Актуалізація ВОД працівників у «Дії» після 13 серпня 2026 р.: покроковий алгоритм дій і відповіді на запитання

Що змінилося з 13 серпня у військовому обліку на підприємствах?

Як ми вже повідомляли, з 13 серпня 2026 року роботодавці можуть звіряти й оновлювати дані військового обліку своїх працівників онлайн через Портал Дія. 

Реалізація цієї новації відбулася шляхом запуску на Порталі Дія трьох нових електронних сервісів: 

• Отримання відомостей персонального обліку з Реєстру військовозобов’язаних. Докладно про цей розділ читайте тут.
• Фіксація відомостей персонального обліку. Цей новий розділ ми розглянули у цій статті. 
• Актуалізація відомостей персонального обліку працівників. Саме про цей розділ читайте нижче.

Тож сподіваємося, що часи, коли кадровику або бухгалтеру доводилося стояти в чергах до ТЦК із паперовими теками та роздрукованими списками, поступово відходять у минуле. На зміну паперовій формі прийшла пряма інформаційна взаємодія між Порталом Дія та Єдиним державним реєстром призовників, військовозобов’язаних та резервістів (Реєстром «Оберіг»).

Важливо!

Електронне звіряння та навіть актуалізація ВОД працівників на Порталі Дія не встановлюють нових правил ведення військового обліку та не скасовують старих. Ці зміни – лише про обмін інформацією між роботодавцями та Реєстром. 

Підприємство як і раніше має перевіряти військово-облікові документи, тримати в порядку списки персонального обліку, стежити за змінами, подавати повідомлення й організовувати звіряння. Змінюється лише спосіб взаємодії з Реєстром, він став зручнішим, швидшим, але водночас і вимогливішим до точності.

Саме тому зараз варто зупинитися й уважно подивитися на стан військового обліку на вашому підприємстві. 

Вам треба встановити, хто саме буде уповноважений діяти від імені підприємства на Порталі Дія. За замовчуванням це керівник підприємства, але, можливо, він бажатиме призначити іншу людину – працівника такого підприємства або сторонню особу. Це треба оформити офіційно. Але перед цим треба переконатися, чи має ця людина чинний електронний підпис.  

Далі треба буде уважно перевірити самі ВОД. Чи збігаються дані в кадрових документах із тим, що вже знаходяться  у ПФУ, у «Дії» та в «Оберезі»? Чи готові внутрішні Списки військового обліку до електронної звірки? Якщо відповіді на ці питання розходяться, проблеми з’являться не при звірянні. Вони можуть стати на заваді й подальшому бронюванню працівників — тому самому механізму, який для багатьох підприємств є питанням виживання.

Які правила актуалізації ВОД по-новому?

Отримавши ці дані з Реєстру, роботодавець звіряє їх із даними власного ВО. Якщо дані не збігаються, роботодавець має перевірити достовірність та актуальність даних власного ВО. І тільки коли він переконається, що в нього ВОД вірні та актуальні, роботодавець може розпочати процедуру актуалізації даних у Реєстрі. 

Місце онлайн актуалізації: відповідний розділ на Порталі Дія - Актуалізація відомостей персонального обліку працівників.

Опис послуги: тут роботодавець може ініціювати актуалізацію відомостей персонального обліку: додати працівника, відредагувати доступні персональні відомості або видалити відомості про працевлаштування. Військово-облікові дані, джерелом яких є ТЦК та СП, роботодавець не змінює.

Орієнтовна тривалість заповнення заявки: 10 хвилин.

Термін опрацювання заявки: автоматично або до 3 робочих днів, якщо потрібне опрацювання ТЦК.

Вартість: безоплатно.

Який покроковий алгоритм актуалізації відомостей персонального обліку працівників?

1. Натисніть «Подати заяву» та авторизуйтеся за допомогою електронного підпису юридичної особи.
2. Перевірте відомості про юридичну особу або відокремлений підрозділ та свої повноваження.
3. Оберіть дію: додати працівника, відредагувати відомості або видалити відомості про працевлаштування.
4. Внесіть або перевірте потрібні відомості про працівника. Для додавання чи видалення можуть знадобитися РНОКПП або паспортні дані.
5. Якщо ви уповноважена особа, зазначте керівника або підписанта для другого підпису.
6. Перевірте сформовану PDF-заяву та підпишіть її електронним підписом.
7. Стежте за статусом у кабінеті громадянина. Результат надійде також на електронну пошту.

Важливо!  

Просто подати дані на актуалізацію замало, треба перевіряти результат. Після успішного опрацювання поданої заяви, дані працівника будуть доповнені,  доступні відомості буде оновлено або відомості про працевлаштування буде видалено в Реєстрі.

Щоб переконатися в цьому, для перевірки актуального результату сформуйте відомості повторно. 

Запитання про актуалізацію відомостей та відповіді від Порталу Дія

Які зміни можна подати?

Можна: 

• додати працівника (у разі, якщо він не числиться як працівник підприємства),
• відредагувати доступні персональні відомості 
• або ініціювати видалення відомостей про працевлаштування після звільнення.

Які дані роботодавець не може змінювати?

Роботодавець не змінює військово-облікові показники, джерелом яких є ТЦК та СП, зокрема категорію обліку, придатність або інші  подібні дані.

Чому не вдається подати актуалізацію?

Можливі причини: 

• невалідний статус юридичної особи (це означає, що державні реєстри не можуть підтвердити чинний активний статус підприємства за кодом ЄДРПОУ), 
• електронний підпис без ЄДРПОУ, 
• відсутність повноважень у особи, яка подає заяву про актуалізацію, 
• відсутність працівника в Реєстрі або непідтверджені трудові відносини в ПФУ.

Чому статус заяви «в обробці»?

Ви подали заяву і розраховували, що вона буде швидко (автоматично) врахована, а ВОД працівника зміняться. Однак, на Порталі Дія  у заяви з’явився статус «в обробці», який протягом доби не змінився.

Це означає, що подані дані вимагають опрацювання ТЦК. Для таких випадків строк опрацювання може становити до 3 робочих днів.

Чому в редагуванні відмовлено?

Причиною можуть бути некоректні або неповні дані, їх непідтвердження іншими державними реєстрами або спроба змінити відомості, недоступні роботодавцю.

Чому система повідомляє, що вже є активна заява?

Щодо працівника вже є заява, яку ще не опрацьовано. Нову зміну можна подати після завершення попередньої.

Коли оновлені дані з’являться у відомостях?

Після завершення опрацювання в Реєстрі «Оберіг». Щоб побачити актуальні дані, повторно сформуйте відомості персонального обліку.

Що робити, якщо працівника звільнено?

Спочатку передайте відомості про звільнення до ПФУ та дочекайтеся їх відображення. Якщо працівник і далі відображається у Реєстрі як ваш працівник (тобто, інформація про звільнення чомусь не потрапила до Реєстру) подайте заяву на актуалізацію.

Від редакції: «Дія» не уточнює, скільки треба чекати. Однак враховуючи те, що обмін інформації між ПФУ та Міноборони наразі здійснюється в електронній формі, ці зміни мають відобразитись в Реєстрі досить швидко. Тому, на нашу думку, почекати кілька днів буде цілком достатньо.