Відповідно до пп. 165.1.11 ст. 165 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з пунктом 170.9 статті 170 ПКУ.
Підпунктом 170.9.1 ст. 179 ПКУ встановлено, що податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.2 строку, є особа, що видала таку суму на відрядження — у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з розділом ІІІ ПКУ.
Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку. Згідно з пп. 140.1.7 ст. 140 ПКУ при визначенні об’єкта оподаткування враховуються, зокрема, витрати на відрядження фізосіб, які перебувають у трудових відносинах з таким платником податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на оплату вартості проживання у готелях (мотелях). Зазначені витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в т. ч. чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, у т. ч. бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
При цьому згідно з п. 5 р. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. №59, підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує у межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.
Враховуючи викладене, у разі якщо відряджений працівник сплатив за проживання у двохмісному номері готелю за двох, відшкодування йому витрат з віднесенням цих витрат до складу витрат підприємства здійснюється з розрахунку вартості проживання тільки однієї особи. Якщо підприємство відшкодовує працівнику повну вартість двохмісного номера, то вартість другого місця у цьому номері вважатиметься додатковим благом платника податку та оподатковуватися за ставками, визначеними п. 167 ст. 167 ПКУ (15% та/або 17%).