- Отримання відомостей персонального обліку з Реєстру
- Якщо в отриманих відомостях є розбіжності з даними роботодавця
- Актуалізація відомостей персонального обліку працівників
- Алгоритм звіряння за допомогою Порталу Дія
- Чи треба подавати Повідомлення про зміну облікових даних в разі їх актуалізації на Порталі Дія?
- Роз’яснення Міноборони: третій варіант подання Повідомлення
- Висновки
Після змін до Порядку №1487, які діють з 27 червня 2026 року, роботодавці отримали можливість проводити звіряння даних персонального військового обліку та передавати окремі відомості до Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів через Портал Дія. Але спочатку така можливість існувала лише в теорії. Практична її реалізація очікувалась до 1 вересня, і ось, в середині серпня роботодавці вже можуть скористатися трьома новими електронними сервісами.
Нормативна база для цього з’явилася після набрання чинності постановою КМУ від 10.06.2026 №812. Нею, зокрема, змінено п. 34 Порядку №1487 та доповнено Порядок новим додатком 28¹ — Правилами звіряння даних списків персонального військового обліку з даними Реєстру та повідомлення про їх зміну.
На момент набрання чинності цими змінами технічний функціонал «Дії» був реалізований лише частково. Про це ми писали у статті «Звіряння Списків військового обліку через “Портал Дія” з 27 червня 2026 р.: аналіз змін до Порядку №1487».
Тепер ситуація змінилася.
Увага!
Для роботодавців на Порталі Дія доступні три окремі сервіси:
- «Отримання відомостей персонального обліку з Реєстру військовозобов’язаних»;
- «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників»;
- «Фіксація відомостей персонального обліку».
Таким чином, Портал Дія вже дає змогу пройти алгоритм, передбачений додатком 28¹ до Порядку №1487:
отримати дані з Реєстру → перевірити їх → усунути розбіжності → дочекатися опрацювання змін → повторно перевірити відомості → зафіксувати результат звіряння.
Розглянемо кожен із сервісів окремо.
Отримання відомостей персонального обліку з Реєстру
Він розташований за посиланням «Отримання відомостей персонального обліку з Реєстру військовозобов’язаних».
Юридична особа або її відокремлений підрозділ можуть отримати з Реєстру відомості про своїх працівників, щоб перевірити актуальність даних та підготуватися до щорічного звіряння військового обліку.
Портал Дія зазначає строк формування результату — до однієї доби. Подавати запит можна без обмеження частоти.
Заяву може подати керівник, підписант (працівник юрособи, якого керівник уповноважив подавати такі заяви) або інша уповноважена особа юридичної особи чи її відокремленого підрозділу. Тобто, для того, щоб скористатися цим сервісом, потрібен електронний підпис та відповідні повноваження.
Після опрацювання заяви, той, хто її подав, отримує файл із переліком працівників та відомостями їх персонального обліку.
Важливо!
Практичне значення цього сервісу полягає в тому, що роботодавець може побачити дані, які фактично містяться в Реєстрі, та зіставити їх зі своїми Списками персонального військового обліку.
При цьому саме отримання відомостей із Реєстру не завершує звіряння та не замінює повідомлення про кадрові чи інші облікові зміни.
Якщо в отриманих відомостях є розбіжності з даними роботодавця
Можливі, зокрема, такі ситуації:
- працівник є у Списках юрособи, але його немає у відомостях із Реєстру;
- у Реєстрі продовжує відображатися як працівник особа, яка вже звільнена;
- трудові відносини ще не підтверджені за даними ПФУ;
- після кадрових змін інформація в Реєстрі ще не оновилася.
Портал Дія попереджає, що після кадрових змін отримані відомості певний час можуть бути неактуальними або перебувати на опрацюванні.
Однак цей час повинен бути досить коротким. Якщо дані про зміни вже були подані, минуло кілька днів, а інформація в Реєстрі так і не оновилася - у такій ситуації роботодавцю пропонують скористатися сервісом актуалізації.
Актуалізація відомостей персонального обліку працівників
Другий сервіс — «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників».
Саме він дозволяє внести зміни до Реєстру у разі, якщо роботодавець виявив розбіжності щодо військово-облікових даних працівника і впевнений, що наявні в нього дані є актуальними і вірними.
Увага!
За допомогою актуалізації на Порталі Дія можна:
- додати працівника до Реєстру;
- відредагувати дані працівника;
- видалити відомості про працевлаштування (якщо в Реєстрі працівник все ще зазначений як працівник юрособи після звільнення).
