Наказ – це один із документів, з яким підприємство стикається щодня. Видає накази керівник підприємства: за власною ініціативою чи ініціативою своїх структурних підрозділів. А якщо є директивні листи підприємств, установ і організацій вищого рівня - то на виконання їх розпорядчих документів (указів, постанов, розпоряджень, рішень тощо). Тож кадровій службі та бухгалтерії потрібно знати правила оформлення наказів, їх опрацювання, реєстрації, формування у справи та зберігання (строк зберігання встановлено Переліком №578/5).
Види наказів на підприємстві класифікуються за різними ознаками. Поширеною є класифікація за призначенням:
- адміністративні (про затвердження документів, розпорядки, наказ про номенклатуру справ тощо);
- з кадрових питань (прийняття, звільнення, переведення працівників);
- фінансові (про преміювання, виплати, відрядження).
Реквізитами наказів будуть:
- Найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності).
- Найменування юридичної особи.
- Код ЄДРПОУ.
- Назва виду документа (НАКАЗ).
- Дата (датою наказу є дата його підписання).
- Місце складення.
- Реєстраційний індекс (номер) наказу.
- Заголовок до тексту документа (наприклад, «Про прийняття на роботу», «Про звільнення…», «Про припинення трудового договору…»).
- Текст наказу.
- Підстава для видання наказу (заява працівника; повідомлення про заплановане вивільнення тощо).
- Підпис керівника.
- Візи.
Правила нумерації наказів
Нумерація наказів немає чітко встановлених законодавством норм. Кожен має право встановлювати власну нумерацію наказів.
Але для наказів з особового складу повинна дотримуватись одна умова: цілісність ряду нумерації. Особливості нумерації (індексації) наказів з особового складу мають визначатися інструкцією з діловодства, затвердженою на підприємстві.
Вона має регламентувати, зокрема, порядок реєстрації і присвоєння номерів наказам.
Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року.
До складу номеру (реєстраційного індексу) документа, окрім порядкового номеру, для різних за змістом кадрових наказів для зручності можна включати умовні літерні позначення, оформляючи їх через дефіс.
Наприклад: №12-К (кадри), №25-ВК (відділ кадрів), №47-З (заохочення), №55-С (стягнення) №44-В (надання відпусток), №19-ВД (відрядження).
Далі ми зупинимося саме на кадрових та фінансових наказах, оскільки з їх оформленням стикаються всі підприємства, а також фізособи-роботодавці. Окрему увагу слід приділити оформленню наказів з кадрових питань, які охоплюють різні види (прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток, заохочення та стягнення тощо).
Наказ про службове відрядження
Для скерування працівника у відрядження видають наказ. У ньому доцільно зазначити ПIБ і посаду відрядженого працівника, пункт призначення, мету відрядження, назву підприємства, на яке відряджається працівник, строк відрядження, розмір добових, інші умови. Іноді до цього наказу додають кошторис витрат на відрядження.
Як правильно оформити відрядження, використовувати платіжну картку та відзвітувати після повернення? Про це все ми писали у статті "Розрахунки під час та після відрядження: правила оформлення та звітування".
Зразок Наказу про службове відрядження (Завантажити >>)
На нашому сайті бланків також можна ознайомитися з цим наказом та завантажити його за посиланням.
Наказ про прийняття на роботу
Процес найму нового працівника – це багатоетапне завдання, що вимагає від роботодавця чіткого дотримання законодавчих норм та уваги до деталей. Усі етапи і кроки прийняття працівника на роботу, а також зразки заяви, наказу та трудового договору ми розглядали у статті "Як прийняти на роботу працівника: порядок дій, оформлення трудових відносин, зразки документів". А зараз зупинимося на правилах складання наказу про прийняття на роботу.
Він може бути оформлений:
- за формою №П-1, але вона наразі має лише рекомендований характер;
- за самостійно розробленою роботодавцем формою (але із дотриманням правил вітчизняного діловодства).
Наказ про прийняття на роботу зазвичай містить такі відомості: повні дані про працівника (ПІБ, паспортні дані та інше); посаду, на яку приймається працівник; умови праці (графік роботи, заробітна плата та інше); дата початку роботи; інші умови, які можуть бути встановлені роботодавцем чи передбачені законодавством.
Зразок Наказу про прийняття на роботу (Завантажити >>)
На нашому сайті бланків також можна ознайомитися з цим наказом та завантажити його за посиланням.
Наказ про переведення
Роботодавець має право перевести працівника на іншу роботу, не передбачену трудовим договором, строком до одного місяця без його згоди, з оплатою праці за виконану роботу, але не нижчою за середній заробіток за попередньою роботою. Про це, зокрема, читайте у статті "Тимчасове переведення працівника на іншу роботу, не передбачену трудовим договором". А під час війни роботодавець може перевести працівника на іншу роботу без його згоди в певних випадках, зокрема для ліквідації наслідків бойових дій, якщо ця робота не протипоказана за станом здоров'я, проводиться не на території активних бойових дій та оплачується не нижче від середньої зарплати за попередньою посадою.
