З самого початку наша команда ставила собі за мету залучити якомога більше нового бізнесу до публічних закупівель. Ми розуміли: для того, щоб подолати корупцію, недостатньо лише перевести процес закупівель з паперу в електронну систему ProZorro. І замало лише зробити цей процес максимально прозорим та контрольованим. Критично важливо, щоб на кожну закупівлю прийшли "нові", сумлінні бізнесмени, які раніше не брали участь у державних тендерах. Саме ці нові бізнесмени і створюють конкуренцію "старим" постачальниками. Саме вони принесуть в закупівлі правила і стандарти відкритого ринку і стануть кращими контролерами — бо хто ліпше за них розуміє їхні продукти і сервіси? І хто, як не вони, вкаже на можливі порушення?
Тож з самого початку ми сфокусували більшість наших маркетингових зусиль саме на новому бізнесі. Також ми зменшили так званий "поріг" для участі — завдяки електронній системі ProZorro відстежити цікавий тендер та подати пропозицію стало надзвичайно легко. Крім того, наша команда зробила багато для того, щоб зменшити кількість документів, які замовник має підготувати разом з пропозицією. Зараз це в середньому 3 документи згідно ст. 17 Закону України "Про здійснення публічних закупівель" (далі — просто Закон). При цьому майже всю інформацію про компанію-учасника замовник самостійно перевіряє в відкритих реєстрах. Загалом зараз підготовка пропозиції для участі в тендері займає у досвідчених учасників близько 15 хвилин.
Як результат — в публічних закупівлях з'явилося багато нових бізнесменів, які почали працювати з державою вперше: для них це новий ринок та новий досвід. Мені дуже хотілося б, щоб цей досвід був кожного разу успішним. Саме тому пропоную вашій увазі 5 простих порад, які допоможуть новому бізнесу перемагати в тендерах. Це своєрідні "граблі", на які зазвичай наступають більшість новачків.
Перші граблі: нерозуміння правил гри
"Матчасть" треба вчити. Наприклад, всі закупівлі поділяються на дві великі частини — допорогові та понадпорогові закупівлі. Ключова різниця в тому, що перші не підпадають під дію Закону "Про публічні закупівлі" і проводяться за досить гнучкими правилами. Замовник сам визначає, який перелік документів бізнес має надати для участі в торгах. Але і в першому, і в другому випадку є фіксовані строки на запитання, подачу пропозицій і оскарження, тож дуже важливо виконувати все вчасно. Щоб було простіше зрозуміти, як влаштована система, ми створили безкоштовний навчальний курс для новачків. Він дасть відповідь на більшість ваших питань. Крім того, у нас є безкоштовний онлайн-курс на платформі Prometheus.
Другі граблі: помилки в документах
Завжди перепровіряйте надану інформацію.
Дуже часто причиною відхилення пропозиції може стати незначна довідка, випадково забута при подачі документів.
Всі ми люди, і менеджер, який готує пропозицію, може втомитися, розгубитися, закохатися і т.д. Тому більшість досвідчених учасників роблять дворівневу перевірку: один менеджер готує пакет пропозиції, інший по заздалегідь підготовленому реєстру перевіряє першого. Як то кажуть, одна голова добре, а дві — краще :)
Треті граблі: "неважливі документи"
Всі документи однаково важливі. Я багато чую, що замовники відхиляють пропозиції з формальних причин, наприклад невірно завірена довідка, або не надано підтвердження на використання персональних даних, або не всі сторінки аналогічного договору і т.д.
Але треба розуміти, що діяльність тендерного комітету регулюється Законом, тому процес закупівлі дуже ретельно перевіряється як в самому підприємстві, так і різними контролерами.
Тож якщо замовник в тендерній документації просить всі документи надати українською мовою, то це значить, що усі треба так і подавати. І якщо ви маєте довідку від сторонньої організації російською, то або перекладіть її, або оскаржуйте вимогу (див. "Четверті граблі"). Важливо зрозуміти, що немає серед вимог важливих і не дуже. Якщо ви не встигли до завершення періоду подачі пропозицій надати якийсь документ, як би замовник не хотів з вами укласти договір, скоріше за все він не зможе цього зробити.
Четверті граблі: "моя хата з краю"
Не мовчіть. Якщо ви побачили в тендерній документації невиправдано завищенні вимоги, то у вас є як мінімум 4 варіанти:
а) звернутися з питанням до замовника, чому він сформував вимоги саме так;
б) звернутися з вимогою змінити тендерну документацію;
в) подати електронну скаргу до комісії по оскарженню (для "допорогів") або Антимонопольного комітету (для понадпорогових закупівель);
г) або не приймати участь і віддати перемогу в тендері конкуренту.
Статистика свідчить, що більшість проблем в закупівлях виникає через недостатній рівень компетентності закупівельників. І це загалом зрозуміло, бо більш ніж 90% членів тендерних комітетів виконують цю роботу по сумісництву, тому не мають ані відповідної освіти, ані досвіду. Тож дуже часто треба просто їм показати, як правильно мають бути сформовані вимоги. Статистика доводить, що замовники беруть до уваги більшість зауважень.
П"яті граблі: здатися без бою
Боріться до останнього. Трапляється, що конкурент демпінгує на аукціоні, або просто має кращу від вас пропозицію. Але це зовсім не означає, що він переможе в торгах.
Уважно вивчіть пропозицію конкурента, можливо вона не повністю відповідає вимогам замовника.
Навіть після того, як замовник надсилає комусь з учасників закупівлі повідомлення про намір укласти договір, у вас є можливість оскаржити та відмінити таке рішення. Проте підготуйте скаргу юридичною мовою: вона має бути обґрунтованою, з посиланнями на Закон або порядок допорогових закупівель та/або умови закупівлі. Емоції в даному випадку скоріше нашкодять чим допоможуть.
Ще один важливий момент: процес допорогових закупівель не регламентується Законом, але є така стаття 3 "Принципи здійснення закупівель", в якій зазначено, що всі (тобто і допорогові) закупівлі мають здійснюватися за такими принципами:
- добросовісна конкуренція серед учасників;
- максимальна економія та ефективність;
- відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель;
- недискримінація учасників;
- об"єктивна та неупереджена оцінка тендерних пропозицій;
- запобігання корупційним діям і зловживанням.
Тож є сенс при оскарженні посилатися на неї, якщо один з визначених принципів був порушений.
Наприкінці хочу сказати, що не помиляється лише той, хто нічого не робить. Ми зробили багато, щоб новий бізнес відкрив для себе величезний ринок державних тендерів. Сьогодні в системі ProZorro оголошується більш ніж 1000 тендерів щодня. Тому на цьому ринку всім є місце — і маленьким, і середнім, і великим постачальникам.
Лупайте сю скалу!
