Цій статті більше 3-х років. Українське законодавство складне і мінливе, тож на даний момент редакція не гарантує її 100% актуальність. У разі сумнівів скористайтесь пошуком, щоб читати свіжіші статті і консультації, або зверніться за допомогою до нашого ШІ-консультанта.
Мінекономіки оприлюднило проєкт свого наказу (завантажити), яким пропонує затвердити Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці. Ознайомитися з ним можна тут.
Розроблено його з метою зменшення державного регулювання економічної діяльності суб’єктів господарювання, актуалізації і визначення єдиного порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці.
Адже, як зазначено у пояснювальній записці, "в умовах пандемії COVID-19 суб’єкти господарювання змушені переходити на технології, які вони не планували впроваджувати до певного часу, і переглядати свої стратегічні пріоритети".
Ці проблеми, на думку Мінекономіки, можуть бути вирішені шляхом цифрової трансформації, а саме:
- потреба роботодавців у захисті своїх співробітників шляхом переведення працівників на дистанційну форму роботи;
- альтернативою особистим зустрічам є використання платформ, що пропонують можливості для нетворкінгу;
- безперервне проведення онлайн навчання та інструктажів на виробництві;
- розробка стратегії збереження життєздатності суб’єктів господарювання в умовах пандемії.
Водночас організація роботи в системі управління охороною праці передбачає, зокрема створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення різних видів документів, що регламентовано чисельними нормативно-правовими актами з охорони праці, які створюють надмірне навантаження на суб’єктів господарювання.
Що передбачено Порядком?
Цей Порядок є обов’язковим для всіх роботодавців, які шляхом видання відповідного наказу прийняли рішення щодо впровадження електронного документообігу, створення та використання яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (далі – НПАОП).
Одночасно з прийняттям рішення роботодавець буде зобов’язаний затвердити:
- перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі;
- порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.
У разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів, створення та використання яких передбачено НПАОП, роботодавець зобов’язаний забезпечити:
- строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених НПАОП, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
- можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена НПАОП;
- надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці, та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках копій електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством, а також у паперовій формі чи за допомогою технічних засобів відтворення змісту цих документів у вигляді, що сприймається людиною.
У випадках, коли відносно документів, віднесених до Переліку, НПАОП або визначеної ними форми документу передбачено проставлення особистого підпису визначеної НПАОП особи, накладається кваліфікований електронний підпис такої особи.
Коли набере чинності наказ?
Згідно з проєктом цей наказ набере чинності з дня його офіційного опублікування.
Поки що пропозиції та зауваження до нього приймаються протягом одного місяця з дня оприлюднення (тобто до 08.03.2021 р.) за адресою: Державна служба України з питань праці, 01601, м. Київ, вул. Десятинна, 14; e-mail: dsp@dsp.gov.ua; факс/тел.: (044) 279-05-52.
