Коментар до ІПК ДФС від 02.07.2019 р. №3014/ІПК/18-28-12-04-18
Платник податку вирішив дізнатися у ДФС про правомірність визнання витрат за рахунками-актами, що оформлені з використанням факсимільного відтворення підпису.
Податківці у своїй ІПК перш за все нагадали, що за п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.
Окремо податківці навели норму п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. За нею первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону №852, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Це все, що вказали податківці, та рекомендували з питань оформлення первинних документів, у тому числі з використанням факсиміле, звернутись до Міністерства фінансів України. А ми наводимо далі власні міркування щодо цього.
Позиція редакції
Нагадаємо, що правила підпису первинних документів прописані у п. 2.5 Положення №88. Так, документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (її наявність наразі не обов’язкова, докладніше про це читайте тут).
Електронний підпис/печатка накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Свого часу податківці в іншій консультації наводили норми ст. 207 ЦКУ. За нею використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.
На підставі цих нюансів податківці зауважували, що використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України. Про відповідну позицію Мін'юсту щодо цього питання ми писали тут.
А от Верховний суд у постанові від 19 квітня 2018 року №910/4050/17 деталізував правила використання факсиміле:
1) факсиміле позначають печатку (кліше), за допомогою якої відтворюють підпис особи;
2) для застосування факсимільного підпису для оформлення правочинів, вчинення інших господарських операцій, необхідна письмова згода сторін. Така згода може виражатись, зокрема, в укладеній між сторонами письмовій угоді, в якій погоджується використання факсиміле і зразки справжнього та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору чи іншого документу. Саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису і засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до вимог законодавства;
3) існування усталеної практики між контрагентами щодо використання факсиміле, без дотримання вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ, якою визначено порядок його використання, не впливає на вирішення питання щодо правомірності його використання у випадках, коли інша сторона заперечує юридичну силу підписаного таким чином документу.