Встановлення ліміту каси та відповідальність за недотримання
На сьогодні встановлення ліміту каси визначено у п. 5.2 – 5.12 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, яке затверджено постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637 (далі – Положення № 637).
Відповідно до п. 2.7 цього Положення, для банків і самозайнятих осіб ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) не встановлюються. Але це не звільняє їх від своєчасного оприбуткування готівки у касах (п. 2.6 Положення №637). Як роз’яснює у листі НБУ від 16.04.2015 р. № 50-01015/25464, Положенням №637 для підприємців не наведені вимоги щодо забезпечення належного облаштування каси та надійного зберігання готівкових коштів у ній. При цьому, підприємці та фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, зобов’язані вести Книгу обліку доходів і витрат (або Книгу доходів), у якій за підсумком робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі первинних документів здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.
Відсутність запису в Книзі про отриману підприємцем готівку є порушенням норм з обігу готівки та її неоприбуткуванням.
Порядок визначення ліміту
Ліміт каси установлюється підприємствами самостійно на підставі певного документу - Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі. Такий розрахунок заповнюється за формою, встановленою у додатку 8 до Положення № 637. Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства. Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома відповідними внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства - юридичної особи.
Зверніть увагу! Для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі.
Він підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства (або уповноваженою ним особою).
Ліміт каси підприємства може встановлюватися на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси. Таке рішення приймає керівник підприємства або уповноважена ним особа.
При встановленні ліміту каси кожне підприємство має врахувати:
- режим і специфіку його роботи;
- віддаленість від банку;
- обсяг касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками;
- установлені строки здавання готівки;
- тривалість операційного часу банку;
- наявність домовленості підприємства з банком на інкасацію.
Також при встановленні ліміту слід дотримуватися граничних розмірів, які встановлено п. 5.4 Положення №637. Для підприємств зі строком здавання готівки в банк щодня (у день її надходження до каси) або наступного дня від дня її надходження до каси, ліміт встановлюється у розмірах, що потрібні для забезпечення їх роботи на початку робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження готівки до каси (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти).
Для підприємств, які розташовані в населених пунктах, де немає банків, зі строком здавання готівки в банк один раз на п'ять робочих днів ліміт встановлюється у розмірах, що залежать від установлених строків здавання готівкової виручки (готівки) та її суми, але не більше п'ятикратного розміру середньоденних надходжень готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти). Такі підприємства мають здавати понадлімітну готівку для її зарахування на рахунки підприємства в банку не пізніше наступного робочого дня незалежно від установленого строку здавання готівкової виручки (готівки).
Для підприємств, ліміти каси яким установлюються згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), ліміт не більше розміру середньоденної видачі готівки (за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти).
Підприємства, у яких відповідний середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не більше 10 нмдг (170 грн.), можуть встановлювати ліміт каси в розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше 10 неоподаткованих мінімумів доходів громадян.
Що вважається понадлімітними коштами?
У разі невстановлення підприємством ліміту каси незалежно від причин ліміт такої каси вважається нульовим. У цьому разі вся готівка, що перебуває в його касі на кінець робочого дня і не здана підприємством відповідно до вимог Положення № 637 вважається понадлімітною.
У разі встановлення ліміту каси з перевищенням граничних розмірів, визначених пунктом 5.4 Положення №637, такий ліміт вважається встановленим на рівні зазначених граничних розмірів. У цьому разі сума зазначених перевищень уважається понадлімітною.
Які кошти не підпадають під визначення понадлімітних?
Готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо:
- вони були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку;
- були видані для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання їх до банку і одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби) наступного дня на потреби, які пов'язані з діяльністю підприємства;
- кошти надійшли до кас підприємств у вихідні та святкові дні та були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства або були видані для використання підприємством відповідно до законодавства наступного робочого дня на потреби, які пов'язані з діяльністю підприємства.
