеження сум готівкових розрахунків визначено п. 6 — 8 розділу ІІ Положення.

Госпсуб'єкти мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:

• між собою — у розмірі до 10 000 грн включно;
• з фізичними особами — у розмірі до 50 000 грн включно.

Платежі понад установлені граничні суми проводяться через банки або небанківські фінансові установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунку, шляхом  переказу коштів з  поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів до банку чи небанківської фінансової установи для подальшого їх переказу на поточні рахунки в банку. Кількість суб’єктів господарювання та фізичних осіб, з якими здійснюються готівкові розрахунки, протягом дня не обмежується.

Обмеження, установлене  в п. 6 розділу  ІI цього Положення, стосується також розрахунків під час оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівки, одержаної за допомогою електронного платіжного засобу.

Фізичні особи мають право здійснювати розрахунки готівкою:

• із суб’єктами господарювання протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами — у розмірі до 50 000 грн включно.

Платежі на суму, що перевищує 50 000 грн, проводяться через банки або небанківські фінансові установи, які в установленому законодавством України порядку отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без  відкриття рахунку, шляхом переказу коштів із  поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів до банку чи небанківської фінансової установи для подальшого їх переказу на поточні рахунки в банку;

• між собою за договорами купівлі-продажу, які підлягають нотаріальному посвідченню, у розмірі до 50 000 грн включно.

Платежі на суму, що перевищує 50 000 грн, здійснюються шляхом переказу коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення та/або переказу коштів на поточні рахунки (у тому числі на депозит нотаріуса на окремий поточний рахунок у національній валюті).

При цьому зазначені вище обмеження не стосуються:

• розрахунків суб’єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами;
• добровільних пожертвувань та благодійної допомоги;
• використання готівки, виданої на відря­д­ження.

Як оприбутковується готівка?

Правила оприбуткування готівки передбачено Положенням, п. 11 розділу ІІ якого встановлено, що готівка, яка надходить до кас, оприбутковується в день її одержання у повній сумі.

Оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

Оприбуткуванням готівки в касах фізичних осіб — підприємців, які проводять готівкові розрахунки з оформленням їх товарними чеками (квитанціями) і веденням книги обліку доходів і витрат (або книги обліку доходів), є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у книзі обліку доходів і витрат (або книзі обліку доходів) на підставі товарних чеків (квитанцій).

Оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, а також у касах фізичних осіб — підприємців, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО без ведення касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/внесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.

Суб’єкти господарювання, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО, використовують КОРО для:

• підклеювання та зберігання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках КОРО;
• здійснення операцій із розрахунковими квитанціями в разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії;
• обліку ремонтів, робіт з технічного обслуговування, перевірок конструкцій та програмного забезпечення РРО.

При цьому установа/підприємство на підставі Положення зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі установи/підприємства, у якому максимально врахувати особливості роботи як  установи/підприємства, так і його відокремлених підрозділів (внутрішній трудовий розпорядок, режим роботи, графіки змінності, порядок та особливості здавання готівкової виручки (готівки) до банку). Для відокремлених підрозділів устано­­ви/підприємства порядок оприбуткування готівки встановлюється та доводиться внутрішніми документами установи/підприємства. Розроблений порядок повинен відповідати вимогам зазначеного Положення та не суперечити законодавству України (п. 12 розділу ІІ цього Положення).

Довідково

Установа/підприємство на підставі Положення зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі.

Видача готівки під звіт/на відрядження

Пунктом 19 розділу ІІ Положення передбачено, що готівка під звіт або на відрядження видається суб’єктам господарювання відповідно до законодавства України.

Готівка під звіт видається:

• на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;
• на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів — на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
• на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт.

Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт кош­тів, якщо готівка одночасно видана як на відряд­ження, так і для вирішення в цьому відряд­женні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільгосппродукції у населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних і кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

При цьому видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється згідно із законодавством України.

Як оформляються касові операції?

Відповідно до п. 23 розділу III Положення касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням електрон­них платіжних засобів, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівки.

Слід зазначити, що приймання готівки в касу проводиться за прибутковим касовим ордером, підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства. До прибуткових касових ордерів можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання (п. 25 розділу III Положення).

Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки (п. 26 розділу ІІІ Положення).

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями (п. 33 розділу ІІІ Положення).

Обов’язки касира на підприємстві

Касир проводить видачу готівки особам, зазначеним у видатковому касовому ордері або видатковій відомості, а також приймання готівки за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства/установи.

Згідно з п. 31 розділу ІІІ Положення касир зобов’язаний після закінчення встановлених строків виплат, пов’язаних з оплатою праці за видатковими відомостями:

• у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»;
• скласти реєстр депонованих сум;
• у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівка видавалася не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)»;
• здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалте­рією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.

Касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов'язаний перевірити:

• наявність і справжність підписів на документах, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені
• правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів
• наявність перелічених у документах додатків

Згідно з нормами Положення касир установи/підприємства (у тому числі касир/працівник іншої/іншого установи/підприємства, залучений на підставі укладеного договору на надання послуги з надання персоналу) несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей відповідно до законодавства України.

