Подання копій документів встановлено частиною третьою статті 16 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень». Так, разом із заявою про державну реєстрацію прав та їх обтяжень у паперовій формі подаються оригінали документів, необхідних для цього та їх копії, засвідчені в установленому порядку.
Такі норми визначені також у пункті 10 Порядку державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.06.2011 №703. Згідно з порядком, заявник разом із заявою про держреєстрацію подає органові державної реєстрації прав, нотаріусові необхідні документи, визначені Порядком, їх копії, а також документ, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав, та документ про сплату державного мита.
Тобто засвідчення копій документів, необхідних для державної реєстрації прав, закріплено законодавством.
Укрдержреєстр пояснює, що є різні механізми засвідчення копій.
1. Нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями, за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом (стаття 75 Закону України «Про нотаріат»).
Вірність копії документа, виданого громадянином, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина.
2. Напис про засвідчення документа складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис» (пункт 77 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242).
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ній. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу (пункт 76 Типової інструкції).
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо) (абзац другий пункту 76 Типової інструкції).
Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
3. Посвідчення документа керівником підприємства, установи, організації здійснюється відповідно до вимог Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 №55. Так, завіряти документи слід із зазначенням назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, з відміткою «Згідно з оригіналом», засвідченою печаткою, дати засвідчення копії.
4. У свою чергу, законодавство не містить вимог у разі, коли фізичною особою здійснюється засвідчення копії документа, який «стосується» цієї особи, а тому, виходячи із загальних положень щодо засвідчення копій документів, на таких копіях проставляється особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, з відміткою «Згідно з оригіналом», дата засвідчення копії.
Таким чином, для цілей проведення державної реєстрації прав до копій документів, засвідчених в установленому порядку, слід відносити копії документів, засвідчені як нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування, так і уповноваженою особою органу державної влади, підприємства, установи, організації (для юридичних осіб) або фізичною особою (для фізичних осіб), які подають такий документ.