Востаннє про проведення новорічних корпоративів ми згадували наприкінці 2021 року. Тоді в країні був карантин і багатьом роботодавцям та працівникам було не до масових заходів. Потім настало 24 лютого 2022 року, воєнний стан, мобілізація, релокація бізнесу, обстріли, відключення електрики, та ще й офіційні свята скасували – словом, декілька років українці святкували Різдво та Новий рік вдома.
Проте час показав, що ми адаптувалися. Навіть Нацбанк цьогоріч повідомив про плани відпочити 31 грудня та 1 січня. Це ще не остаточно, але проєкт постанови вже є, про що ми писали тут.
І багато хто замислився над тим, щоб подарувати своїм працівникам радість спілкування не лише під час роботи, а й біля ялинки. Або навіть зробити їм новорічні подарунки.
Про новорічні подарунки дітям працівників ми у редакції ніколи не забували, і ця традиція зберігалася та повторювалася щороку. Як це організувати наприкінці 2025 року, ми нагадали у статті «Подарунки дітям працівників у 2025 році: до Дня святого Миколая, Різдва або на Новий рік».
А тепер давайте поговоримо про те, як організувати святкування для самих працівників та, можливо, запросити на нього своїх партнерів та клієнтів!
Документальне оформлення
Звісно, для визнання витрат в обліку потрібні підтвердні документи.
Такими документами будуть:
- Наказ (розпорядження) керівника підприємства про проведення корпоративу.
- План (програма) проведення свята та калькуляція витрат.
- Первинні документи, що підтверджують понесені витрати.
Давайте розглянемо ці документи окремо.
Наказ про проведення корпоративу
У ньому слід зазначити мету, привід для свята та відповідальних за його організацію (наприклад, підтримання корпоративного духу компанії; нагородження кращих працівників і мотивація для іншого персоналу).
Зразок 1.
Наказ про проведення корпоративу (Завантажити >>)
Звісно, що по суті це лише підготовча стадія, і знайомити із цим наказом інших працівників (які в ньому не зазначені) ще зарано. Але після того, як всі підготовчі дії буде завершено і все буде готово, всі списки підготовлені, всі подарунки придбані, приміщення, де проходитиме свято, визначено, працівників треба буде повідомити про свято.
Це можна зробити як новим наказом або оголошенням на стенді в загальнодоступному місці, так і розсиланням електронних листів тощо.
Зрозуміло, що дехто із працівників тепер працює вдома або дистанційно – тому, визначаючи дату проведення заходу, слід врахувати і час, який знадобиться для того, аби всі запрошені змогли дістатися до місця проведення заходу.
План (програма) проведення свята (і списки, списки, списки)
У плані зазначають, що відбуватиметься на святкуванні, де воно буде проведено, хто відповідає за проведення тієї чи іншої частини святкування.
Які саме списки варто скласти, ми зазначили у зразку 1. Але, звісно, їх може бути менше чи більше. Це залежить від бюджету заходу та кількості його учасників.
Калькуляція витрат на проведення корпоративу
Типової форми цього документа не існує. Але зрозуміло, що це має бути плановий перелік витрат за їх видами та вартістю.
До нього можуть увійти витрати на:
- оренду приміщення, де проводитиметься корпоратив, та, можливо, найм приміщень для проживання гостей з інших міст;
- частування запрошених (їжа і напої, у тому числі, можливо, алкогольні напої) та обслуговування бенкету;
- розважальну програму (оплату запрошених артистів, музикантів, призи в разі проведення конкурсів тощо);
- подарунки працівникам та партнерам, включаючи витрати на доставку таких подарунків.
Бухгалтерія зможе зробити такий розрахунок вже після затвердження Плану заходу та списків учасників і подарунків.
Важливо! А ще бухгалтерія має попередити директора та інших організаторів свята, що в разі роздачі подарунків стороннім фізособам (партнерам або клієнтам) треба буде знати їх РНОКПП (або серію та номер паспорта в разі, якщо вони від цього номера офіційно відмовились).