Водночас роботодавець не може змінювати через цей сервіс військово-облікові відомості, джерелом яких є ТЦК та СП, зокрема категорію військового обліку, придатність до служби тощо.
Як подати актуалізацію
Роботодавець (його керівник, уповноважений працівник або інша уповноважена особа) авторизується за допомогою електронного підпису, перевіряє відомості про юридичну особу та обирає потрібну операцію: додавання, редагування або видалення.
Для додавання чи видалення можуть знадобитися РНОКПП або паспортні дані працівника.
Після внесення відомостей формується PDF-заява, яку необхідно підписати електронним підписом.
Довідково
Відповідно до п. 5 додатка 28¹, якщо кількість призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють або вже звільнені, не відповідає інформації Реєстру, через Портал Дія формується повідомлення про внесення змін — про додавання або видалення інформації.
За п. 6 додатка 28¹ щодо відповідної особи передаються:
- ПІБ;
- РНОКПП або паспортні дані;
- дата народження.
Після цього Реєстр автоматично перевіряє та уточнює відомості шляхом електронної взаємодії з іншими державними інформаційними ресурсами.
Окремий механізм встановлено п. 7 додатка 28¹. Протягом 72 годин із моменту надсилання повідомлення інформація про місце роботи оновлюється автоматично, якщо підтверджуються:
- перебування особи на військовому обліку;
- наявність трудових відносин — при додаванні працівника;
- припинення трудових відносин — при його видаленні.
Факт трудових відносин або їх припинення підтверджується, зокрема, відомостями ПФУ, отриманими в порядку електронної інформаційної взаємодії.
Увага!
На сторінці сервісу «Дія» також рекомендує після звільнення спочатку передати відповідні відомості до ПФУ та дочекатися їх відображення. Якщо після цього звільнений працівник продовжує відображатися у відомостях із Реєстру, можна подати заяву на актуалізацію.
За п. 8 додатка 28¹ через Портал Дія можна передавати зміни облікових даних щодо працевлаштованих осіб.
Повідомлення містить:
- ПІБ;
- дату народження;
- РНОКПП або передбачені Правилами паспортні дані;
- адресу фактичного місця проживання — за наявності змін;
- адресу задекларованого або зареєстрованого місця проживання — за наявності змін;
- реквізити наказу про призначення на посаду — за наявності змін.
Важливо!
Згадування паспортних даних у п. 8 ще не означає, що через сервіс роботодавець може змінювати будь-які реквізити паспорта. Серія та номер паспорта у цій нормі наведені як альтернатива РНОКПП для визначеної категорії осіб, і потрібні вони лише для ідентифікації працівника.
Актуалізація відбувається протягом трьох робочих днів (п. 9 додатка 28¹). Тобто, протягом 72 годин Реєстр перевіряє зміни шляхом взаємодії з іншими державними інформаційними ресурсами та з ТЦК.
Якщо інформацію неможливо підтвердити автоматично або зміна потребує додаткової перевірки, відомості протягом трьох робочих днів опрацьовує оператор відповідного ТЦК та СП. Після цього до Порталу Дія надходить повідомлення про підтвердження або відхилення внесених змін із зазначенням причини.
Увага!
Статусу «відправлено» щодо повідомлення (заяви) про внесення змін - недостатньо. Роботодавцю потрібно перевірити результат його опрацювання.
Фіксація відомостей персонального обліку
Третій сервіс — «Фіксація відомостей персонального обліку».
Портал Дія визначає фіксацію як завершальний етап щорічного звіряння після отримання та, за потреби, актуалізації відомостей.
Перед підписанням роботодавець бачить актуальний перелік працівників та статуси раніше поданих заяв на:
- додавання;
- редагування;
- видалення.
Якщо відомості не відповідають дійсності, спочатку потрібно провести актуалізацію. Якщо заява на актуалізацію ще перебуває в роботі, провести фіксацію неможливо. Спочатку потрібно дочекатися завершення її опрацювання.
Тільки після того, як відомості перевірені і відповідають даним військово-облікових та кадрових документів, роботодавець підтверджує відомості, перевіряє сформований PDF-документ та підписує заяву електронним підписом.
Довідково
За п. 10–11 додатка 28¹ роботодавець отримує актуальні відомості, а Реєстр за результатами електронної інформаційної взаємодії формує контрольний список працівників.
Відповідно до п. 12 додатка 28¹ роботодавець підтверджує відомості про працівників, достовірність переданих змін та інформацію, необхідну для проведення звіряння.
