Мінфін роз’яснив вимоги до первинних документів, створених в електронному вигляді

Мінфін, відповідно до своїх повноважень, відповів на запит про вимоги до первинних документів, створених в електронному вигляді.

Мінфін нагадує, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових чи машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити (п. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

При складанні і зберігання первинних документів та регістрів бухобліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити копії на паперових носіях на вимогу інших учасників госпоперацій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень.

Згідно з п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88) первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Відповідно до п. 6.4 зазначеного Положення первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, мають зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає можливість перевірити їх цілісність на цих носіях, і протягом терміну, який не повинен бути меншим за термін, встановлений для відповідних документів на папері.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Для отримання детальнішої інформації з зазначеного питання Мінфін рекомендує звертатися в Державну архівну службу України.