Крок 1. Змінюємо директора/бухгалтера
Директор. Відповідно до ст. 65 ГКУ для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) або уповноважений ним орган призначає (обирає) керівника підприємства.
Призначення на посаду керівника нового працівника оформляють протоколом загальних зборів учасників.
При цьому, на практиці, або особа, яка претендує на посаду керівника підприємства, пише заяву про прийняття на роботу на ім’я загальних зборів учасників підприємства, або ж такий претендент не пише заяви, а у протоколі загальних зборів учасників фіксують інформацію про усне прохання особи прийняти на посаду керівника, а після винесення рішення зазначають, що керівник погоджується зі своїм призначенням.
Відповідно до загальної норми ч. 3 ст.24 КЗпП укладення трудового договору (угоди між працівником і власником підприємства чи уповноваженим ним органом) оформляють наказом або розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу. Тому на підставі рішення загальних зборів учасників ТОВ один із учасників ТОВ (або безпосередньо уповноважений керівник) видає наказ (розпорядження) про прийняття особи на роботу на посаду керівника підприємства. На такому розпорядчому документі новопризначений керівник проставляє підпис, чим засвідчує свою згоду.
Про особливості складання наказу про прийняття на роботу керівника читайте тут >>>
Що ж стосується тимчасової заміни керівника, то вважаємо, якщо директор призначався протоколом зборів засновників і діє на підставі довіреності, виданої ними, то аналогічно для призначення особи, тимчасово виконуючого обов’язки директора, потрібно провести збори засновників і оформити відповідний протокол (довіреність). Крім цього слід також оформити наказ про тимчасове виконання обов’язків директора на час його відсутності.
Втім, про особу, яка в разі тимчасової відсутності керівника буде виконувати його обов’язки, можна подумати заздалегідь. На підприємстві може бути посада працівника, у обов’язки якого за посадовою інструкцію входить таке заступництво. Радимо при прийнятті такого працівника узгодити це питання із засновниками (бажано, також протоколом), щоб потім, за потреби, скласти відповідний наказ або навіть не складати його, якщо керівник раптом не може виконувати свої обов’язки: через хворобу, нещасний випадок тощо. Згоди засновників та посадової інструкції в цьому випадку, на нашу думку, достатньо для того, щоб такий заступник виконував обов’язки за керівника.
Головний бухгалтер. Прийняття на роботу нового головного бухгалтера оформлюється у звичайному порядку. Тобто слід оформити наказ керівника про прийняття на роботу на підставі заяви особи, що бажає зайняти таку посаду, та, у випадку, якщо цього вимагає законодавство, письмовий трудовий договір (контракт). У випадку підписання контракту заява працівника для складання наказу не потрібна.
Якщо ж йдеться про тимчасову заміну головного бухгалтера (наприклад, на час відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) слід оформити наказ керівника підприємства про таку заміну. Його можна буде оформити як окремо, так і внести розпорядження про таку заміну у наказ про надання головному бухгалтеру відпустки у зв’язку із вагітністю та пологами.
Тут є важливий момент: примусити працівника виконувати обов’язки іншого роботодавець не може. Отже, або обов’язок замінювати головного бухгалтера повинен бути прописаний у посадовій інструкції замісника, або він має надати згоду на таку заміну. Як правило, для засвідчення такої згоди достатньо рядка на наказі про ознайомлення із ним працівника-замісника (наприклад, із формулюванням «З наказом ознайомлений і не заперечую»).
В такому наказі обов’язково потрібно зазначити причину заміни (на час відпустки по вагітності та пологах), очікуваний термін такої заміни (зазначити строки такої відпустки) і порядок оплати праці працівника, який замінює головного бухгалтера (доплата у розмірі різниці в окладах або в іншому розмірі, на який домовиться роботодавець та працівник, чи без будь-якої доплати).
Аналогічно оформлюється наказ і в тому випадку, якщо для заміни підприємству доведеться тимчасово прийняти на роботу нового працівника. Але в такому разі, як правило, укладається строковий трудовий договір (наказом або контрактом), у якому обов’язково зазначаються строк його дії та причина, чому працівник приймається на роботу на визначений термін. Після того, як цей термін закінчується або причина заміни зникає (наприклад, директор або головний бухгалтер достроково перериває декретну відпустку та приступає до роботи або продовжує таку відпустку, але одночасно починає працювати за неповним робочим днем), трудові відносини із новоприйнятим працівником повинні закінчитися (його має бути звільнено). Якщо цього вчасно не зробити, у підприємства-роботодавця виникне проблема: тимчасові, строкові трудові відносини із таким працівником набудуть статусу безстрокових, і звільнити такого працівника без його бажання буде значно складніше.