За п. 13 додатка 28¹ сформоване та підписане повідомлення блокується для редагування, що підтверджує проходження звіряння.
А п. 16 додатка 28¹ прямо визначає, що фіксація проводиться після перевірки та підтвердження актуальності даних і означає завершення відповідного циклу звіряння.
Алгоритм звіряння за допомогою Порталу Дія
Для роботодавця послідовність дій виглядає так:
Крок 1. Отримати через Дію відомості персонального обліку з Реєстру.
Крок 2. Зіставити їх зі Списками персонального військового обліку підприємства.
Крок 3. Перевірити склад працівників і доступні роботодавцю відомості.
Крок 4. Якщо виявлено розбіжності — подати заяву через сервіс «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників».
Крок 5. Дочекатися результату опрацювання всіх поданих заяв.
Крок 6. За потреби повторно отримати відомості з Реєстру. Дія рекомендує зробити це після актуалізації, щоб перевірити вже оновлені дані.
Крок 7. Якщо відомості актуальні та незавершених заяв немає — провести «Фіксацію відомостей персонального обліку».
Чи треба подавати Повідомлення про зміну облікових даних в разі їх актуалізації на Порталі Дія?
Для відповіді потрібно розмежувати дві ситуації:
- прийняття на роботу та звільнення — повідомлення у семиденний строк;
- зміна ПІБ, паспортних даних, адреси, місця роботи чи посади — повідомлення щомісяця до 5 числа.
Правове регулювання цих процедур відрізняється.
Прийняття та звільнення працівника: актуалізація через «Дію» замінює паперове Повідомлення до ТЦК
Відповідно до абз. 5 п. 34 Порядку №1487 роботодавець подає повідомлення про зміну облікових даних у разі:
- прийняття на роботу;
- звільнення;
- зарахування на навчання;
Строк подання — сім днів із дня видання відповідного наказу.
Однак, з 27 червня, після змін, внесених постановою №812, абз. 5 п. 34 також дозволяє за наявності технічної можливості подавати такі повідомлення засобами Порталу Дія.
Крім того, ця норма прямо встановлює: повідомлення, подане через Портал Дія або кабінет персонального обліку, додатково в паперовій формі не подається.
Таблиця 1. Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) при прийнятті та звільненні працівника
| Ситуація | Що робить роботодавець | Чи потрібен паперовий додаток 4 | Підстава |
| Працівника прийнято, а повідомлення про додавання належним чином подано через «Дію» | Подати повідомлення протягом 7 днів від дати наказу та перевірити результат його опрацювання | Ні | абз. 5 п. 34; п. 5–7 додатка 28¹ Порядку №1487 |
| Працівника звільнено, а повідомлення про видалення належним чином подано через «Дію» |
Нагадаємо, що у статті «Е-кабінет персонального військового обліку – 2026 ще не працює» ми звертали увагу, що після появи відповідного функціоналу повідомлення про кадрові зміни можна буде передавати через «Дію» без паперового дублювання. Тепер такий функціонал фактично запрацював.
Зміна облікових даних працівників після працевлаштування – актуалізація через «Дію» подання Повідомлення не замінить
Йдеться про зміни:
- ПІБ;
- реквізитів паспорта громадянина України;
- адреси задекларованого або зареєстрованого місця проживання;
- адреси фактичного місця проживання;
- посади.
За абз. 14 п. 34 Порядку №1487 такі зміни вносять до Списків протягом п’яти днів із дня подання відповідних документів, а повідомлення про них надсилають щомісяця до 5 числа.
Абзац 14 п. 34 Порядку №1487 визначає, що відповідне повідомлення подається через кабінет персонального обліку, а за відсутності технічної можливості — у паперовій формі. Саме на цю норму ми звертали увагу у статті «Е-кабінет персонального військового обліку – 2026 ще не працює».
Увага!
Повідомляти ТЦК про зміни в облікових даних зараз дозволено як в паперовій, так і в електронній формі. Тобто, в цьому обмежень немає і дублювати інформацію не потрібно.
Але як шлях повідомлення в електронній формі Порядок №1487 зазначає кабінет персонального обліку, тоді як Портал Дія - ні.
Цією ж нормою ми керувалися у статті «Зміна прізвища військовозобов’язаною працівницею: покрокова інструкція для бухгалтера та зразки документів» від 6 серпня 2026 року: після зміни прізвища роботодавець вносить відповідні зміни до Списків і повідомляє про них до 5 числа через кабінет персонального обліку, а за відсутності технічної можливості — у паперовій формі.
Водночас додаток 28¹ до Порядку №1487 уже дозволяє передавати частину таких змін через Дію.
