Правове законодавство
Випадки, у яких можна використовувати факсиміле при вчиненні правочинів, прописано у ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Так, використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.
Позиція Мін'юсту
Мін'юст у листі від 10.01.2005 р. №19-45-1590 надав роз’яснення щодо можливості використання факсиміле, яке варто насамперед використовувати під час оформлення договорів та документів на підставі таких договорів. Зокрема, у ньому докладно розглянуто, що таке правочин та як він може вчинятися.
Згідно з ч. 1 ст. 202 ЦКУ правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. Ст. 205 ЦКУ визначає, що правочин може вчинятися усно або в письмовій формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом. Правочин, для якого законом не встановлена обов'язкова письмова форма, вважається вчиненим, якщо поведінка сторін засвідчує їхню волю до настання відповідних правових наслідків.
Тому, на думку Мін'юсту, щоб застосовувати факсиміле при складанні документів за відповідним укладеним договором потрібно вписати таку можливість у такий договір.
Законодавства щодо бухобліку
Бухгалтерський облік базується на первинних документах. Документи, які складаються на підставі договорів (про які йдеться вище) можуть мати статус первинних. Але не слід забувати, що Законом про бухоблік та Положенням №88 встановлено спеціальні правила визнання документів первинними, і порушення їх може призвести до того, що документ, на підставі якого в обліку була відображена певна операція, може бути визнано таким, який цю операцію не підтверджує.
Зазначимо, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема, особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону №852-IV, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
Детальні правила підпису первинних документів прописано у п. 2.5 Положення №88. Так, документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
З особистим та електронним підписом все зрозуміло. Але чи може бути первинний документ підписано факсиміле?
Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
Тож виходить, що прямої заборони використовувати факсиміле при підписанні первинних документів не має. Але таке використання має бути прописано у законодавстві чи в договорі.
Позиція Мінфіну
У листі від 27.02.2012 р. №31-08410-07-29/4796 фахівці Мінфіну підтвердили, що факсиміле у первинних документах можна використовувати, якщо це передбачено угодою сторін.
Але оскільки перевірку первинних документів все-таки найчастіше здійснюють не фахівці Мін'юсту або Мінфіну, а податківці, насамперед слід дослуховуватися саме їх роз’яснень. А думка органів ДФС з цього приводу є не такою однозначною.
Думка ДФС
В Узагальнюючій податковій консультації, затвердженій наказом ДПАУ від 22.11.2012 р. №1047, податківці доводили, що хоча й у п. 2.5 Положення №88 вказано про можливість використання факсиміле, але нормами Закону про бухоблік застосування факсиміле для підпису первинних документів не передбачено.
Крім того, у цій УПК було прописано випадки щодо заборони використовувати факсиміле при підписанні податкових декларацій, виписці податкових накладних. А от випадки можливості застосування факсиміле при складанні первинних документів не було розглянуто.
Втім, слід нагадати і про інші роз’яснення податківців з цього приводу. Наприклад, про незмінну позицію ДФС, що використання факсиміле при оформленні прибуткових та видаткових касових ордерів (та інших касових документів) Положенням №637 та іншим законодавством не передбачено. На підставі цього податківці вимагають, щоб такі документи підписувалися особисто.
Також, нагадаємо, що відповідно до п. 134.1 ПКУ з 01.01.2015 року об’єктом оподаткування податком на прибуток є скоригований у відповідних випадках на податкові різниці фінрезультат, визначений за правилами П(С)БО та МСФЗ. Тому з 2015 року податківці у своїх роз’ясненнях почали приділяти багато уваги правильності оформлення первинних документів, на підставі яких формується дані бухобліку, витрати та доходи, та відповідно й сам фінрезультат.
У листах від 28.09.2015 р. №9062/Б/99-99-17-02-02-14, від 10.11.2015 р. №24947/10/28-10-06-11, від 21.01.2016 р. №1081/6/99-95-42-03-15 фахівці ДФС наголошують, що:
- для підтвердження даних податкового обліку можуть братися до уваги лише ті первинні документи, які складені в разі фактичного здійснення господарської операції. Докладніше >>;
- формування витрат для розрахунку фінансового результату до оподаткування при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток не може здійснюватись на підставі оформлених неналежним чином первинних документів. Більше про це тут та в аналітиці тут.
Нарешті, у листі від 04.05.2016 р. №4582/Л/99-95-42-01-14 податківці дійшли до такого висновку: використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою угодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису. Також ще у 2015 році цьому питанню було присвячено роз’яснення у під категорії 136.05 "ЗІР".
Висновок
На підставі норм цивільного та бухгалтерського законодавства, а також наданих роз’яснень контролюючих органів можна зробити наступний висновок. Факсиміле можна застосовувати на первинних документах, які розробляються самостійно підприємством та використовуються для проведення господарських операцій з іншими контрагентами (у випадку, коли із ними укладено письмовий договір, який містить у собі умови використання та зразок факсиміле). В інших випадках застосовувати факсиміле не варто.