Випадки перегляду розміру ліміту каси
На підставі п. 5.11 Положення №637 установлений ліміт каси та строки здавання готівки можуть переглядатися у зв'язку із змінами законодавства України або за наявності відповідних факторів об'єктивного характеру (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).
При цьому нормативно-правові акти, розрахунки підприємства, що затверджені та підписані керівником, на підставі яких переглянуто ліміт каси, строки здавання готівки, додаються до відповідних наказів, договорів банківського рахунку підприємства.
Наведемо приклад заповнення розрахунку встановлення ліміту каси.
Приклад заповнення розрахунку встановлення ліміту каси
Додаток 8
до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні
Розрахунок
встановлення ліміту залишку готівки в касі
ТОВ «Мрія»
(найменування підприємства)
м. Київ
(місцезнаходження підприємства)
1. Касові обороти
|
№ |
Найменування показників |
Фактично за три будь-які місяці поспіль з останніх дванадцяти, що передують строку встановлення (перегляду) ліміту каси |
|
1 |
Готівкова виручка (надходження до кас, крім сум, що одержані з банків) |
358 000 |
|
2 |
Середньоденні надходження (рядок 1 розділити на кількість робочих днів підприємства за три місяці*) |
5593,75 |
|
3 |
Виплачено готівкою на різні потреби, а також на відрядження (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів) |
20000,00 |
|
4 |
Середньоденна видача готівки (рядок 3 розділити на кількість робочих днів підприємства за три місяці) |
312,50
|
|
Найменування показника |
Установлено підприємством |
|
1. Ліміт залишку готівки в касі |
5000,00** |
|
Найменування показника |
Визначається строк здавання готівкової виручки (готівки) та зазначаються реквізити договорів банківських рахунків |
|
2. Строки здавання готівкової виручки (готівки) |
Щодня, на підставі договору № 34 від 04.01.2015 р. |
|
Керівник підприємства Карпов |
Головний (старший) бухгалтер Колосова |
|
"20" грудня 2015 року. М. П. |
"20" грудня 2015 року.
|
*Умовно 64 робочих дні
** Може встановлюватися або в межах рядка 2, або в межах рядка 4
Правила оприбуткування та видачі готівки та порядок оформлення касових документів
Кожна операція з готівкою повинна бути документально оформлена (підтверджена) відповідними документами.
Надходження готівки до каси юросіб оформляється (оприбутковується) на підставі прибуткового касового ордеру, видача – на підставі видаткового касового ордеру (форми касових ордерів встановлені додатками 2 та 3 до Положення №637).
Дані з цих ордерів заносяться до касової книги, в якій зазначається залишок готівки в касі юрособи на початок дня, рух готівки за день і залишок на кінець дня. Дані касової книги повинні відповідати фактичній наявності грошей у касі. Виписані касові ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями (форма журналу – додаток 4 до Положення № 637).
Чи можна складати касові документи в електронному вигляді
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості мають заповнюватися бухгалтером чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою
ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну (п. 3.10 Положення № 637). Тобто, для цих касових документів наразі застосовується паперова форма.
А от касові книги можуть вестися й в електронній формі. Можливість ведення касової книги в електронному вигляді передбачена п. 4.4 Положення № 637.
Обмеження щодо сум готівкових розрахунків та наслідки їх порушення
Згідно із п. 2.3 Положення № 637, НБУ має право обмежувати суми, на які можна проводити готівкові розрахунки.
На сьогодні діють обмеження у розрахунках готівкою, встановлені постановою Правління НБУ від 06.06.2013 р. №210. Так, можна проводити готівкові розрахунки протягом дня протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами:
- для підприємств (підприємців) між собою протягом одного дня в розмірі 10 000 гривень;
- для фізичної особи з підприємством (підприємцем) протягом одного дня за товари (роботи, послуги) у розмірі 150 000 гривень.