Пункт 8 додатка 28¹ передбачає актуалізацію облікових даних працівника через Портал Дія. Актуалізувати (тобто, повідомити про зміну облікових даних) можна щодо:
- ПІБ;
- адресу фактичного місця проживання;
- адресу задекларованого або зареєстрованого місця проживання;
- наказу про призначення на посаду.
Ці зміни перевіряються Реєстром, а за потреби — оператором ТЦК та СП. Після опрацювання роботодавцю на Порталі Дія надходить інформація про підтвердження або відхилення внесених змін.
Важливо!
За допомогою Порталу Дія роботодавець вже може передавати частину відомостей, про які абз. 14 п. 34 Порядку №1487 вимагає повідомляти до 5 числа наступного місяця. Саме через це і виникає нормативна неузгодженість.
То треба після цього подавати Повідомлення на папері чи ні?
Для прийняття та звільнення така пряма норма є в абз. 5 п. 34 Порядку №1487 (на папері можна не подавати). Для інших змін облікових даних — немає. Тому поки що краще таке Повідомлення подавати, навіть після актуалізації даних через Портал Дія, коли ви впевнені, що в ТЦК вже вся актуальна інформація є.
До речі, хоч Порядок №1487 і говорить про звіряння з Реєстром як про процедуру, яка має замінити звіряння Списків з ТЦК, не всі ТЦК до цього готові і із цим погоджуються. І затверджений на 2026 рік Графік звіряння ніхто не скасував. Тому хоч три сервіси на Порталі Дія вже є і вони працюють, краще зв'язатися із ТЦК за місцем знаходження вашого підприємства (і ТЦК за місцем обліку працівників, якщо вони зареєстровані поза адресою вашого підприємства) та з'ясувати, як проходити звіряння в 2026 році.
Звісно, що після звіряння з Реєстром та актуалізації даних ви пройдете таке звіряння без проблем, можливо і що ТЦК "зарахує" вам проходження звіряння і проставить відповідну помітку на Списках "автоматом", та краще це питання вирішити одразу, щоб потім не оскаржувати штрафи.
Роз’яснення Міноборони: третій варіант подання Повідомлення
Після запуску сервісу 13 серпня 2026 року Міноборони опублікувало роз’яснення «Військовий облік без паперів: роботодавці тепер можуть передавати дані через портал Дія».
Але, зверніть увагу, яких даних це роз’яснення стосується!
У ньому Міноборони прямо згадує інформацію про:
- прийняття на роботу або звільнення;
- зміну прізвища;
- зміну місця проживання.
Щодо першого пункту тут питань немає – це інформація, як подається протягом 7 днів після виникнення, і, як ми зазначили вище, її можна передати в електронному вигляді без паперового дублювання. Це визначає пряма норма Порядку №1487.
Але в пунктах 2-3 Міноборони говорить про інформацію, яка подається до 5 числа наступного місяця. Щодо цього виду повідомлення у автора є сумніви. Однак, Міноборони, всупереч відсутності прямої норми в Порядку №1487, каже – дублювати (тобто, подавати Повідомлення на папері) не потрібно.
Користуватися цим роз’ясненням чи виконувати вимоги Порядку №1487, кожен з роботодавців вирішує для себе самостійно. Спокуса велика, однак, краще б, все ж таки, внесли відповідну зміну до Порядку.
До того ж (і тому ми кажемо про третій варіант) – залишається частина змін даних, про які Міноборони у своєму роз’ясненні не згадує. Зокрема, дані про реквізити паспорту громадянина України або про посаду працівника. Тож, навіть із урахуванням цього роз’яснення залишається інформація, про яку треба подати паперове Повідомлення. Тож, щоб не заплутатись і нічого не пропустити, радимо наразі паперові Повідомлення подавати, як і раніше.
Звісно, рано чи пізно, Порядок №1487 вдосконалять і усі дані можна буде подавати тільки в електронному вигляді. Паперова форма залишиться лише для форс-мажорних випадків, коли електронна передача даних буде для роботодавця неможлива. Але у перші місяці, поки ситуація остаточно не з’ясується, радимо перестраховуватись. Або ж звернутися до Міноборони із власним запитом і отримати власну відповідь, щодо всіх видів даних.
