Річна інвентаризація каси: все що потрібно знати

Коли проводиться інвентаризація каси?

Інвентаризація є одним з методом бухгалтерського обліку, що дозволяє забезпечити відповідність даних бухобліку про майно та розрахунки їх фактичному стану і наявності. Це особливо стосується обліку грошових коштів, який повинен відповідати фактичній наявності коштів до останньої копійочки.

Ця стаття присвячена річній інвентаризації каси, але слід пам’ятати, що це не виключний випадок, коли вона проводиться.

Необхідність проведення інвентаризації встановлена ст. 10 Закону про бухоблік. Зокрема, об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно з законодавством. Ці випадки перераховані в п. 7 розд. І Положення №879.

Зокрема, інвентаризація каси обов’язкова у таких випадках:

• перед складанням річної фінансової звітності проводиться суцільна інвентаризація, з урахуванням особливостей проведення інвентаризації кожного виду активів і в строки, визначені п. 10 розд. І Положення №879;
• у разі зміни матеріально відповідальних осіб - касирів. Інвентаризація проводиться на день приймання-передачі грошових коштів, які знаходяться на відповідальному зберіганні у касира. Це актуально тоді, коли касир іде у відпустку або звільняється тощо;
• у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства.

Крім вищезазначених причин, на практиці інвентаризація каси проводиться у разі неявки касира на робоче місце – через хворобу або з інших причин. Як провести інвентаризацію в такому випадку, ми писали у цій аналітиці.

У п. 46 Положення №148, яким визначено особливості проведення інвентаризації каси, немає окремих правил щодо періодичності її проведення. Тож потрібно орієнтуватися на загальні строки.

Інвентаризація грошових коштів, яка проводиться перед складанням річної фінансової звітності, проводиться до дати балансу в період двох місяців, тобто у період з 1 листопада по 31 грудня. Відповідно до п. 3 розділу ІІ Положення №879 об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації у звітному році затверджуються розпорядчим документом керівника підприємства. Такий документ (зокрема, наказ) видається, як правило, на початку року, і в ньому слід розписати графік проведення інвентаризацій у поточному році.

Зважаючи на те, що інвентаризація каси, як правило, не вимагає великих трудових та часових ресурсів, її доцільно проводити в останній робочий день року – це підвищить достовірність залишків на рахунку 30 «Готівка» станом на кінець року. Крім цього, у добровільному порядку можна проводити інвентаризацію каси на кінець кожного кварталу або місяця – на розсуд керівника підприємства. Звісно, що й ці строки повинні бути зазначені у вищезгаданому наказі.

На практиці деякі керівники можуть надавати перевагу раптовим інвентаризаціям каси. Що це таке, не визначено ані в Положенні №879, ані в Положенні №148. Але про такий вид інвентаризації  є згадка в п. 5 розділу ІІ Положення №879.

На практиці раптова інвентаризація каси передбачає, що касира не попереджають про проведення інвентаризації – це дієвий спосіб контролю за збереженням готівкових коштів на відносно великих підприємствах, де є активний рух готівки.

Звісно, можливість та порядок проведення раптових інвентаризацій теж потрібно зазначити у вищезгаданому наказі.  Зокрема, про те, що вони можуть проводитися раптово без попередження матеріально-відповідальної особи, а також можна встановити періодичність раптових інвентаризацій – раз на місяць, на квартал тощо (але це зовсім не обов’язково).

Крім того, є ще один випадок. Органи ДФСУ мають право вимагати від платників податків під час перевірок проведення інвентаризації, зокрема коштів, у тому числі зняття залишків готівки (пп. 20.1.9 ПКУ).  Зверніть увагу: самі перевіряючі не беруть участі у проведенні такої інвентаризації, платник податків проводить її самостійно у загальному порядку.

Проведення інвентаризації каси

Загальний порядок створення інвентаризаційних комісій ми розглядали у нашій попередній статті. Тож, зупинимось лише на особливостях проведення такої інвентаризації саме в касі.

У п. 5 розділу ІІ Положення №879 наведено порядок дій, які потрібно виконати до початку перевірки фактичної наявності готівки:

• завершити обробку всіх касових документів щодо руху активів та сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових касових документів або звіти про рух готівки. Це можна зробити у довільній формі, в тому числі у формі касової книги (звіта касира). Саму касову книгу перед інвентаризацією «закривати» не треба, це робиться тільки в кінці дня;
• визначити залишки готівки на дату інвентаризації.

Перед початком інвентаризації касир як матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що до початку проведення інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками. Ця розписка наводиться у п. 1 та 2 Акту про результати інвентаризації наявних коштів за формою додатка 7 до Положення №148.