Якщо вони не бажатимуть, щоб дані про такі персональні подарунки з’являлися в додатку 4ДФ, є два варіанти:
- дарувати ці подарунки юрособам, а не фізособам (але тоді юрособам доведеться включати ці подарунки у дохід, що теж може не сподобатись),
- або відмовитись від згадки про такі подарунки у Плані заходу, у списках та калькуляції (і, звісно ж, не здійснювати оплату таких подарунків коштом підприємства).
Які первинні документи підтверджують понесені витрати?
А ось тут вже жодного плану – лише фактичні витрати. Це можуть бути акти наданих послуг у разі оренди приміщення, наприклад ресторану, для проведення свята або залучення до проведення свята організацій чи підприємців, для яких це є основним видом діяльності, товарні чеки на придбання подарунків для працівників тощо.
Усі первинні документи мають містити обов'язкові реквізити, які наведено у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Якщо гроші на ці витрати видавалися працівникам готівкою під звіт, то, крім первинних документів, що підтвердять понесені витрати, має бути й авансовий звіт.
- Бланк Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (частіше використовується як Авансовий звіт), а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму Звіту затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239).
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
Про актуальні правила заповнення та подання авансового звіту, із зазначенням граничного строку подання та відповідальності за їх порушення, ми розповідали у статті «Авансовий звіт: інструкція із заповнення та подання (+ зразок заповнення)».
Не забувайте! Щоб списати витрати на придбання подарунків, продуктів харчування, напоїв тощо, які ви роздаватимете працівникам та використовуватимете при святкуванні, теж потрібні підтвердні документи.
У випадку із новорічними подарунками дітям працівників таким підтвердним документом є відомість про їх видачу працівникам – її зразок ми наводили тут. Найкращім варіантом у випадку з подарунками працівникам буде теж оформити таку відомість.
Але ще там, де свято, як правило, і алкогольні напої. I це потребує окремого розгляду.
Купити алкоголь повнолітнім в Україні не проблема. Але от як списати його використання під час корпоративу? Чи не прирівняють це до продажу алкоголю? Чи не знадобиться на це ліцензія?
Чи потрібна ліцензія на алкоголь?
Податківці у ЗIР (підкатегорія 113.03) зазначають, що якщо СГ використає алкогольні напої для власного споживання, а не для подальшої їх реалізації (тобто є кінцевим споживачем), мати ліцензію на право здійснення роздрібної торгівлі алкогольними напоями не потрібно.
Це роз'яснення працює й у разі проведення корпоративних заходів для працівників та/або партнерів. Але факт використання алкогольних напоїв саме для частування учасників корпоративних заходів повинен мати документальне підтвердження та відображення у первинних документах.
А от якщо підприємство даруватиме алкоголь працівникам чи партнерам, то податківці наполягають: слід мати ліцензію на роздрібну торгівлю!
Акцизний податок і алкоголь
Податківці в ЗIР (підкатегорія 114.02) зазначають: якщо суб'єкт господарювання безоплатно розповсюджує підакцизні товари (алкогольні напої) під час проведення рекламних заходів, презентацій тощо без проведення розрахункової операції, то податкове зобов'язання з акцизного податку не нараховується.
Проте такий суб'єкт господарювання повинен мати ліцензію на право роздрібної торгівлі алкогольними напоями та тютюновими виробами.
Важливо! Пити (і списувати на витрати) алкоголь під час святкування можна і без акцизу та ліцензії. А от дарувати працівникам або партнерам, – лише отримавши ліцензію та зареєструвавшись платникомакцизного податку.
Бухгалтерський облік новорічного корпоративу
У бухобліку витрати на новорічний корпоратив краще відносити до складу інших операційних витрат – субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності».
