- Удосконалений електронний підпис та печатка: нові правила для юросіб
- Електронні копії з електронних та паперових документів: порядок завершення створення
- Уточнено правила конвертування електронних документів
- Реєстрація та підписання електронних документів: синхронізація дій
- XML-документи: порядок зберігання та використання
- Термінологія у сфері електронних комунікацій
- Висновки
Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 №677/5 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві» оновлено підходи до використання електронних підписів і печаток у діяльності юридичних осіб, а також деякі інші питання, пов’язані із застосуванням електронного документообігу.
Ми про це повідомляли у цій статті, а зараз розглянемо зміни докладніше.
Наказ №677/5 набере чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування (станом на 24 березня не опублікований; про цю дату ми повідомимо пізніше).
Удосконалений електронний підпис та печатка: нові правила для юросіб
Найбільших змін відповідно до Наказу №677/5 зазнав Порядок роботи з електронними документами у діловодстві, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5 (далі – Порядок №1886/5). Відтепер у Порядку №1886/5 поряд із кваліфікованим електронним підписом прямо передбачено удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Аналогічно – щодо електронної печатки для юросіб, які у своїй діяльності використовують кваліфіковану електронну печатку або удосконалену електронну печатку, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки (за наявності печатки юрособи).
Нагадаємо, що згідно з підпунктом 59 пункту 1 статті 1 Закону України від 05.10. 2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, – це удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.
Вимоги до удосконаленого електронного підпису чи печатки
Удосконалений електронний підпис чи печатка відповідно до п. 1 ст. 17-1 Закону №2155-VIII повинні відповідати таким вимогам:
- бути однозначно пов’язаним (пов’язаною) з підписувачем або створювачем електронної печатки;
- надавати можливість ідентифікувати підписувача або створювача електронної печатки;
- створюватися з використанням особистого ключа, який підписувач або створювач електронної печатки може з високим рівнем достовірності використовувати під власним одноосібним контролем;
- бути пов’язаним (пов’язаною) з електронними даними, на які накладено удосконалений електронний підпис чи печатку, таким чином, щоб будь-яка наступна зміна таких даних могла бути виявлена.
Для юросіб це означає розширення варіантів підписання службових, зокрема первинних, бухгалтерських документів.
Електронні копії з електронних та паперових документів: порядок завершення створення
Наказом №677/5 чітко визначено момент завершення створення електронних копій як електронних документів, так і копій, виготовлених із паперових документів.
Зокрема, встановлено, що:
- електронна копія вважається завершеною після накладання кваліфікованої електронної печатки юрособи або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті;
- якщо юрособа не використовує печатку, для засвідчення електронної копії достатньо накласти кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Це дозволяє бухгалтерській службі та фахівцям із документообігу правильно завершувати процедуру створення електронних копій та забезпечувати їх юридичну силу.
Уточнено правила конвертування електронних документів
Наказом №677/5 уточнено порядок конвертування електронних документів.
Зокрема, передбачено, що:
- для конвертації передається сам файл електронного документа відповідного формату (текстовий, фото-, аудіо- чи відеофайл) без підписів та печаток;
- якщо файл містить підпис у складі контенту, його необхідно попередньо декодувати;
- підпис зберігається окремо як реквізит документа, а не як частина файлу.
Ці зміни дозволяють забезпечити коректне та безпечне перетворення електронних документів при збереженні юридичної сили підписів.
Реєстрація та підписання електронних документів: синхронізація дій
Наказом №677/5 визначено, що:
- реєстрація електронного документа організаційно або технологічно об’єднана з його підписанням/печаткою;
- спочатку в документі фіксуються дата та реєстраційний індекс, а потім накладається підпис;
- під час підписання система автоматизації запобігає реєстрації інших електронних документів юрособи, що створюються одночасно.
Таким чином, реєстрація та підписання електронного документа формують єдиний, контрольований процес, що гарантує цілісність і достовірність документів.
XML-документи: порядок зберігання та використання
Наказом №677/5 врегульовано роботу з XML-документами. Зокрема, вхідні XML-файли з підписами зберігаються у первинному вигляді разом з електронним підписом і можуть інтегруватися до інших документів без втрати цілісності.
Це особливо важливо для обміну даними між різними системами електронного документообігу при взаємодії з контрагентами.
Термінологія у сфері електронних комунікацій
З метою приведення термінології у відповідність до законодавства у сфері електронних комунікацій Наказом № 677/5 внесено зміни не лише до Порядку № 1886/5, а й до інших нормативних актів, зокрема – Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5) та Правил роботи архівних установ України (наказ Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5).
Найголовніші уточнення термінології:
- слово «телекомунікації» замінено на «електронні комунікації»;
- слово «інформаційно-телекомунікаційні» замінено на «інформаційно-комунікаційні».
Такі уточнення допомагають уніфікувати терміни в нормативно-правових актах та уникати непорозумінь у роботі з електронними документами.
Висновки
- Наказ Мін’юсту №677/5 суттєво оновлює підходи до організації роботи з електронними документами та документообігом у юридичних осіб.
- Удосконалений електронний підпис та печатка забезпечують гнучкість і юридичну силу при підписанні службових, зокрема первинних бухгалтерських документів.
- Електронні копії з електронних та паперових документів вважаються завершеними після накладання підпису або печатки, що гарантує їх правовий статус.
- Конвертування електронних документів відбувається з окремим зберіганням підписів і печаток, що забезпечує коректну інтеграцію і захист даних.
- Реєстрація електронних документів організаційно та технологічно об’єднана з їх підписанням, формуючи єдиний контрольований процес.
- XML-документи з підписами зберігаються у первинному вигляді та можуть інтегруватися до інших документів без втрати цілісності.
- Уніфікація термінології сприяє приведенню правил електронних комунікацій у відповідність до сучасного законодавства.
- Зміни дозволяють безпечно та юридично грамотно оформлювати первинні бухгалтерські документи та організовувати надійний електронний документообіг у юрособах.