Касири (особи, які виконують їх функції) під час роботи з готівкою керуються правилами визначення платіжності банкнот і монет Нацбанку України (п. 25 розділу ІІІ зазначеного Положення).

Як вести касову книгу?

Підпунктом 9 п. 3 розділу І Положення визначено, що касова книга — це документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі.

Установи/підприємства відображають у касовій книзі усі надходження і видачу готівки в національній валюті.

Кожна/кожне установа/підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Аркуші касової книги нумеруються та прошнуровуються. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчуються підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги — «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги — «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Зверніть увагу, що виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення підписуються касиром, а також головним бухгалтером або особою, яка його заміщує (п. 39 розділу IV Положення).

Відповідно до п. 42 цього розділу контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника установи/підприємства, який на це уповноважений керівником.

Слід зазначити, що, як і раніше, відокремлені підрозділи установ/підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу.

Відокремлені підрозділи установ/підприємств, страхові агенти, брокери, розповсюджувачі лотерей, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, а також фізичні особи — підприємці касової книги не ведуть.

Виручка вихідного дня

До 05.01.2018 р. передбачалося, що якщо бухгалтерія та касир підприємства (юридичної особи) не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує під час розрахунків РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі юридичної особи здійснюються наступного робочого дня підприємства — юридичної особи.

На сьогодні підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства — юридичної особи (у тому числі у вихідні та святкові дні), внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства — юридичної особи відповідно до вимог законодавства України (п. 40 розділу IV Положення).

Строки здавання готівки

Пунктом 48 розділу V Положення передбачено, що установа/підприємство визначає і встановлює за погодженням з банком (у якому відкрито рахунок установи/підприємства, на який зараховуються кошти) строки здавання ним готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках відповідно до певних вимог.

Строки здавання готівки:

• для установ/підприємств, розташованих у населених пунктах, де є банки, — щодня (у день надходження готівкової виручки (готівки) до їх кас);
• для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), установлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змоги забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження, — наступного за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси дня;
• для установ/підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків, — не рідше ніж один раз на п’ять робочих днів.

Підприємства (юридичні особи), які здійснюють страхову діяльність та діяльність з випуску і проведення лотерей, установлюють строки здавання готівкової виручки (готівки) для страхових агентів і розповсюджувачів лотерей, які діють на підставі укладених договорів, з урахуванням специфіки їх функціонування (режиму роботи у вечірні години, вихідні та святкові дні) та обсягів виручки, що здається, але не рідше одного разу на п’ять робочих днів.

При цьому слід зазначити, що підприємства, які працюють у вихідні та святкові дні і не мають змоги здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної умови у договорі, укладеному з банком на інкасацію коштів, здають таку готівкову виручку (готівку) через банкомати/програмно-технічні комплекси самообслуговування в день її надходження до каси підприємства або безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

Строки здавання готівкової виручки (готівки), установлені п. 48 розділу V Положення, узгоджуються установами, підприємствами, небанківськими фінансовими установами з банком і обов’язково визначаються в договорах банківського рахунку між установами, підприємствами, небанківськими фінансовими установами та банками.

Зверніть увагу, що установа/підприємство, яка/яке в окремі дні не має перевищення ліміту каси, має право в ці дні не здавати в установлені строки готівку.

Як установлюється ліміт каси?

Згідно з пп. 16 п. 3 розділу І Положення ліміт залишку готівки в касі (далі – ліміт каси) — це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня.

Зауважимо, що установа, підприємство, небанківська фінансова установа на підставі цього Положення та з урахуванням особ­ливостей роботи зобов’язані розробити та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси установи, підприємства, небанківської фінансової установи та їх відокремлених підрозділів. У розрахунку враховується строк здавання установою, підприємством, небанківською фінансовою установою готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку. Ліміт каси установи, підприємства, небанківські фінансові установи встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника установи, підприємства, небанківської фінансової установи або уповноваженої ним особи.

Установа, підприємство, небанківська фінансова установа затверджують внутрішніми документами установлений ліміт каси. Для відокремлених підрозділів ліміт каси установлюється і доводиться до їх відома відповідним внутрішнім документом установи, підприємства — юридичної особи, небанківської фінансової установи.

Контроль за веденням операцій з готівкою

Згідно з п. 57 розділу VI Положення ДФС України (далі — контролюючий орган) під час проведення перевірок щодо дотримання порядку ведення операцій з готівкою установами/підприємствами застосовує вимоги зазначеного розділу.

Контролюючий орган за результатами проведеної перевірки складає акт про перевірку дотримання порядку ведення операцій з готівкою за відповідною формою.

Порушення і висновки, виявлені в результаті перевірки, зазначаються в розділах такого акта.

Віктор ЗАЙВЕНКО,
директор Департаменту грошового обігу Нацбанку України