Утім, дехто може спробувати визнати адміністративні витрати, але для цього потрібно довести зв'язок проведення корпоративу з витратами на організацію та управління підприємством. Звісно, річні збори засновників або трудового колективу під танцювальну програму не проведеш, але якщо ми говоримо про власне приміщення (наприклад, конференц-зал або навіть банкетний зал) і частування не в нічний час, можливо все.
Але в такому випадку наказ треба складати не на новорічний корпоратив, а наприклад, на проведення річних зборів трудового колективу. І тоді в Плані заходу має бути більше про звіти щодо результати діяльності підприємства, співпрацю із партнерами, нагородження найкращих клієнтів та працівників і менше про розваги.
У будь-якому випадку витрати на святкування є витратами того звітного періоду, в якому вони були здійснені (п. 7 П(С)БО 16).
Податок на прибуток
Розділом III ПКУ не встановлено окремих податкових різниць щодо новорічних корпоративів. Це означає, що за наявності правильно оформлених первинних документів підприємства мають право визнавати витрати та не збільшувати потім на їх суму свій фінрезультат у разі застосування податкових різниць.
Якщо під час новорічного корпоративу даруватимуть подарунки, то треба пам'ятати таке. У випадку надання подарунків особам, що не є платниками податку на прибуток (крім фізосіб) та платникам податку за ставкою 0%, пп. 140.5.10 ПКУ вимагає збільшувати фінрезультат на суму таких безоплатно наданих товарів. Але якщо це подарунки фізособам, як бачимо, різниця не виникатиме!
Податок на додану вартість
Обов'язок щодо нарахування податкових зобов'язань з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ виникає у платника податку у разі, якщо придбані з ПДВ товари/послуги та/або необоротні активи призначаються для використання або починають використовуватися, зокрема, не в господарській діяльності такого платника податку.
І саме тому є спокуса оформити новорічний корпоратив як адміністративний захід і списати витрати на нього на адміністративні витрати. Якщо вам це вдалося – ви можете ПЗ з ПДВ не нараховувати. Але це стосується усього заходу, крім частини про подарунки.
Зверніть увагу!
Податківці роз'яснюють, що у разі дотримання певних умов на етапі безоплатної передачі товарів податкові зобов'язання не нараховуються. Це стосується ситуації, коли вартість безоплатно переданих товарів включається до складу вартості оподатковуваних операцій з постачання (реалізації) самостійно виготовлених товарів/послуг та компенсується покупцями, збільшуючи при цьому базу оподаткування ПДВ. У такому випадку передача не розглядається як окрема операція з постачання, яка підлягає оподаткуванню ПДВ. Цю проблему та її документальне оформлення ми розглядали в коментарі до IПК ДПСУ від 24.10.2019 №970/IПК/10-36-04-01 у «ДК» №47/2019.
Аналогічні роз’яснення податківці надають і в 2025 році — див., наприклад, ЗІР (підкатегорія 101.06).
Тобто згідно з роз’ясненнями податківців варто лише скласти документ, в якому прописати, що у складі ціни продажу товарів, які продає магазин, враховано вартість безоплатно розданих з товарів, на такі безоплатно роздані товари ПДВ нараховувати не потрібно.
Якщо вам такий варіант сподобається, можна скористатися цими роз'ясненнями.
У разі ж визнання негосподарських витрат (за дебетом субрахунку 949) доведеться нараховувати ПДВ за п. 198.5 ПКУ.
Дарування належить до безоплатної передачі товарів іншій особі. Своєю чергою, така операція, відповідно до пп. 14.1.191 ПКУ, є постачанням товарів. А от постачання товарів (звісно, на митній території України) згідно з п. 185.1 ПКУ є об'єктом оподаткування ПДВ. Але базою для нарахування ПДВ за абз. 1 п. 188.1 ПКУ є договірна вартість, і в цьому випадку така вартість є нульовою. Проте за абз. 2 п. 188.1 ПКУ база оподаткування ПДВ не може бути нижчою від ціни придбання. Отже, дарувальнику доведеться складати дві податкові накладні:
- одну – на обдаровуваного із нульовою ціною;
- другу – на себе (з типом причини 15) на суму перевищення ціни придбання над ціною постачання.
