Первинним документом для списання фактично витрачених пально-мастильних матеріалів є подорожній лист.
Форму подорожнього листа для легкових автомобілів визначено Наказом Держкомстату України від 17.02.98 р. №74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування».
Форму подорожнього листа для вантажних автомобілів затверджено спільним Наказом Мінтранспорту України, Мінстату України від 29.12.95 р. №488/346 «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля».
Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті затверджено наказом Мінтранспорту України від 10.02.98 р. №43 «Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті».
Отже, списання пально-мастильних матеріалів здійснюється виходячи з даних про пробіг автомобіля, визначених на підставі подорожнього листа, та норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті.
Для нових моделей (модифікацій) автомобілів та автомобілів оригінальної конструкції, що не увійшли до наказу №43, обладнання, що встановлюється на колісних транспортних засобах, технологічних машин і механізмів, автомобілів при виконанні спеціальної роботи або здійсненні перевезень у специфічних умовах експлуатації, виконанні технологічних операцій встановлюються тимчасові та тимчасові індивідуальні, базові, базові лінійні та диференційовані норми витрат палива з уточненням, за необхідності, коефіцієнтів їх коригування, які розробляються головним інститутом Мінінфраструктури України, ДП «ДержавтотрансНДІпроект» за заявками заводів-виробників чи підприємств — власників автомобілів на договірних засадах (пп. 2.1.5 ст. 2 наказу №43).
Матеріали «гарячої лінії» за участю заступника директора Департаменту — начальника Управління адміністрування податку на прибуток та податкових платежів Департаменту оподаткування юридичних осіб ДПС України Н. Хоцянівської