Таблиця 2. Щомісячне Повідомлення про зміни облікових даних: норми Порядку №1487 та позиція Міноборони
| Зміна | Що встановлює абз. 14 п. 34 Порядку №1487 | Що передбачає додаток 28¹ Порядку №1487 | Позиція Міноборони | Висновок |
| Прізвище | Повідомлення ТЦК до 5 числа через кабінет персонального обліку; за відсутності технічної можливості — у паперовій формі | П. 8 передбачає передання ПІБ через Портал Дія | Прямо зазначено, що зміну прізвища можна передати через Дію без паперового дублювання | За позицією Міноборони паперове дублювання не потрібне. Водночас абз. 14 п. 34 прямо Дію не називає |
| Задеклароване/зареєстроване місце проживання | Повідомлення до 5 числа | П. 8 прямо передбачає передання цієї зміни | Міноборони називає зміну місця проживання | Є та сама неузгодженість між текстом Порядку та роз’ясненням Міноборони |
| Фактичне місце проживання | Повідомлення до 5 числа | П. 8 прямо передбачає передання цієї зміни | Міноборони загалом говорить про зміну місця проживання | Є підстави орієнтуватися на електронне подання без паперового дубля, але нормативне уточнення залишається бажаним |
| Реквізити паспорта | Прямо належать до відомостей, про зміну яких повідомляють до 5 числа | У п. 8 паспортні дані зазначені поряд із РНОКПП як ідентифікаційні дані для визначеної категорії осіб | У роз’ясненні Міноборони від 13.08.2026 окремо не згадані | Вважати, що Дія однозначно замінює додаток 4 щодо будь-якої зміни паспортних даних, поки ризиковано |
| Посада | Повідомлення до 5 числа | П. 8 передбачає реквізити наказу про призначення на посаду | У роз’ясненні Міноборони окремо не згадана | Прямого офіційного підтвердження про неподання додатка 4 немає |
Чому з паспортними даними потрібно бути обережними?
В абз. 14 п. 34 Порядку №1487 реквізити паспорта громадянина України прямо належать до відомостей, про зміну яких роботодавець повідомляє до 5 числа.
Водночас у п. 8 додатка 28¹ серія та номер паспорта зазначені як альтернатива РНОКПП для фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовилися від отримання РНОКПП та мають відповідну відмітку в паспорті.
Тому з тексту п. 8 не випливає, що роботодавець може через Дію передати будь-яку зміну реквізитів паспорта.
На сторінці сервісу використовується формулювання «відредагувати доступні персональні відомості», однак вичерпного переліку реквізитів паспорта, які можна змінювати, не наведено.
Міноборони у роз’ясненні від 13 серпня паспортні дані також окремо не згадує.
Отже, щодо змін паспортних даних поки не варто автоматично застосовувати той самий висновок, що й щодо зміни прізвища або місця проживання - краще продублювати, подавши Повідомлення і на папері.
Висновки
- На Порталі Дія для роботодавців фактично запрацював повний цикл електронного звіряння персонального військового обліку: отримання відомостей → актуалізація → фіксація.
- Отримання відомостей із Реєстру призначене для перевірки даних. Саме по собі воно не є повідомленням про кадрову зміну та не завершує щорічне звіряння.
- Сервіс актуалізації дає змогу додавати працівників, видаляти відомості про працевлаштування та змінювати доступні роботодавцю персональні дані.
- Фіксація проводиться після перевірки даних та завершення всіх актуалізацій. Вона підтверджує завершення відповідного циклу звіряння.
- При прийнятті та звільненні Порядок №1487 дає пряму відповідь: якщо повідомлення належним чином подано через Портал Дія відповідно до додатка 28¹, паперовий додаток 4 додатково не подається.
- Щодо змін, про які повідомляють до 5 числа, залишається неузгодженість. Абзац 14 п. 34 Порядку №1487 називає кабінет персонального обліку, а за відсутності технічної можливості — паперову форму. Портал Дія як альтернатива в цьому абзаці прямо не зазначений.
- Водночас Міноборони повідомило, що відомості про зміну прізвища та місця проживання можна передавати через Портал Дія і після електронного подання не потрібно дублювати їх на папері.
- Тому щодо зміни прізвища та місця проживання вже є офіційна позиція Міноборони на користь електронного подання без паперового дублювання. Для повної правової визначеності формулювання абз. 14 п. 34 Порядку №1487 доцільно було б привести у відповідність до фактичного функціоналу Дії.
- Щодо реквізитів паспорта, посади та інших змін, які прямо не названі у роз’ясненні Міноборони від 13.08.2026, доцільно застосовувати обережніший підхід і не вважати, що будь-яка актуалізація через Дію скасовує обов’язок подавати паперове Повідомлення про зміни облікових даних.
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до повного тексту цієї статті без реклами можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
