Річний перерахунок ПДФО у 2018 році

Метою проведення перерахунку ПДФО є перевірка правильності його утримання. При цьому проведення річного перерахунку є обов’язком, а не правом податкового агента. Тож, навіть якщо ви впевнені в тому, що утримували цей податок правильно, цей обов’язок потрібно виконати, щоб не отримувати адмінштрафів за порушення правил ведення податкового обліку.

А ще річний перерахунок ПДФО – це легальний шлях виправлення без штрафів та пені помилок, яких ви припустилися протягом цього періоду.

Неподання, подання з порушенням установлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками ф. №1ДФ, якщо це призвело до зменшення та/або збільшення суми ПДФО, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510,00 грн, за повторне порушення протягом року — накладення штрафу у розмірі 1020,00 грн (п. 119.2 ПКУ) (за ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення).

Зазначені штрафи не застосовуються у випадках, коли недостовірні відомості або помилки у ф. №1ДФ були виправлені протягом податкового (звітного) року відповідно до п. 169.4 ПКУ та ст. 50 ПКУ.

Коли проводити перерахунок ПДФО?

Роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок доходу, утриманого ПДФО за будь-який період і в будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування (пп. 169.4.3 ПКУ).

Але є випадки (вони зазначені у пп. 169.4.2 ПКУ), коли обов'язково слід провести перерахунок доходів та ПДФО відповідно до норм ПКУ. Саме до таких випадків належить річний перерахунок, коли перевірка правильності утримання ПДФО здійснюється за календарний рік.

Зверніть увагу! Роботодавець платника податку зобов'язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування податкової соціальної пільги, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги. 

Тобто, загальною метою перерахунку є перевірка правильності утримання ПДФО, а перевірка правильності та правомірності застосування при цьому ПСП - це лише складова такого перерахунку. Отже, навіть якщо у вас всі або деякі працівники ПСП не користуються, перерахунок ПДФО щодо них треба проводити.

Випадки обов'язкового перерахунку доходів та ПДФО

За пп. 169.4.2 ПКУ роботодавець зобов'язаний здійснити, в т. ч. за місцем застосування ПСП (з урахуванням положень п. 167.1 ПКУ щодо застосування ставки ПДФО у розмірі 18%), перерахунок доходів, нарахованих такому платнику податків у формі зарплати, а також суми наданої ПСП:

а) за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;

б) під час проведення розрахунку за останній місяць застосування податкової соціальної пільги у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених пп. 169.2.3 ПКУ (це випадки, коли ПСП не може бути застосована, наприклад, одночасно із заробітною платою фізособа отримувала стипендію);

в) під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

Зверніть увагу: якщо ваш працівник звільнився протягом року, до річного перерахунку він не потрапляє (бо остаточний розрахунок з таким працівником треба було здійснити на момент звільнення). А ось якщо протягом року він відмовився або втратив право на застосування ПСП, то в річний перерахунок його слід включити.

Покроковий алгоритм проведення річного перерахунку ПДФО

Перерахунок сум доходів слід провадити в грудні 2018 року (після остаточного нарахування доходів за грудень) у такій послідовності.

Крок 1. Уточнюється за кожен місяць сума доходів з урахуванням сум, які були нараховані безпосередньо за звітні місяці, з урахуванням розподілу перехідних відпусткових і допомоги з тимчасової непрацездатності за місяцями, за які вони нараховані, а також з урахуванням віднесення до конкретного місяця інших виплат, нарахованих в одному місяці, але які належать до попередніх місяців. Разом з тим нараховані в місяцях доходи слід перевірити на наявність арифметичних та інших помилок.

Крок 2. Розрахована помісячно сума оподатковуваного доходу порівнюється з граничним доходом, який дає право на застосування ПСП, у 2018 році — 2470 грн.

Крок 3. Перевіряється правильність суми доходу та суми ПСП для випадків застосування за пп. 169.1.2 ПКУ (ПСП на дітей) та пп. 169.1.3 ПКУ (інші випадки застосування ПСП).

Крок 4. Остаточно оподатковується розрахований (уточнений) оподатковуваний дохід щомісяця і визначається сума ПДФО до сплати для кожного місяця окремо.

Крок 5. Обчислюється остаточна річна сума ПДФО, що складається зі сум податку, визначених за результатами перерахунку кожної окремої місячної оподатковуваної суми доходу.

Крок 6. Порівнюється річна сума ПДФО, обчислена внаслідок перерахунку, з фактично утриманим ПДФО протягом звітного податкового року.

Крок 7. Відображаються результати річного перерахунку у ф. №1ДФ за IV квартал 2018 року.

Якщо річна розрахункова сума ПДФО перевищить суму фактично утриманого ПДФО протягом року, виникає недоплата ПДФО. Суму недоплати роботодавець стягує за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника після його оподаткування за грудень звітного року. У разі недостатності доходу податок стягують за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повного погашення суми недоплати (абз. 1 пп. 169.4.4 ПКУ).

