- Яи вважати первинним документом акт, підписаний на екрані планшету?
- Чому ДПС не відповіла на запитання прямо?
- Що саме дозволяє Закон про бухоблік та ПКУ?
- Що таке підпис на екрані з точки зору закону?
- Як можна використовувати підпис на сенсорному екрані в бізнесі?
- Які ризики варто очікувати під час податкової перевірки?
- Практичні висновки
- Що почитати додатково про електронні документи?
Коментар до ІПК від 16.10.2026 №6070/ІПК/99-00-21-02-02
Яи вважати первинним документом акт, підписаний на екрані планшету?
Уявіть ситуацію: постачальник привіз товар, представник підприємства-покупця перевірив його, сторони погодилися, що все гаразд, і залишилося лише підписати акт приймання-передачі. Але замість бланку використовується планшет. Як наслідок, кілька рухів пальцем або стилусом по сенсорному екрану – і документ підписаний.
Проте така зручність рано чи пізно зустрічається з податковою перевіркою. Тому, перш ніж запровадити такий зручний електронний сервіс, подумайте: чи визнає ДПС такий документ первинним? А якщо ні, то чим це загрожуватиме?
Саме про наслідки підприємство запитало у ДПС. Податківці докладно перелічили законодавчі норми, згадали Мінфін, Мінцифру та Мінюст, але однозначного висновку про прийнятність підпису на сенсорному екрані не зробили.
Чому ДПС не відповіла на запитання прямо?
У своїй відповіді податківці навели положення п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (далі – Положення №88). Цей пункт передбачає, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Здавалося б, відповідь майже готова: якщо документ підписаний особисто, то чому б не визнати підпис, нанесений на сенсорний екран?
Проте Положення №88 не встановлює окремої процедури використання графічного підпису на сенсорному екрані та не визначає умов, за яких такий підпис прирівнюється до традиційного власноручного підпису.
Тому ДПС не взяла на себе відповідальність за тлумачення цього питання й зазначила, що з питань оформлення первинних документів, зокрема тих, які містять графічний підпис на екрані, варто звертатися до Мінфіна, Мінцифри та Мінюста.
З одного боку, така позиція зрозуміла. Податковий орган не є регулятором технологічних аспектів електронного документообігу. З іншого – платник податків звернувся не з абстрактним запитанням. Він хотів знати, чи можна використовувати конкретний спосіб підписання первинних документів і чи визнає їх ДПС під час перевірки. На це запитання однозначної відповіді він не отримав.
Спробуймо самі розібратися, що насправді випливає з наведених норм і чи можна сьогодні використовувати таку технологію в господарській діяльності.
Що саме дозволяє Закон про бухоблік та ПКУ?
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (ст. 9 Закону №996). Саме первинні документи підтверджують, що господарська операція відбулася, і дають змогу відобразити її в бухгалтерському обліку та відповідно у податкових розрахунках (ст. 44 ПКУ).
Водночас законодавство не вимагає, щоб кожен первинний документ неодмінно існував на папері. Частина 2 ст. 9 Закону №996 прямо передбачає можливість складання первинних документів як у паперовій, так і в електронній формі. Тому сам факт відмови від паперу не може бути підставою для заперечення господарської операції.
Проте електронна форма не скасовує вимог до змісту документа, його реквізитів та належного оформлення. Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону №996 первинний документ повинен містити, зокрема:
- назву документа;
- дату його складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю її виміру;
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Щоправда, останні реквізити обов’язкові не для всіх первинних документів. Для актів приймання-передачі робіт та послуг – ні (але не для всіх). Про це саме нещодавно були внесені зміни до Положення №88, про які ми розповіли тут.
І навіть для тих випадків, коли без підпису не обійтися, навіть в електронному документі – Закон не говорить, що кожен первинний документ повинен бути підписаний саме КЕП. Так само він не встановлює, що особистий підпис обов’язково має бути нанесений кульковою ручкою на аркуш паперу. Більше того, вимога про наявність особистого підпису сформульована альтернативно: документ може містити або особистий підпис, або інші дані, які дають змогу ідентифікувати учасника господарської операції.
Увага!
Підписання документів із використанням планшетних рішень – це не забаганка лише для приватних компаній. Державні структури також допускають використання ручного підпису, який створюється на планшеті або ПК/ноутбуці за допомогою пальця, курсора миші або стилуса. Наприклад:
- при створенні закордонного паспорта;
- при спілкуванні з банками (докладно про це тут);
- при отриманні соціальних послуг від держави (докладно про це тут).
Такі підписи мають таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис (постанова НБУ від 13.12.2019 №151), але вважаються такими, що мають низьку довіру.
Що таке підпис на екрані з точки зору закону?
Чи є це особистим підписом у розумінні бухгалтерського законодавства?
Для розуміння проблеми необхідно звернутися до Закону №851. Відповідно до його ст. 5 електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Стаття 6 Закону №851 передбачає, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа. При цьому суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, установлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.
Отже, законодавство допускає використання електронних підписів. Водночас не слід плутати два поняття:
- Графічне зображення власноручного підпису, яке зберігається у файлі або вставляється до документа.
- Електронний підпис як електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис.
Друге поняття визначене п. 15 ст. 1 Закону №2155. Законодавче визначення електронного підпису не обмежується лише криптографічним підписом або певним конкретним пристроєм.
Важливо!