Це обмеження не поширюються на:
1) розрахунки підприємств (підприємців) з бюджетами та державними цільовими фондами;
2) добровільні пожертвування та благодійну допомогу;
3) використання коштів, виданих на відрядження.
Порушення цього обмеження тягне за собою, в першу чергу, адміністративну відповідальність, передбачену ст. 163-15 КУпАП: накладення штрафу на фізичну особу - підприємця, посадових осіб юридичної особи від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (тобто, від 1700 грн. до 3400 грн.). А повторне порушення, вчинене особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за таке ж порушення, тягне за собою накладення штрафу від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (8500 – 17000 грн.).
Зверніть увагу на те, що на сьогодні податківці дотримуються позиції, що таку адміністративну відповідальність передбачено як до платника готівки, так і до особи, яка приймає готівку.
Зберігання касових документів
При проведенні готівкових розрахунків потрібно мати у наявності правильно оформлені касові документи. Відповідно до п. 1.2 Положення № 637 виправлення в касових документах забороняються. Якщо при заповненні цих документів бухгалтер припустився помилки, то слід оформити новий документ. У разі відсутності касових документів проведення готівкових розрахунків залишається непідтвердженим.
Норми Положення № 637 не передбачають дії щодо відновлення касових документів при їх втраті. Тобто, на практиці, звісно, таке відновлення робиться (без позначки «дублікат»), але якщо відсутність цих документів виявиться при перевірці, то податківці вважатимуть, що таких документів не складалося взагалі. А за таке порушення підприємство буде нести фінансову та адміністративну відповідальність.
Для самозайнятих осіб, які ведуть облік готівки у відповідних Книгах, теж передбачено обов’язок зберігання таких Книг. Як нагадують податківці (див. лист ДПСУ від 17.04.2012 р. N 11206/7/17-1217), відповідно до ст. 121 ПКУ незабезпечення платником податків зберігання первинних облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копії при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ,
- тягнуть за собою накладання штрафу в розмірі 510 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення,
- тягнуть за собою накладання штрафу в розмірі 1020 гривень.
Статтею 164-1 КУпАП, неведення обліку або неналежне ведення обліку та витрат суб’єктами господарювання, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку, тягне за собою попередження або накладання штрафу у розмірі від 3 до 8 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (51-136 грн.). При повторному порушенні особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те ж порушення, буде накладання штрафу у розмірі від 5 до 8 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85-136 грн.).
Отже, відповідальність за зберігання касових документів є. А скільки їх треба зберігати?
На підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 всі касові документи юрособи повинні зберігати протягом 3 років від дати складання (після чого можна починати думати про їх архівування, звісно, на підставі висновку експерту). Але такий строк зберігання застосовують тільки за умови завершення перевірки податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. За загальним правилом списані касові документи мають бути передані в архів.
Для самозайнятих осіб цей наказ не є обов’язковим і може застосовуватися ними за бажанням. Але строк зберігання Книг обліку доходів (та витрат) для них встановлено п. 44.3 ПКУ і становить не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.
Податкова перевірка касової дисципліни
Всі об’єкти на процедури перевірки касової дисципліни наведено в Методологічних рекомендацій щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб'єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), які затверджено наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. №210.
Для наявності наведемо ключові завдання податківців для перевірки
|
Об’єкти перевірки |
Процедура перевірки |
|
Дотримання порядку ведення касової книги і касових документів та порядку їх оформлення, аналіз інвентаризації каси |
|
|
Оприбуткування надходжень готівки до каси |
|
|
Дотримання встановленого ліміту залишку готівки в касі |
! Під час здійснення перевірок підприємств у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг звертається увага на обов'язковість забезпечення постійної наявності в касах підприємств, що перевіряються, розмінної монети. |
|
Одержання підприємством значних сум готівки |
|
|
Дотримання порядку витрачання готівки з виручки |
перевірка витрачання суб'єктом господарювання готівки з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці |
|
Дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання |
|
|
Дотримання граничних обмежень на здійснення готівкових розрахунків |
|
|
Інші порушення встановленого порядку ведення касових операцій |
порушення, які не ввійшли до інших процедур |
Відповідальність за недотримання касової дисципліни
Розглянемо фінансову та адміністративну відповідальність за застосування РРО та за порушення ведення касової дисципліни. Як відомо, фінансову відповідальність за порушення норм щодо обігу готівки встановлено Указом Президента України від 12.06.1995 р. №436/95. Але, із введенням в дію Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон про РРО), деякі штрафи, передбачені цим Указом, вже застаріли – зокрема, в частині відповідальності за оформлення касових документів про розрахунки між продавцем та покупцем. Оскільки в цьому Законі існує цілий розділ – V – який присвячено відповідальність за його порушення.