Наказ про переведення працівника містить такі відомості: заголовок, підставу для переведення, розпорядчу частину, що вказує на працівника, його нову посаду, умови праці та дату переведення, а також підпис керівника та відмітку про ознайомлення працівника.
Зразок Наказу про переведення на іншу посаду (Завантажити >>)
Наказ про звільнення
Наказ про звільнення (припинення трудового договору) можна скласти за типовою формою №П-4, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489, або за формою, відмінною від типової.
У наказі про звільнення за формою, відмінною від типової, мають бути реквізити та відповідний текст: розпорядче слово (НАКАЗУЮ або ЗВІЛЬНИТИ); прізвище, ім’я та по батькові працівника; назва професії (посади); назва структурного підрозділу; підстава звільнення (з посиланням на відповідну статтю КЗпП); дата звільнення; відомості про виплату вихідної допомоги (у випадках, передбачених законодавством); відомості про кількість днів невикористаної щорічної відпустки, а також відпустки працівникам, які мають дітей, що підлягають компенсації при звільненні.
Усе про документальне оформлення звільнення працівника (зі зразками заяв та наказів), а також як правильно і швидко провести розрахунок при звільненні (покроковий алгоритм дій бухгалтера) ми розбирали у двох аналітиках:
- Звільнення працівника у 2025 році від А до Я: які підстави та як документально оформити?
- Розрахунок при звільненні працівника у 2025 році: пам’ятка для бухгалтера
Зразок Наказу про звільнення працівника (Завантажити >>)
На нашому сайті бланків можна ознайомитися з цим наказом та завантажити його за посиланням.
Накази про надання різних видів відпусток
Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки можна використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
Ця форма має рекомендаційний характер. Тож можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі. При цьому він має містити такі дані: прізвище, ім'я та по батькові працівника, посаду, вид відпустки (наприклад, щорічна основна, соціальна), її тривалість (кількість днів), дату початку та закінчення відпустки, а також підставу для її надання (наприклад, заява працівника, графік відпусток).
У разі потреби наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників.
Як оформити документально надання щорічних відпусток? Який обов’язковий перелік документів має бути? Чому не завжди потрібна заява на відпустку від працівника? Про це ми писали у статті "Як оформити щорічну відпустку у 2025 році: поради від редакції".
Зразок Наказу про надання щорічної відпустки працівників (Завантажити >>)
Зразок наказу про надання відпустки на дітей (Завантажити >>)
На нашому сайті бланків можна ознайомитися з наказом про надання відпустки та завантажити його за посиланням.
Накази про заохочення та дисциплінарні стягнення
Наказ про премії — це внутрішній документ підприємства, який складається у довільній формі. Він має містити інформацію про те, хто, за що та в якому розмірі отримуватиме премію. Його зміст складається з: назви, дати та номера наказу, підстави для преміювання, ПІБ та посади працівників, розміру премії (у сумі або у відсотках) та підпису керівника.
Зразок Наказу про преміювання працівників (Завантажити >>)
На нашому сайті бланків також можна ознайомитися з цим наказом та завантажити його за посиланням.
Наказ про призначення відповідального за ведення військового обліку
За наявності на підприємстві хоча б одного працівника з категорії призовників, військовозобов'язаних або резервістів, ведення персонального військового обліку організовується та здійснюється відповідно до вимог Порядку №1487 та покладається на керівника підприємства. Про всі деталі призначення та ведення військового обліку читайте у статті "Як вести військовий облік на підприємстві у 2025 році: з чого почати керівнику та відповідальній особі".
Наказ про призначення відповідального за ведення військового обліку має містити дані конкретної особи, встановлення доплати за виконання обов'язків та затвердження її функціональних обов'язків. Також у наказі можуть бути вказані доручення щодо проходження навчання та підвищення кваліфікації, а також термін контролю за його виконанням.
Зразок Наказу про призначення особи, відповідальної за військовий облік (Завантажити >>)
На нашому сайті бланків можна також ознайомитися та завантажити наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку на директора.
Як зберігати накази по підприємству?
Накази по підприємству зберігаються з урахуванням правил, встановлених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (далі – Перелік №578/5). Після завершення встановленого законодавством строку зберігання можуть бути вилучені для знищення за умови проведення експертизи їх цінності.
Накази класифікуються на три групи залежно від строку їх зберігання. Окремо група наказів з кадрових питань має додаткову класифікацію, що передбачено ст. 16 Переліку №578/5.
| Вид документів | Строк зберігання документів, у роках | Примітка | |
| в організаціях, у діяльності яких створюються документи НАФ | в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ | ||
| Картотеки, покажчики до наказів з кадрових питань (особового складу) | 75 р. | 75 р. | |
| Документи (плани, звіти, копії наказів, листи) про стажування | 5 р. | 5 р. | |
| Накази з основної діяльності | Пост.1 | До ліквідації організації1 | 1 Надіслані до відома – доки не мине потреба |
Накази з кадрових питань (особового складу):
|
75 р.2 | 75 р.2 | 2 Про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням – 5 р. |
| Документи (копії наказів, плани, акти, довідки, службові записки) з організації та ведення військового обліку та бронювання | 5 р. | 5 р. | |
| Накази з адміністративно-господарських питань | 5 р. | 5 р. | |