Використання сенсорного екрана саме по собі не виключає можливості створення електронного підпису. Проте одного лише зовнішнього вигляду підпису недостатньо, щоб упевнено кваліфікувати конкретну технологію як належний електронний підпис.
Необхідно з’ясувати, які саме електронні дані створюються, як вони пов’язуються з документом і чи справді використовуються особою для його підписання. Це особливо важливо, якщо документ надалі зберігається, передається контрагенту та подається контролюючому органу як доказ господарської операції.
Як можна використовувати підпис на сенсорному екрані в бізнесі?
На думку автора, сама ідея використання власноручного підпису на сенсорному екрані не суперечить загальній логіці законодавства про електронні документи. Однак правомірність конкретного рішення залежить від того, як саме воно реалізоване.
Тут важливо розмежувати щонайменше три ситуації:
- Підпис наноситься на екрані, після чого документ друкують на папері;
- Документ від початку створюється та зберігається в електронній формі;
- Графічний підпис доповнюється іншими даними для ідентифікації особи.
Розглянемо далі кожну з них.
Ситуація перша. Підпис наноситься на екрані, після чого документ друкують на папері
У такому випадку виникає питання, чи можна вважати надруковане зображення належним особистим підписом у розумінні Закону №996 та Положення №88. Як на мене, автоматично прирівнювати зображення підпису до власноручного підпису на папері не варто. Адже надруковане зображення саме по собі не підтверджує, хто, коли та за яких обставин його наніс.
Ситуація друга. Документ від початку створюється та зберігається в електронній формі
Цей варіант перспективніший. Стаття 5 Закону №851 визначає електронний документ як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити. Стаття 7 цього Закону визначає поняття оригіналу електронного документа та передбачає наявність електронного підпису автора або підпису, прирівняного до власноручного відповідно до Закону №2155.
Тому підприємству слід перевірити, чи створює обрана система саме електронний документ із належними реквізитами, чи забезпечує належне підписання та чи зберігає документ у формі, придатній для подальшого використання.
Якщо система лише вставляє картинку з підписом у файл, це не тотожне автоматично належному електронному підписанню. Якщо ж вона забезпечує електронне підписання з можливістю встановити підписувача, факт його волевиявлення та зв’язок підпису з конкретною версією документа, правова позиція підприємства виглядатиме значно переконливішою.
При цьому остаточну оцінку потрібно робити з урахуванням конкретної технології та всіх застосовних законодавчих вимог.
Ситуація третя. Графічний підпис доповнюється іншими даними для ідентифікації особи
Цей варіант найближчий до формулювання ч. 2 ст. 9 Закону №996, яка прямо допускає використання не лише особистого підпису, а й інших даних, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Наприклад, система може фіксувати ім’я та прізвище підписувача, його посаду, дату й час підписання, обліковий запис користувача, ідентифікатор документа, факт ознайомлення зі змістом документа та технічні дані, які дають змогу перевірити історію його створення.
Які ризики варто очікувати під час податкової перевірки?
Велика ймовірність, що саме лише нанесення під час створення первинного документа графічного підпису стилусом чи пальцем на сенсорному екрані планшета (без подальшого накладення кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису) буде розглядатися податківцями як не відповідність вимогам до електронного первинного документа.
Як наслідок, контролюючі органи під час перевірок не визнають такий документ належним первинним документом.
Зрозуміло, що такий розвиток подій потягне за собою невизнання господарської операції в обліку, зняття витрат та невизнання податкового кредиту.
Практичні рекомендації для мінімізації ризиків
- Затвердити внутрішній порядок використання підписів на планшетах (наказ керівника з переліком уповноважених осіб).
- Фіксувати технічні дані: дату/час, ідентифікатор пристрою, за можливості – біометричні характеристики або фото підписанта.
- Передбачити в договорах з контрагентами згоду на використання цифрового власноручного підпису із зразками.
- Зберігати як електронний примірник документа (з метаданими), так і роздруковану версію.
- Для критично важливих операцій додатково накладати КЕП.
Практичні висновки
Відповідь ДПС не дала однозначного висновку щодо можливості використання графічного підпису, нанесеного пальцем або стилусом на сенсорному екрані.
Проте наведені податківцями норми дозволяють зробити кілька важливих висновків:
- законодавство України визнає паперові та електронні первинні документи.
- обов’язковим реквізитом первинного документа є не виключно підпис певного виду, а особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ч. 2 ст. 9 Закону №996).
- загальна вимога використовувати КЕП для кожного первинного документа із законодавства не випливає. Однак електронний документ має відповідати вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг (Закон №851, Закон №2155).
- графічне зображення підпису не можна автоматично ототожнювати з належним електронним підписом. Для правової оцінки потрібно враховувати технологію підписання, спосіб ідентифікації особи, зв’язок підпису з документом та можливість підтвердити його цілісність.
- якщо підприємство хоче використовувати підписання документів на сенсорному екрані без зайвих юридичних ризиків, йому варто подбати не лише про зовнішній вигляд підпису, а й про весь процес електронного документообігу.
Що почитати додатково про електронні документи?
- Як укласти електронний договір, щоб він пройшов податкову перевірку: практичні поради для бухгалтера та юриста
- Засвідчення копії документа ЕЦП: чи потрібно писати «згідно з оригіналом»
- Електронний документообіг на підприємстві: основні правила
- У якому форматі потрібно зберігати е-первинку і архіви звітності?
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до повного тексту цієї статті без реклами можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