Порядок проведення інвентаризації каси наведений у п. 46 Положення №148. Він полягає у наступному:

1. Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок та інших цінностей, що зберігаються в касі.
   
   
2. За результатами такої перевірки складається акт за формою додатка 7 до Положення №148 у двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою – касиром. Один примірник акта передається до бухгалтерії установи/підприємства, другий залишається в матеріально відповідальної особи. Якщо інвентаризація проводиться у разі зміни матеріально-відповідальних осіб, то акт складається в трьох примірниках (для матеріально-відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально-відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).
   
   
3. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі.
   
   
4. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку зі сумою, зазначеною у звіті з РРО (у РК та КОРО).
   
   
5. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення.
   
   
6. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства – Дт 30 Кт 719.

Підприємство також зобов'язане проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів у разі автоматизованого ведення касової книги.

Перевірка та оформлення результатів інвентаризації

Відповідно до п. 3 розділу ІV Положення №897 результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображаються у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація.

Як уже зазначалося, надлишки цінностей, що перебувають у касі, прибуткуються одночасно з визнанням доходу: Дт 30, 33 Кт 719.  А от щодо нестач дії підприємства можуть бути різними залежно від причини нестачі. 

Якщо нестача виникла у зв’язку з крадіжкою, то факт крадіжки має бути зафіксований у протоколі огляду події правоохоронцями. Якщо каса знаходиться під охороною, вона має відповідати вимогам про забезпечення неможливості несанкціонованого проникнення у приміщення та передана на підставі відповідних документів під охорону. Всі документи щодо інвентаризації мають бути правильно оформлені. Якщо цих вимог не буде виконано, то суд не зможе винести рішення на користь підприємства, у якого було вкрадено готівкові кошти. 

Якщо винну особу одразу не  встановлено, то суму нестачі відображають записом Д-т 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей», К-т 301 «Каса в національній валюті». До встановлення винної особи такі суми нестач готівки додатково відображаються ще й на забалансовому обліку, а саме на рахунку 072 «Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей».

Після встановлення винної особи суму на згаданому рахунку списують за кредитом з цього субрахунку. В бухобліку таку операцію відображають за проведенням: Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів».  Покриття нестачі винною особою здійснюється в такому ж порядку, що був розглянутий у попередньому розділі.

Якщо винної особи так і не буде встановлено, то вищенаведені записи щодо відображення дебіторської заборгованості винної особи та внесення суми нестачі до каси не здійснюються. Суму нестачі з позабалансового рахунку 072 можна буде списати після спливу позовної давності в три роки. 

Якщо в нестачі винен касир, то у разі виявлення під час інвентаризації нестачі в акті інвентаризації зазначають суму нестачі і з'ясовують обставини її виникнення, отримують пояснення від касира. При цьому касир за договором про повну матеріальну відповідальність має відшкодувати всю суму нестачі.

Сам договір про повну матеріальну відповідальність укладається на підставі норм ст. 134 КЗпП. Всупереч думці багатьох роботодавців, ця вимога не обов’язкова – такий договір може бути укладений з кожним касиром. Якщо ж ні, то касир понесе відповідальність тільки в межах свого середнього заробітку. Докладніше про такий договір читайте у нашій аналітиці.

Нестачу з вини касира відображають записом: Д-т 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» К-т 301 «Каса в національній валюті». На забалансовому обліку таку суму нестачі, на думку автора, можна і не відображати, якщо винна матеріально відповідальна особа відома одразу.  Тому одразу ж виникає і заборгованість такої особи щодо відшкодування нанесених підприємству збитків: Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Внесення винною особою готівки до каси буде відображено записом Д-т 301  К-т 375.

Чи можна суму нестачі утримати з зарплати?

На сьогодні всі випадки проведення відрахувань з зарплати встановлені ст. 127 КЗпП. Серед видів  відрахувань є й відшкодування шкоди, завданої з вини працівника підприємству, установі, організації. Порядок покриття шкоди, заподіяної працівником, встановлено ст. 136 КЗпП. Покриття шкоди працівниками в розмірі, що не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням керівника.

При цьому розпорядження має бути зроблено не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди і звернено до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівникові.

Як правило, сума шкоди в такому випадку дорівнює сумі недостачі в касі. Але випадки, як відомо, бувають різні. Тому, якщо розмір шкоди не очевидний та його треба оцінити. Для цього треба запросити незалежного експерта-оцінювача (ст. 7 Закону № 2658). 

Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається в судовому порядку.

Про порядок відрахування зі зарплати ми писали у аналітиці.