Про заміну головного бухгалтера читайте також тут >>
Зверніть увагу: при визначенні, скільки потрібно платити працівнику за заміну іншого (в тому числі, керівника підприємства або головного бухгалтера), вважаємо, слід користуватися роз’ясненням «Про порядок оплати тимчасового замісництва». Але цей нормативний документ доцільно використовувати, коли замінює працівник, який до цього на підприємстві вже працював за іншою посадою. Для працівників, які приймаються на роботу для виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, і посаду, і оплату слід визначати як в тих, чию роботу вони виконуватимуть.
Крок 2. Повідомляємо про прийняття на роботу
Згідно з ч.3 ст. 24 КЗпП працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому постановою КМУ від 17.06.2015 р.№413 (далі – Постанова №413).
Отже, якщо для виконання обов’язків тимчасово або звільненого працівника відсутнього працівника приймаємо на роботу нового працівника, про це треба обов’язково повідомити податківців. Якщо ж такі обов’язки тимчасово виконуватиме інший працівник, або на посаду звільненого працівника переводиться інший працівник, укладання нового трудового договору немає, трудові відносини між таким працівником і його роботодавцем тривають, тож, ст. 24 КЗпП не застосовується.
Відповідно до Постанови №413 повідомлення про прийняття працівника на роботу подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) чи фізичною особою до територіальних органів ДФС за місцем обліку їх як платника ЄСВ до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:
- засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
- на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
- на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.
Таким чином, підприємство повинне надіслати повідомлення про прийняття на роботу нового керівника або нового бухгалтера до початку роботи такого працівника. При цьому, податківці, зокрема, у листі від 02.10.2015 р. №20929/6/99-99-17-03-03-15, наголошують, що таке повідомлення щодо новообраного керівника надається незалежно від надання інформації про зміну керівника в порядку, визначеному Законом №755-IV.
Тобто, фактично, про новоприйнятого керівника та головного бухгалтера податківців доведеться повідомити двічі і за різними формами: як про новоприйнятого працівника і у межах змін про облікові дані підприємства (про це далі).
Крок 3. Йдемо до держреєстратора
Директор. Відповідно до п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону №755-IV в Єдиному державному реєстрі (далі – ЄДР) містяться, зокрема, такі відомості про юридичну особу:
- відомості про керівника юридичної особи, а за бажанням юридичної особи - також про інших осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо.
А тому у разі зміни керівника підприємства слід повідомити про це держреєстрора. Для цього слід подати наступні документи за місцем знаходження реєстраційної справи, тобто за юридичною адресою підприємства:
1) заповнену заяву про внесення про держреєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР за формою, затвердженою наказом Мін’юсту від 06.01.2016 р. №15/5. Вважаємо, що таку заяву має підписувати новоприйнятий директор;
2) примірник оригіналу (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) рішення вповноваженого органу управління юрособи про зміну зазначених осіб (за його наявності);
3) примірник оригіналу (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) розпорядчого документа про їх призначення (тобто наказу про прийняття на роботу).
Крім вищевказаних документів згідно з п. 7 ч. 4 ст. 17 Закону №755 також слід подати документ про сплату адміністративного збору. Згідно з ч. 1 та ч.5 ст. 36 даного Закону за державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР, справляється адмінзбір у розмірі 0,3 мінімальної заробітної плати у місячному розмірі, встановленої законом на 1 січня календарного року, в якому подаються відповідні документи для проведення реєстраційної дії або запит про надання відомостей з Єдиного державного реєстру, та округлюються до найближчих 10 гривень. Отже, у 2016 році такий адмінзбір має становити 410 грн.
Зверніть увагу: якщо документи для внесення змін надаються в електронній формі, збір зменшується на 25% і становитиме лише 308 грн.
Головний бухгалтер. Оскільки дані про бухгалтера не вказуються у ЄДР, то й у разі його зміни, подавати відомості щодо цього держреєстратору не потрібно.
Крок 3. Йдемо до органу ДФС
Директор. Відповідно до ч. 2 ст. 13 Закону №755 технічний адміністратор Єдиного державного реєстру в день проведення реєстраційної дії, наприклад, такої як внесення змін щодо керівника юрособи, забезпечує передачу такої інформації до інформаційної системи ДФС.
А тому, судячи із роз’яснення податківців, наведеного у ресурсі «ЗІР»*, у такому разі юрособа не повинна окремо до ДФС подавати повідомлення про зміну керівника за формою № 1-ОПП, адже такі дані отримує ДФС від держреєстратора.
*Питання: «Який порядок внесення змін до облікових даних платників податків, в тому числі у разі зміни або призначення тимчасово виконуючого обов'язки керівника (головного бухгалтера)?»
Втім, випадки бувають різні. Іноді трапляється, що чомусь дані від держреєстратора про проведені зміни в орган ДФС не надійшли. Тому невипадково у п. 9.3 Порядку № 1588 зазначено, що підставою для зміни облікових даних платників податків є не тільки відомості, отримані від держреєстратора, а і форма № 1-ОПП з позначкою «Зміни», подана з відомостями стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, відокремлених підрозділів юридичної особи до контролюючого органу у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків. Юрособа як платник податків насамперед зацікавлена в тому, щоб у податківців були про неї правильні дані. Отже, не зайвим буде поцікавитися (після заміни керівника через держреєстратора) у податківців, а чи знають вони про таку заміну. І якщо ні, не чекати, коли з’ясується, хто винний, а самостійно повідомити про заміну орган ДФС.
