Державна реєстраційна служба на своєму сайті надає роз'яснення щодо питань, пов’язаних з порядком засвідчення копій документів, необхідних для проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень (далі — державна реєстрація прав).
Адже ч. 3 ст. 16 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (далі — Закон) вимагає разом із заявою про державну реєстрацію прав та їх обтяжень у паперовій формі подавати оригінали документів, необхідних для держреєстрації прав, їх копії, засвідчені в установленому порядку.
Тож у якому порядку слід засвідчувати копії документів, що встановлюють права виникнення та припинення права на нерухоме майно юрособами та іншими установами (організаціями), фізособами?
Спершу слід звернути увагу на приписи п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону: державний реєстратор прав на нерухоме майно (далі — державний реєстратор) встановлює відповідність заявлених прав і поданих документів вимогам законодавства, а відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 24 Закону відмовляє у державній реєстрації прав, якщо подані документи не відповідають вимогам, установленим цим Законом, або не дають змоги встановити відповідність заявлених прав документам, що їх посвідчують.
Тобто законодавством у сфері державної реєстрації прав встановлено необхідність подання копій документів, необхідних для державної реєстрації прав, засвідчених у встановленому порядку. Законодавство України виокремлює різні механізми засвідчення копій документів, а саме:
1. Звернутися до нотаріуса чи особи, яка вчиняє нотаріальні дії (посадової особи органів місцевого самоврядування).
Так, особи, наведені у ст. 75 Закону України «Про нотаріат», зокрема нотаріуси, засвідчують вірність копії документа, виданого громадянином, у тих випадках, коли справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина (1). Проте такий спосіб може бути надто затратним для громадян. Крім того, Закон про реєстрацію прав не вимагає нотаріального засвідчення оригіналів документів про права на нерухомість. А як ми зазначали вище, без засвідчення оригіналів документів підписи на копіях нотаріус не засвідчить.
2. Відповідно до пункту 77 Типової інструкції з діловодства в органах виконавчої влади (2), напис про засвідчення документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис». Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою відповідної установи.
Водночас ця ж Типова інструкція надає право засвідчувати копії поданих власниками нерухомості документів самими ж органами держреєстрації, при цьому:
1) копію виготовити в органах держреєстрації;
2) проставити на ній відмітку «копія» та засвідчити підписом держреєстратора та печаткою.
3. Щодо власників нерухомості — юросіб, то керівники останніх можуть посвідчувати копії документів з дотриманням вимог Національного стандарту України «Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163-2003 (3), — завіряти документи із зазначенням назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, з відміткою «Згідно з оригіналом», засвідченою печаткою, дати засвідчення копії.
Водночас для фізосіб — власників нерухомості спеціальних вимог для засвідчення копії документів, що стосуються таких осіб, не передбачено.
Тому Державна реєстраційна служба рекомендує у разі подання документів реєстратору копій документів про право власності на нерухоме майно проставляти особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, з відміткою «Згідно з оригіналом», дату засвідчення копії.
Слід зауважити, що підприємці, які мають печатку, можуть засвідчувати, на нашу думку, копії документів про нерухоме майно, оформлене на таких підприємців, своїм підписом та печаткою.
Відсутність печатки не заважає підприємцю засвідчити копії лише підписом, як це можуть робити звичайні фізособи.
Таким чином, для цілей проведення державної реєстрації прав до копій документів, засвідчених в установленому порядку, слід вважати законним та належним чином оформлені копії документів, засвідчені:
нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування;
уповноваженою особою органу державної влади, підприємства, установи, організації (для юридичних осіб);
фізичною особою (фізособою-підприємцем), які подають відповідні документи.
--------------
1. Аналогічне правило міститься й у п. 3.3 глави 7 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій, затвердженого наказом Мін'юсту від 22.02.2012 р. №296/5.
2. Постанова КМУ від 30.11.2011 р. №1242 (далі — Типова інструкція).
3. Наказ Держстандарту від 07.04.2003 р. №55.