Згідно зі статтею 163 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці, а також роботах, пов'язаних із забрудненням або здійснюваних у несприятливих температурних умовах, працівникам видаються безоплатно за встановленими нормами спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші засоби індивідуального захисту.
Вартість виданого згідно з діючими нормами спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мийних та знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування або відшкодування витрат працівникам на придбання ними спецодягу та інших засобів індивідуального захисту в разі невидачі їх адміністрацією, до фонду оплати праці не включається, а належить до інших виплат, що не відносяться до фонду оплати праці (п. 3.19 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. №5).
Якщо видача форменого одягу зумовлена виконанням працівником трудових функцій відповідно до трудового договору (контракту) або передбачена нормами колективного договору та документально зафіксована і такий одяг не передається у власність працівникові та підлягає поверненню, то відповідно до підпункту 164.2.17 Податкового кодексу вартість такого одягу не буде визнаватися додатковим благом та не підлягає оподаткуванню ПДФО.
Як правило, в колективному договорі обумовлюється порядок розрахунків з працівниками за отриманий формений одяг. Відповідно до колективного договору формений одяг може видаватися безкоштовно, з частковою оплатою або з оплатою 100 % його вартості.
Відповідно до підпункту 2.2.11 Інструкції зі статистики заробітної плати до фонду додаткової заробітної плати включається вартість безкоштовно наданого працівникам форменого одягу, обмундирування, що може використовуватися поза робочим місцем та залишається в особистому постійному користуванні, або сума знижки у разі продажу форменого одягу за зниженими цінами.
У зв’язку з тим, що вартість безкоштовно наданого форменого одягу (сума знижки) включається до фонду оплати праці, такий дохід обкладається податком на доходи фізичних осіб у складі заробітної плати із застосуванням натурального коефіцієнта (пп. 164.2.1 ст. 164 ПКУ) та відображається в податковому розрахунку за ф. №1ДФ під ознакою доходу "126".
Обкладення таких витрат єдиним соціальним внеском здійснюється при умові, що така виплата включається до фонду оплати праці та оподатковується ПДФО.