Раніше ми вже наводили роз’яснення податківців, яким чином здійснюється підтвердження первинними документами використання електронного квитка (тут та тут).
Наразі ж розглянемо їх консультацію від 27.06.2019 р. №2977/5/99-99-13-02-03-16/ІПК щодо виникнення оподатковуваного доходу у працівника у випадку, коли підтверджуючий витрати документ містить помилку.
Коли сума компенсації понесених витрат не є доходом працівника?
Так, згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом працівника сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті). Звісно, що не оподатковуються і ті витрати на відрядження, які заздалегідь оплатив і сам роботодавець.
Але: зазначені вище витрати не є доходом лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат (зокрема транспортних квитків).
Окрім цього податківці вказали, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу працівника за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Такими документами зокрема можуть бути наказ про відрядження, кошторис відрядження, запрошення – тобто те що підтвердить зв’язок витрат на таке відрядження з діяльністю підприємства.
Коли документ не підтверджує витрати на відрядження?
У коментованій ІПК податківці розглядають ситуацію, коли помилка міститься у залізничному квитку. Та аргументи, які при цьому наводяться, можуть бути застосовані до будь-якого первинного документу щодо відрядження при податковій перевірці.
Так, податківці зазначають, що підставою для не включення до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків суми відшкодованих йому витрат на проїзд є транспортний квиток, який містить усі реквізити, встановлені Порядком №331, зокрема прізвище та ім’я працівника юридичної особи.
Зіпсованим вважається проїзний і перевізний документ з нечітко або помилково внесеними в нього даними, з нечітко або помилково нанесеним компостером чи з неправильно розрізаною тарифною сіткою (п. 8.14 розділу VIII Порядку №331).
Відповідно до цього, якщо транспортний квиток не відповідає вказаним вимогам, зокрема містить помилкову інформацію (помилка у прізвищі працівника), то вартість такого квитка включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо з відповідним оподаткуванням (18% ПДФО та 1.5% військовий збір).
Поки що податківці висловили свою позицію щодо відшкодування витрат, понесених самим відрядженим працівником. Але не виключено, що така неприємність може виникнути і у випадку, коли квиток придбавав роботодавець.
Від редакції. Попри її фіскальність, ця консультація відповідає чинному законодавству. Дійсно, витрати мають підтверджуватись первинними документами, які не лише містять усі обов’язкові реквізити, але і в яких ці реквізити зазначені без помилок (або хоча б виправлені відповідно до вимог чинного законодавства).
Залишається питання чи буде враховуватись помилка з невеликою суттєвістю (наприклад помилка в 1 літеру, що не заважає ідентифікувати особу). Оскільки чітко ані ПКУ ані інші податкові акти не кажуть, можна звернутись і до інших законодавчих документів. Так у п. 7.3 Правил перевезення пасажирів залізничним транспортом України вказано, що не буде вважатись недійсним проїзний документ у разі допущення описок не більше трьох знаків. Тому як варіант захисту від претензій податківців платник податку може використовувати і цей аргумент спираючись на законодавчі акти, що регулюють відповідний тип перевезень.
І ще. Податківці наполягають, що такий дохід буде розцінено як додаткове благо, і у розрахунку за формою №1ДФ він підлягає з ознакою доходу 126. А оскільки такий дохід надається ще й у натуральній формі (у вигляді квитка) до такого доходу необхідно застосувати і натуральний коефіцієнт передбачений п. 164.5 ПКУ (1,2195).
Не заперечуємо, натуральний коефіцієнт в цьому випадку дійсно повинен застосовуватись. А ось із класифікацією виду доходу, на нашу думку, податківці помиляються. Оскільки йдеться про витрати на відрядження, не підтверджені первинними документами (точніше, документами, які містять помилки, які не дають їх визнати первинними), то дохід – це надміру витрачені кошти (пп. 164.2.11 ПКУ). Оскільки йдеться про кошти, отримані у зв’язку із відрядженням, але які не підтверджені так, як цього вимагає п. 170.9 ПКУ. Відповідно, до таких коштів застосовуватиметься натуральний коефіцієнт за п. 164.5 ПКУ, і в формі №1ДФ вони мають відображатись із ознакою доходу 118.
А чи буде дохід, якщо квиток працівником буде повернено?
Припустимо, що працівник помилку в залізничному квитку побачив і спробував виправити. Скоріш за все, доведеться квиток повернути і оформити наново. І ця процедура передбачає додаткові витрати – адже повертається не повна вартість придбаного квитка.
Що як роботодавець ці витрати відшкодує (на підставі документів про повернення квитка)?
І знову податківці наводять доволі фіскальний підхід і зазначають, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо включається також сума комісійного збору, яка відшкодовується працівнику юридичною особою у зв’язку з поверненням таким працівником посадочного документа.
І найцікавіше те, що вони не розділяють, в яких саме випадках така компенсація призведе до виникнення доходу, адже необхідність повернення може бути викликана і виробничими обставинами (що не залежать від працівника), зокрема відміна або перенесення відрядження.
Зокрема, за п. 12 розд. ІI і п. 11 розд. III Інструкції №59, витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише за наявності поважних причин (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо). При цьому потрібні документи, що засвідчують вартість цих витрат.
Посилаючись на цю Інструкцію, податківці раніше визнавали витрати на повернення квитків витратами на відрядження (див. лист ДПСУ від 06.03.2012 р. №3268/5/15-1416). Але про ПДФО в цьому листі не сказано ані слова, та й Інструкція №59 на сьогодні є обов’язковою лише для бюджетників.
Тому вважаємо, що з даного питання необхідно отримувати більше детальну відповідь шляхом запиту на ІПК.