ПДФО, військовий збір, ЄСВ
Щодо витрат на корпоратив
Податківці раніше роз’яснювали: оподаткування доходів фізосіб, у т. ч. одержаних у вигляді додаткового блага, виходячи з положень ПКУ розглядається лише у разі їх одержання безпосередньо конкретним платником податку. Тому вартість корпоративу, який працедавець проводить для своїх працівників, не включається до складу загального місячного оподатковуваного доходу цих працівників.
Тобто немає розподілу витрат на кожного учасника заходу – немає і оподаткованого доходу.
Такий самий підхід застосовується і щодо ЄСВ.
Щодо витрат на подарунки
Оподаткування у випадку роздавання подарунків під час корпоративу теж може бути лише у разі персоніфікації осіб, яким надано подарунки. Доказом такої персоніфікації може бути наказ, План проведення заходу, списки тих, для кого придбали подарунки, та відомість для їх видачі (якщо ті, хто отримав, поставлять у ній свій підпис).
ПДФО та ВЗ у разі роздачі подарунків за списками
Підприємству-дарувальнику доведеться визнати дохід запрошених фізосіб з урахуванням обмежень, встановлених пп. 165.1.39 ПКУ та відобразити цей дохід у додатку 4ДФ!
При цьому, оскільки йдеться про негрошовий дохід, то сплатити ПДФО та ВЗ треба буде самому підприємству-організатору. І якщо з працівників утримати ці податки буде можливо за рахунок інших грошових доходів (наприклад, із зарплати), то партнери і клієнти навряд чи відшкодують ці витрати дарувальнику.
Загалом слід сказати, що частина про оподаткування негрошових доходів в ПКУ прописана недосконало. Свою точку зору на цю проблему автор вже викладала у статті. На щастя, частина цієї статті про ВЗ вже не актуальна – податківці знову повернулися до позиції, що при нарахуванні ВЗ натуральний коефіцієнт застосовувати не потрібно. Але усе інше залишилось так, як було, і запитань при цьому більше ніж відповідей.
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається вартість дарунків, якщо їхня вартість не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати (з розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ).
Отже, негрошові подарунки у 2025 році не оподатковуються, якщо їхня вартість з розрахунку на місяць становить не більше ніж 2 000 грн (25% від 8 000 грн).
Якщо вартість подарунків більша, то потрібно оподатковувати тільки суму перевищення.
При цьому базою оподаткування ПДФО буде вартість подарунка, збільшена на відповідний натуральний коефіцієнт (1,21951) за правилами оподаткування негрошових доходів згідно з п. 164.5 ПКУ.
З метою утримання військового збору таку базу визначати не потрібно. Військовий збір утримуватиметься з оподатковуваної ПДФО частини вартості подарунка без застосування натурального коефіцієнта.
Якщо вартість подарунків не перевищує неоподатковуваний розмір, у додатку 4ДФ слід зазначати ознаку «160». Сума перевищення відображається у додатку 4ДФ за ознакою доходу «126»
ЄСВ у разі роздачі подарунків за списками
Щодо тих фізосіб, які не є працівниками дарувальника, ЄСВ не нараховується. Зі зрозумілих причин – дарувальник не є їх роботодавцем і не повинен сплачувати за них ЄСВ.
А от щодо працівників, то в цьому випадку безпечніше ЄСВ нарахувати.
У цьому випадку йтиметься про одноразові заохочення працівників (пп. 2.3.2 Інструкції №5). І під нього потраплятимуть і винагороди за підсумками роботи за рік, тобто пов’язані з конкретними результатами, і просто святкові подарунки (не на дітей). На думку податківців, вони належать до фонду додаткової зарплати, і на їх вартість слід нарахувати ЄСВ.