Уся господарська діяльність підприємства має фіксуватися у документах, які називаються первинними. На підставі них формуються бухгалтерські і податкові звіти. Будь-які помилки в первинних документах можуть привести до нарахування податків, фінансових та адміністративних штрафів. Аби цього уникнути, необхідно дотримуватися простих правил.
По-перше, первинний документ складається в момент здійснення господарської операції або відразу після її закінчення; містить відомості про таку операцію і підтверджує факт її здійснення.
По-друге, він може бути складений на бланку типової або довільної форми, але в будь-якому випадку повинен мати обов’язкові реквізити, як то: найменування суб’єкта господарювання; назва документа; дата і місце його складання; зміст, обсяг та одиниця виміру операції; посади і прізвища відповідальних осіб, їх особистий або електронний підпис.
По-третє, первинні документи повинні бути складені українською мовою.
По-четверте, якщо в документах виявлено помилки, то робити підчистки, виправляти неправильні дані – не можна. Потрібно неправильний текст або цифри закреслити так, щоб можна було їх прочитати, над ними написати правильні дані, слово „виправлено” і поставити дату та підпис посадової особи.
Звертаємо увагу, що первинні документи, які підтверджують доходи, витрати, треба зберігати протягом трьох років (1095 днів) із дня подання податкової звітності, для складання якої вони використані. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів необхідно повідомити про це орган Міндоходів протягом 5 днів та відновити їх не пізніше, ніж через 90 днів із дня направлення такого повідомлення.
