На нашу «гарячу лінію» звернувся читач із проханням допомогти з'ясувати такі обов'язкові реквізити первинного документа, як: «посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції» та «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».
У видаткових накладних, отриманих від постачальників, є такі випадки:
1) містить підпис тільки в рядку «посада особи, відповідальної за здійснення господарської операції та правильність її оформлення». У різних контрагентів це такі посади: директор, бухгалтер, обліковець, менеджер, завідувач складу;
2) містить підписи тільки в реквізитах «відвантажив», «відпустив», «здав» — у різних контрагентів це може бути бухгалтер, завскладу, менеджер, експедитор, оператор.
Читача цікавило, чи обов'язково у видатковій накладній має бути два підписи: у рядку «посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції» та рядку «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції»?
Якщо є тільки один підпис директора чи завідувача складу, чи означає це, що він і відповідальний за складання видаткової накладної і за відвантаження товару?
Що каже закон?
У ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік серед обов'язкових реквізитів, які має містити первинний документ, повинен бути «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».
Поряд з цим докладніше про такий обов'язковий реквізит, як підпис, зазначено в п. 2.4 Положення №88: «Посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».
Відповідно до п. 2.13 Положення №88 керівник підприємства, установи затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) коштів, і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.
Згідно з ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.
Наприклад, Наказом №193 затверджена форма №М-11 бланка Накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.
У поясненні до складання цієї форми написано, що Накладна-вимога виписується в двох примірниках і підписується головним бухгалтером або уповноваженою на те особою.
Але сама форма Накладної-вимоги містить реквізити чотирьох підписів:
- «Відпуск дозволив»;
- «Головний бухгалтер»;
- «Здав (відпустив)»;
- «Прийняв (одержав)».
Далі розкажемо простими словами, як розуміти ці сухі норми законодавства.
Які підписи мають бути у видатковій накладній?
На кожному підприємстві прийнято свій порядок документування.
Причому найперше варто виходити з того, що розпорядником майна на підприємстві (включаючи товари, матеріали) є його керівник.
Поряд з цим майно на підприємстві (товари тощо) може перебувати у підзвіті матеріально відповідальних осіб.
Таким чином, фактично відпустити майно (товари) може тільки матеріально відповідальна особа, в якої майно перебуває у підзвіті. Отже, в рядку «Здав (відпустив)» слід зазначити посаду, П. I. Б. та підпис саме такої особи. Наприклад, якщо товар відпускає комірник Петренко П. П., то в цьому рядку так і має бути записано: «комірник Петренко П. П., ПIДПИС».
Але матеріально відповідальна особа не може відпустити товар без дозволу розпорядника майна (керівника) та/або іншої особи, яка дає дозвіл на відпуск. Перелік таких осіб затверджує керівник підприємства.
Якщо дозвіл дає тільки керівник, то в рядку «Відпуск дозволив» стоятиме, приміром: «Директор Антоненко А. А., ПIДПИС».
Якщо згідно з наказом керівника дозвіл на відпуск товарів дає як він сам, директор, так і головний бухгалтер, то в накладній буде заповнено і рядок «Головний бухгалтер». Тоді без наявності дозволів керівника та головного бухгалтера комірник не має права відпустити товар.
Але може також бути, що згідно з розпорядженням керівника матеріально відповідальна особа відпускає товар без додаткового дозволу керівника. Тоді в накладній буде заповнено тільки один рядок — «Здав (відпустив)».
Те саме стосується ситуації, якщо на підприємстві як розпорядником майна, так і матеріально відповідальною особою є тільки керівник. У такому разі в накладній також заповнюють лише один рядок — «Здав (відпустив)».
Власне кажучи, відпускати майно (товари) може будь-який працівник підприємства, який є матеріально відповідальною особою й у підзвіті якого обліковується майно (товари). Тоді в рядку «Здав (відпустив)» стоятиме підпис такої особи.
Як дізнатися, чи всі підписи на отриманій накладній наявні та правильні?
Відповідно до п. 2.15 Положення №88 первинні документи підлягають обов'язковій перевірці (у межах компетенції) працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряються наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухгалтерського обліку, логічна пов'язаність окремих показників.
Тобто бухгалтер перевіряє підписи тільки у межах доступної йому інформації. Наприклад, обов'язково має бути заповнено рядок «Здав (відпустив)». Причому рядки «Відпуск дозволив» та «Головний бухгалтер» можуть і не заповнюватися. I бухгалтер, як правило, не має інформації про те, чи мають заповнюватися ці рядки в конкретного контрагента.
Крім того, рядок із підписом обов'язково має містити всі три обов'язкові компоненти. Якщо якогось бракує, це також буде порушення.
Як має заповнюватися рядок із підписом?
З наведених вище норм закону випливає, що в рядку з підписом слід зазначити:
1) посаду;
2) П. I. Б.;
3) поставити підпис.
Якщо підпис не містить якихось із цих компонентів, документ є таким, що оформлений із порушеннями.
Щоб виправити такі порушення, треба звернутися до особи, яка отримувала товари.
Конкретний порядок дій бухгалтера залежить від особливостей кожної конкретної ситуації.
До речі, порядок оформлення документів, включаючи накладні, може зазначатися в договорі купівлі-продажу, постачання. Водночас можна звернутися до постачальника, наприклад листом, із проханням надати інформацію про осіб, які можуть підписувати накладні.
