Дата початку відпустки в межах, установлених графіком відпусток, погоджується між працівником і роботодавцем. При цьому на роботодавця покладається обов'язок повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону).
Порушення строку такого повідомлення дасть можливість працівникові вимагати перенесення відпустки на інший період.
Письмовим повідомленням про дату початку відпустки може слугувати як окремо складений документ довільної форми, так і підпис працівника про ознайомлення у наказі про надання відпустки, виданий роботодавцем за два тижні до початку відпустки.
Письмове повідомлення про дату початку відпустки доцільно складати у двох примірниках:
- один — для працівника,
- другий (з відміткою про ознайомлення працівника) — для кадрової служби роботодавця.
Якщо у графіку відпусток зазначено конкретні дати початку відпусток працівників, то окремо повідомляти їм ці дати не потрібно.