Раніше ми наводили правила оформлення та звітування по розрахунках під час та після відрядження. Відзвітувати за отримані кошти потрібно протягом місяця, що настає за місяцем, в якому підзвітна особа завершує відрядження, або виконання окремої цивільно-правової дії.
ДПС України у листі від 05.09.2025 №969/2/99-00-24-0103-02 розглянуло схожу ситуацію:
Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція №59), працівник зобов'язаний не пізніше закінчення третього банківського дня, що настає після дня повернення до місця постійної роботи, повернути невикористані кошти (у тому числі електронні гроші) у встановленому законодавством порядку:
- на відповідний рахунок підприємства;
- або до каси підприємства – у разі отримання авансу готівкою.
Дія Інструкції №59 є обов’язковою для:
- державних установ;
- підприємств та організацій, що фінансуються з бюджету.
Для інших СГ (у тому числі ФОП) Інструкція №59 має рекомендаційний, довідковий характер і не є обов’язковою для застосування.
Відповідно до п. 3 Порядку складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 (далі – Порядок №841), реквізити документів, які підтверджують понесені платником податку суми фактичних витрат коштів / електронних грошей на відрядження або для виконання окремих цивільно-правових дій, зазначаються у таблиці на зворотному боці Звіту.
За наявності надміру витрачених коштів / електронних грошей така сума повертається платником податку в касу або зараховується на рахунок особи, що їх видала, в банку / небанківському надавачу платіжних послуг до або при поданні Звіту, а для випадків, коли Звіт не подається, – до граничного строку, зазначеного у пункті 2 цього Порядку.
Питання:
- Коли працівник має повернути невитрачені кошти з відрядження в касу/рахунок підприємства?
- Що саме мається на увазі під формулюванням «за наявності надміру витрачених коштів» у п. 3 Порядку №841?
- Чи йдеться фактично про невикористаний залишок авансу, який підлягає поверненню в касу або на рахунок підприємства, адже інакше незрозуміло, які саме кошти повинен повертати працівник?
Відповідь:
Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
- завершує таке відрядження;
- завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт (пп. 170.9.3 ПКУ).
Працівники органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, невикористані кошти у відрядженні мають повернути у строки, визначені Інструкцією №59, а інші суб'єкти господарювання (у тому числі ФОП) – у строки, визначені ПКУ.
***
Читайте також: Усе про відрядження працівника у 2025 році: від наказу до звіту (+ зразки усіх потрібних документів)