Звільнені працівники у списку ПФУ: джерела даних та порядок виправлення помилок

Роботодавець сформував в кабінеті страхувальника “запит на отримання переліку працюючих осіб у страхувальника” і виявив працівників, які вже давно звільнені. Як бути в цьому випадку? Роз'яснює Головне управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області.

Найперше, на що варто акцентувати увагу роботодавця, це на джерела інформації, на підставі якої в електронному кабінеті страхувальника формується перелік найманих працівників.

На сьогодні інформація про трудові відносини працівника надходить до Реєстру застрахованих осіб із наступних джерел:

• “Повідомлення про прийняття працівника на роботу”, яке подається до органів Державної податкової служби України до початку фактичної роботи працівника та передається в порядку обміну до Пенсійного фонду України.
• “Повідомлення про зміни у трудових відносинах”, яке подається не пізніше наступного робочого дня від дати події: прийняття, звільнення, переведення, поновлення.
• Додаток 5 “Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску” (далі – Податковий розрахунок).
• Електронне звернення “Скан-копія трудової книжки”, до якого додається сканована копія документу (наприклад, наказу про прийняття, звільнення тощо).

На підставі інформації з “Повідомлення про прийняття працівника на роботу”, “Повідомлення про зміни у трудових відносинах” та Додатку 5 Податкового розрахунку формується перелік найманих працівників у страхувальника.

Електронне звернення “Скан-копія трудової книжки” не є джерелом для формування списку працівників.

У разі виявлення в списку звільненого працівника, роботодавцю варто перевірити:

1. Наявність інформації щодо звільнення працівника у Додатку 5 Податкового розрахунку.
2. Заповнення однакових значень у графі “Код категорія застрахованої особи” при прийнятті та звільненні.
3. Відображення однакової інформації про тип місця роботи (основне місце роботи/місце роботи за сумісництвом) в усіх перелічених формах звітності.

Помилки в Податковому розрахунку виправляються шляхом подання “Уточнюючої” форми звіту за період, в якому була допущена така помилка, а в Повідомленні про прийняття працівника на роботу – шляхом подання “Скасовуючої”/ “Початкової” форми повідомлення.

Внесення змін, скасування або видалення поданих “Повідомлень про зміни в трудових відносинах” наразі не передбачено.