Адміністративна відповідальність застосовується на підставі відповідних статей КпАПУ.
|
Правопорушення |
Фінансова відповідальність |
Адміністративна відповідальність, штраф |
|||
|
Розмір штрафу |
підстава |
у разі вчинення правопорушення вперше |
у разі повторного вчинення протягом року одного і того ж правопорушення |
Підстава |
|
|
Перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах |
двократний розмір суми виявленої понадлімітної готівки за кожний день |
Ст. 1 Указу № 436/95;
|
від 8 до 15 нмдг (від 136 грн. до 255 грн.) |
від 10 до 20 нмдг (від 170 грн. до 340 грн.) |
|
|
Неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки |
п'ятикратний розмір неоприбуткованої суми |
Ст. 1 Указу № 436/95;
|
від 8 до 15 нмдг (від 136 грн. до 255 грн.) |
від 10 до 20 нмдг (від 170 грн. до 340 грн.) |
|
|
Витрачання готівки з виручки від реалізації та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин), за наявності податкової заборгованості |
розмір здійснених виплат |
Ст. 1 Указу № 436/95; |
від 8 до 15 нмдг (від 136 грн. до 255 грн.) |
від 10 до 20 нмдг (від 170 грн. до 340 грн.) |
|
|
•Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки • Видача готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів |
25 % виданих під звіт сум |
Ст. 1 Указу № 436/95; |
від 8 до 15 нмдг (від 136 грн. до 255 грн.) |
від 10 до 20 нмдг (від 170 грн. до 340 грн.) |
|
|
Несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів |
– |
– |
від 8 до 15 нмдг (від 136 грн. до 255 грн.) |
від 10 до 20 нмдг (від 170 грн. до 340 грн.) |
|
|
Здавання виручки торговельними підприємствами всіх форм власності, що здійснюють реалізацію товарів за готівку, з порушенням термінів, установлених правилами розрахунків і ведення касових операцій |
– |
– |
від 17 до 88 нмдг (від 289 грн. до 1796 грн.) на осіб, відповідальних за здавання виторгу |
від 43 до 175 нмдг (від 731 грн. до 2975 грн.) на осіб, відповідальних за здавання виторгу |
|
До вашої уваги наведемо вирішення щодо найпоширеніших проблемних ситуацій, які виникають при веденні каси:
- Прямого обов'язку переглядати ліміт каси підприємствам не встановлено
- Підприємство виписує та реєструє видатковий касовий ордер в останній день строку виплати зарплати
- Особливості проведення перевірки каси підприємства на загальній системі оподаткування
- Закордонне відрядження: як відзвітувати та коли і як здавати валюту
- Підприємства мають право здійснювати розрахунки готівкою з фізособою в межах 150 тис грн протягом дня
- Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, встановлені керівником
---------------------(1)---------------------
---------------------(2)------------------------
Див. з цього приводу роз’яснення податківців . Час від часу при розгляді судових позивів «вспливає» і інший аргумент – «нет определенного документа, который бы предоставил Указу Президента статус законодательного акта, имеющего право определять и устанавливать такие административно-хозяйственные санкции» - див. https://news.dtkt.ua/state/cash-handling/26985
----------------------------------------------------