ДФС у Дніпропетровській області зазначила, що згідно з пунктом 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.
Платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності (п. 44.3 ПКУ).
Якщо документи, визначені у пункті 44.1 ПКУ, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 ПКУ (пункт 44.4 ПКУ).
Тобто, статтею 44 ПКУ встановлено мінімальний термін зберігання документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, – 1095 днів з дня подання відповідної податкової звітності із збільшенням цього строку при проведенні процедури оскарження у разі визначення сум зобов’язання контролюючими органами.
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами встановлений Положенням №88.
Згідно з пп. 6.6 Положення №88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
Наказом №578/5 встановлено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік № 578/5).
Перелік № 578/5 включає список типових документів, які створюються на підприємстві, із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, які коментують і уточнюють строки зберігання документів.
Строки зберігання бухгалтерської документації конкретизує наступна примітка до статей: «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення» (пункт 2.11 Переліку №578/5, далі – Примітка).
Зазначена Примітка уточнює строки зберігання майже всіх документів бухгалтерського обліку та звітності, які визначені підпунктом 4.2 пункту 4 «Облік та звітність» розділу I Переліку № 578/5.
Зокрема, первинні документи і додатки до них, що є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, договори, угоди, документи про приймання виконаних робіт, облікові регістри бухгалтерського обліку тощо зберігаються 3 роки після закінчення строку дії договору з урахуванням строків, визначених Приміткою, тобто за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства (статті 330, 334, 336, 351 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I Переліку № 578/5).
Згідно статті 311 підпункту 4.2 пункту 4 розділу I Переліку № 578/5 річна фінансова звітність зберігається до ліквідації організації, квартальна — 3 роки (за відсутності річної звітності – до ліквідації).
Таким чином, з урахуванням вищевикладеного, термін зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків складає три роки за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства (річної фінансової звітності – до ліквідації підприємства).