Серед бухгалтерів і підприємців існує помилкова точка зору про те, що всі документи по зарплаті, в т.ч. і табелі обліку робочого часу, мають зберігатися на підприємстві 75 років. Але це не відповідає дійсності.
Податкове і архівне законодавство встановлюють різні підходи до визначення термінів зберігання для різних документів.
За податковим законодавством платник податку зобов’язаний забезпечити збереження документів, пов’язаних з обчисленням об’єкта оподаткування протягом строку не менше 1095 днів, що обчислюється з дати граничного строку подання відповідної декларації, при цьому види документів не розмежовуються.
Архівне законодавство визначає різні строки зберігання документів залежно від їх видів. На сьогодні ці строки врегульовані Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5 (далі — Перелік). Згідно зі ст. 408 згаданого Переліку, табелі обліку використання робочого часу зберігаються лише 1 рік.
Однак із цього правила є винятки. Згідно зі ст. 445 Переліку, табелі, наряди працівників, задіяних на роботах із шкідливими умовами праці зберігаються 75 років. Адже робота в таких умовах певну тривалість робочого часу за законодавством надають право на пенсію на пільгових умовах. Крім того, 75 років зберігаються табелі робочого часу громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (ст. 685 Переліку).
Щодо зарплатних документів, для яких Переліком встановлено строк зберігання 75 р., то до них належать розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки), а в разі їх відсутності — відомості на виплату грошей (ст. 317, 318 Переліку). Сюди також можна віднести особові справи працівників (зокрема копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення), які мають зберігатися 75 р. після звільнення (ст. 493 Переліку).
Нагадаємо також, що на сьогодні знищення документів без проведення їх експертизи заборонено Законом України від 24.12.93 р. №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (ч. 3 ст. 6). Порядок такої експертизи, зокрема складання актів про вилучення для знищення документів та їх погодження із державною архівною установою визначено Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою КМУ від 08.08.2007 р. №1004.