Головний бухгалтер. Оскільки держреєстратора про заміну головного бухгалтера підприємство не повідомляє, в органі ДФС за місцем обліку інформація про головного бухгалтера оновлюється на підставі заяви за формою №1-ОПП з позначкою «Зміни» та документів, які підтверджують таку заміну (наказу тощо). Таку форму слід подати протягом 10 календарних днів із дня прийняття нового співробітника на роботу головного бухгалтера або тимчасової заміни головного бухгалтера (п.9.3 Порядку №1588).
Про це неодноразово наголошували податківці. Наприклад тут і тут.
Крок 4. Йдемо до сертифікованого центру
Якщо у платника податків змінюється керівництво (директор, головний бухгалтер або особа, уповноважена вести бухгалтерський облік), то у строк до моменту подання наступної електронної звітності потрібно отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів на посадових осіб платника, які мають право підпису документів, та переукласти договори, які дають можливість подавати звітність в електронній формі до ДФС, органів статистики, Фондів тощо.
Зверніть увагу: за законом цю процедуру треба пройти і у випадку тимчасової заміни головного бухгалтера або директора. Адже раніше створений ключ для головного бухгалтера чи директора не втрачає дії (до закінчення дії сертифікату або знищення такого ключа), але користуватися ним інша людина для підпису складених під час відсутності головного бухгалтера чи директора на роботі, звісно, не може.
Пакет документів, який підприємство має надати для оформлення нового ключа можна подивитися, наприклад, на сайті АЦСК ІДД ДФС. Але, звісно, краще уточнити перелік таких документів у тому центрі сертифікації, яким користується саме ваше підприємство.
Крім цього, також можна заблокувати роботу ключа на строк не більше 30 календарних днів (наприклад, на період щорічної відпустки працівник), а потім його відновити (детальніше тут).
Якщо ж йдеться про прийняття на роботу нового директора/нового бухгалтера, то одночасно із оформленням нового ключа на нового працівника, старий ключ слід скасувати, подавши заяву про зміну статусу посиленого сертифіката відкритого ключа (детальніше тут).
Крок 5. Йдемо до банку
Для відкриття рахунку в банку підприємство подає разом з іншими документами картку зі зразками підписів і відбитка печатки, засвідчену нотаріально (п. 3.2 Інструкції №492).
До картки включаються зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства України чи установчих документів юрособи надано право розпорядження рахунком і підписання розрахункових документів і, як правило, директор та головний бухгалтер також входить в їх число. Тому після зміни керівника підприємства та/або головного бухгалтера доведеться замінити зазначену картку в банку, оформивши її заново та завіривши нотаріально (п. 18.3 Інструкції №492).
Тимчасова заміна: а що на практиці?
Зауважимо, що коли тимчасово відсутній працівник повертається до роботи, нескладну, але клопітливу процедуру переоформлення доведеться повторити наново (і знову витратити кошти на адмінзбір).
Тому часто підприємства просто нехтують цією процедурою, особливо, якщо працівник відсутній не тривалий вас (на лікарняному, у відпустці, у відрядженні тощо). Документи, складені під час його відсутності, підписуються після його повернення, а наявність ЕЦП дозволяє проводити платіжні операції з банком, реєстрацію податкових накладних та подання звітності в електронному вигляді і без присутності такого працівника в офісі.
Проте одна справа, коли працівник може працювати з дому або в дорозі/в іншому місті, якщо він отримує за це зарплату (наприклад, під час відрядження). В такому випадку, на нашу думку, застосування його праці одночасно з виконанням інших обов’язків, законодавство не забороняє (питання буде лише в часі, коли він це робить, адже, якщо працівника табелюють із 8-годинним робочим днем, а він реєструє податкові накладні о півночі, це може викликати зайві питання з боку Держпраці).
І зовсім інша ситуація, коли працівник на лікарняному або у відпустці, або взагалі звільнений! За законом він не повинен в цей період виконувати трудові обов’язки на підприємстві і тому складати документи з його підписом, навіть за допомогою ЕЦП, це фальсифікація таких документів. І підприємство, яке вдається до таких дій, має чітко освідомлювати їх наслідки. І не дивуватися, коли у податківців при перевірці виникне логічне питання: чому під час відпустки директора він підписував первинні документи та звітність?
Щоб його уникнути і не проходити процедури, зазначені вище (або проходити їх тільки в разі необхідності), радимо надавати керівним працівникам відпустки та спрямовувати їх у відрядження на такий період і термін, щоб вони встигали і звітність подати, і документи оформити. Звісно, що датувати такі документи і звітність слід тими датами, коли ці працівники за кадровими наказами мали працювати, а не були відсутні на робочому місці.