Якщо фактична сума сплаченого ПДФО більша від обчисленої річної суми ПДФО при перерахунку, виникає переплата ПДФО. На суму переплати зменшується розмір ПДФО, що утримується з оподатковуваного доходу грудня. Якщо її недостатньо, зменшується розмір ПДФО, який підлягає утриманню із оподатковуваного доходу наступних місяців до повного погашення суми переплати.

Зверніть увагу: норми щодо повернення працівнику таким чином переплати з ПДФО в ПКУ й досі немає. Однак за роз’ясненнями податківців, це робити можна. Обережному роботодавцю варто з цього питання отримати від ДФС власну ІПК. 

Документальне оформлення та облік

Чинним законодавством не встановлено форми документа, яким треба зафіксувати річний перерахунок доходів. Такий документ можна оформити в довільній формі, із зазначенням:

• ПІБ та ІПН працівників (адже перерахунок здійснюється окремо щодо кожного з них),
• їхніх доходів за кожен місяць,
• ПСП, яка застосовувалась у кожному місяці (за наявності),
• суми ПДФО, яка була фактично утримана з працівника,
• ПСП, яка мала застосовуватися в кожному місяці (за наявності),
• суми ПДФО, яку потрібно було утримати з працівника,
• результат (недоплата або переплата, чи нуль).

Наприкінці варто визначити загальний результат перерахунку, адже саме він відображатиметься в бухгалтерському обліку.

Проведення, якими відображатиметься цей результат, слід зазначити у  бухгалтерськії довідці з відповідним обґрунтуванням причини коригування ПДФО (тобто додатком - перерахунком). Донарахування ПДФО за результатами річного перерахунку ПДФО має бути відображено у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому перерахунок проведено (грудень 2018 року).

У бухобліку донарахування ПДФО в разі виявлення недоплати відображають проведенням Д-т 661 — К-т 641, переплату ПДФО — методом «сторно» Д-т 661 — К-т 641.

Відображення перерахунку ПДФО у ф. №1ДФ

Результати перерахунку доходів за підсумками 2018 р. роботодавці показують у ф. №1ДФ за IV квартал 2018 р.

Слід зазначати так:

• у рядках 3а та 3 проставляється сума нарахованого та виплаченого доходу за відповідний звітний період — IV квартал 2018 р.;
• у рядках 4а та 4 — сума податку на доходи фізичних осіб з урахуванням суми недоплати/переплати.

У розділі II ф. №1ДФ наслідки перерахунку не відображаються, бо згідно з ПКУ перерахунок проводиться лише щодо ПДФО.

А тепер розглянемо докладно на прикладі.

Приклад проведення річного перерахунку за даними одного з працівників

Як бачимо з даних перерахунку, податковий агент зробив помилку, застосувавши ПСП у другій половині 2018 року за зарплатою працівника, розмір якої перевищував поріг застосування ПСП в 2018 році (2470 грн). Внаслідок цього виникла недоплата: 3638,52 – 2687,04 = 951,48 грн.

Саме її треба буде утримати з доходу працівника за грудень 2018 р. Таким чином, за грудень такий працівник отримає зарплати: 3000,00 – 381,42 – 951,48 – 45,00 = 1622,10 грн.

Результат такого перерахунку треба буде відобразити у розділі І форми №1ДФ. Візьмемо за умову, що в звіті відображаються дані лише щодо цього працівника. Тоді розділи І та ІІ форми №1ДФ виглядатимуть наступним чином (див. зразок).

Зверніть увагу, що у ньому:

• сума нарахованого і виплаченого доходу (в обох розділах) є однаковою. Це тому, що дохід був у вигляді зарплати, а вона виплачувалась працівникові своєчасно (до 7-го числа місяця, наступного за місяцем, за який вона виплачувалась);
• сума нарахованого і сплаченого ПДФО в розділі І є однаковою. Це тому, що зарплата за грудень 2018 р. була виплачена у грудні 2018 р., тоді ж були сплачені і податки з такої зарплати. Відповідно ПДФО за жовтень-листопад 2018 р. теж були сплачені у IV кварталі 2018 р. Те саме стосується і військового збору;
• в сумі нарахованого і сплаченого ПДФО в розділі І зазначено і суму ПДФО, яка утримувалась в IV кварталі до проведення перерахунку, і ту, яка була доутримана в грудні 2018 р. внаслідок перерахунку: 291,42 + 381,42 + 381,42 + 951,48 = 2005,74 грн;
• хоч працівник і подав заяву на застосування ПСП і до проведення перерахунку ПСП до його зарплати застосовувалась, права на ПСП він не мав (через розмір зарплати) і перерахунок цю помилку виправив. Отже, в графі 8 розділу І ми нічого не зазначаємо.   

 ***

Читайте також наші статті щодо цього перерахунку за попередні роки із прикладами за 2017 рік та за 2016 рік, а також статтю у «Віснику» щодо перерахунку за 2017 рік.