У своєму роз'ясненні Укрдержреєстр приділив багато уваги оформленню документів, що подаються державному реєстратору. Розгляньмо їх за чергою.
1. Щодо порядку підписання установчих документів юрособи та змін до них
Установчі документи юрособи, а також зміни до них підписуються засновниками (учасниками) або уповноваженими особами, якщо законом не встановлений інший порядок їх затвердження. Тому підпис представника має бути підтверджено довіреністю саме на вчинення підпису на установчих документах. Тобто не виключена ситуація, коли засновників кілька, а підписувався лише один за всіх.
2. Особи, які мають право на подання державному реєстратору документів для проведення державної реєстрації юрособи
За загальним правилом документи для проведення державної реєстрації юридичної особи повинні подавати засновник (засновники) або уповноважена ними особа.
Якщо документи подає засновник особисто, достатньо державному реєстратору подати паспорт.
Якщо йдеться про представника, то державному реєстратору додатково пред'являється його паспорт та надається документ, що засвідчує його повноваження. В цьому разі виникає запитання: якщо юрособу ще не створено, хто має надати таку довіреність? Загалом це питання вирішується загальними зборами або засновником особисто. Тому право видати довіреність може бути надане одному із засновників (це може бути і юрособа, і фізособа).
3. Щодо оформлення реєстраційних карток
Тут є одна проблема: реєстраційна картка може містити одну, дві чи більше сторінок. І, подаючи реєстраційну картку, слід заповнювати далеко не всі аркуші. Тож Укрдержреєстр зазначає, що, по-перше, підпис особи, уповноваженої діяти від імені юрособи (виконавчого органу), на реєстраційній картці повинен бути засвідчений відповідною посадовою особою підприємства. По-друге, підписувати слід всі аркуші реєстраційної картки. Від себе додамо, що наприкінці кожної реєстраційної картки є відмітка про кількість заповнених сторінок, де й можна зазначити, які саме сторінки (їх номери) заповнювалися.
4. Щодо внесення змін до відомостей про юрособу, які містяться в ЄДР та не пов'язані зі змінами до установчих документів
Якщо зміни до відомостей про юрособу, які містяться в Єдиному державному реєстрі, пов'язані зі зміною керівника, крім реєстраційної картки, керівник юрособи додатково подає один з документів (або разом):
- примірник оригіналу (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про зміну зазначених осіб;
- примірник оригіналу (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) розпорядчого документа про їхнє призначення.
Ці документи є підтвердженням повноважень новообраного керівника юрособи.
5. Щодо внесення змін до установчих документів юридичної особи, які пов'язані зі зміною складу засновників
У разі внесення змін до установчих документів, які пов'язані зі зміною складу засновників (учасників) юрособи, крім документів, передбачених ч. 1 ст. 29 Закону про державну реєстрацію, додатково подається примірник оригіналу (ксерокопія, нотаріально засвідчена копія), зокрема, заяви, договору, іншого документа про перехід чи передачу частки у статутному капіталі товариства; заяви фізичної особи про вихід зі складу засновників.
Якщо йдеться про вихід учасника з товариства, державному реєстратору в пакеті документів подається примірник оригіналу (ксерокопія, нотаріально засвідчена копія) заяви фізичної особи про вихід зі складу засновників (учасників). Причому сторони вільні у виборі форми та змісту такого документа.
У разі відчуження учасником товариства своєї частки державному реєстратору подається документ про перехід частки учасника у статутному капіталі товариства, зокрема договір купівлі-продажу, міни, дарування частки у статутному капіталі товариства. Форма правочину також обирається сторонами.