Розглянемо основні етапи найму працівника:
1. Пошук кандидатів.
2. Співбесіда та відбір.
3. Документальне оформлення:
- отримання документів від працівника;
- написання заяви та укладення трудового договору;
- видання наказу та повідомлення ДПС, ПФУ та ТЦК;
- інструктаж працівника;
- оформлення інших кадрових документів.
Етап 1. Пошук кандидатів
Першим кроком є формування та розміщення вакансії. Роботодавець може використовувати два варіанти:
1. Онлайн-платформи. Це швидкий спосіб охопити широку аудиторію. Важливо максимально детально описати вакансію: основні обов'язки, вимоги до кандидата (досвід, навички), умови праці, графік, рівень заробітної плати та соціальні гарантії. Резюме кандидатів надходять безпосередньо в кабінет роботодавця.
Проте часто такі послуги для роботодавців є платними.
А в разі розміщення оголошення про вакансію слід враховувати останні вимоги, про які ми писали тут.
2. Державна служба зайнятості. Якщо працівника не знайшли швидко і самостійно, роботодавці подають до будь-якого центру зайнятості звіт за формою №3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)». Це треба зробити не пізніше ніж через три робочі дні з дати відкриття вакансії двома способами:
- в електронному вигляді через «Електронний кабінет роботодавця» на сайті Державної служби зайнятості або через Єдиний державний вебпортал електронних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування;
- у паперовій формі (із засвідченням підписом керівника/фізичної особи – підприємця або уповноваженої ним (нею) особи).
Зразок заповнення звіту за формою №3-ПН та порядок його подання читайте у статтях редакції «Дебет-Кредит»:
У звіті обов'язково зазначаються основні функціональні обов'язки, умови та оплата праці, режим роботи, вимоги до кандидата. Це дозволяє фахівцям служби зайнятості здійснювати якісний добір претендентів із числа зареєстрованих безробітних.
Етап 2. Співбесіда
Процес відбору може складатися з кількох етапів:
- Якщо роботодавець залучає рекрутера:
1. Прескринінг. Короткий телефонний дзвінок або онлайн-зустріч з рекрутером для перевірки відповідності ключовим вимогам вакансії.
2. Основна співбесіда. Може проводитись керівником підрозділу. Існують різні формати: структуроване інтерв'ю (з чітким переліком питань), неструктуроване (у форматі вільної бесіди) або комбіноване.
3. Тестове завдання. Застосовується для перевірки професійних навичок та компетенцій.
4. Фінальна співбесіда. Зустріч з керівником перед остаточним прийняттям рішення.
- Якщо роботодавець не залучає рекрутера, то процедура значно спрощується, зокрема залишається лише основна співбесіда та тестове завдання.
Етап 3. Документальне оформлення прийняття на роботу
Після успішної співбесіди починається процес юридичного оформлення трудових відносин. Він складається з 5 кроків.
Крок 1. Отримання документів від працівника
Кандидат має надати пакет документів, визначений ст. 24 КЗпП:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
- у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я;
- військово-обліковий документ (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів);
- інші документи.
Хоча РНОКПП немає в переліку, однак надати його працівнику доведеться для відображення нарахованих доходів та податків у звітності.
Звертаємо увагу, що е-паспорти в «Дії» також можуть бути застосовані при прийнятті працівника на роботу, але з певними нюансами, зокрема:
- роботодавець має видати відповідний наказ про прийняття від працівників українських е-паспортів у мобільному додатку «Дія»;
- мати відповідні технічні засоби для зчитування інформації з QR-коду, що дозволяє роздрукувати отриману інформацію, у т.ч. за допомогою принтеру.
Про це більш докладно ми писали у статті «Е-паспорти в «Дії»: подання при прийнятті на роботу».
Увага!
Що треба зробити відповідальній особі роботодавця при прийнятті на роботу військовозобов’язаних читайте у статтях:
- Як вести військовий облік на підприємстві у 2025 році: з чого почати керівнику та відповідальній особі
- Військовий облік жінок у 2025 році: для кого він обов’язковий та що робити роботодавцю?
А щоб ведення військового обліку не стало головним болем бухгалтерів і кадровиків, ми підготували надзвичайно корисну добірку найкращих і найпопулярніших матеріалів на цю тему:
Крок 2. Написання заяви та укладення трудового договору
Працівник пише заяву про прийняття на роботу, де вказує посаду, дату початку роботи, тип зайнятості (основне місце чи сумісництво), режим роботи. На підставі заяви укладається трудовий договір.
У мирний час потрібно враховувати вимоги ст. 24 КЗпП, за яких умов додержання письмової форми є обов'язковим:
- при організованому наборі працівників;
- при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
- при укладенні контракту;
- коли на цьому наполягає працівник;
- при укладенні трудового договору з неповнолітнім;
- якщо роботодавцем є приватний підприємець або фізична особа;
- при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
- при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
- при укладенні трудового договору з домашнім працівником;
- в інших випадках, передбачених законодавством України.
Під час воєнного стану сторони можуть за згодою визначати форму договору (ст. 2 Закону №2136). Але якщо така можливість є, краще закріпити основні умови співпраці письмово (або у вигляді електронного документа).
Зразок Заяви про прийняття на роботу
Зразки трудового договору дивіться у розділі бланків (також там ви знайдете понад 900 корисних бланків, форм та зразків).
Ось зразки трудових договорів, які вам можуть знадобитись:
- між працівником та ФОПом,
- про надомну роботу,
- про дистанційну роботу,
- про роботу з нефіксованим робочим часом.
Увага! Якщо сторони укладуть трудовий договір за такою формою, заяву про прийняття на роботу складати та подавати не потрібно.
Крок 3. Видання наказу та повідомлення про прийняття на роботу
Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, з яким ознайомлює працівника під підпис.
Наказ може бути оформлений:
- за формою №П-1, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489, але вона наразі має лише рекомендований характер;
- за самостійно розробленою роботодавцем формою (але із дотриманням правил вітчизняного діловодства). Приклад такого наказу наведено нижче
Увага! Наказ про прийняття на роботу треба видавати навіть у тому випадку, якщо між роботодавцем та працівником укладено трудовий договір за типовою формою.
Зразок Наказу про прийняття на роботу
Роботодавцю треба повідомити про прийняття на роботу працівника:
- орган ДПС за місцем обліку роботодавця. Повідомлення подається до початку роботи працівника. Як заповнити та подати повідомлення, читайте у статті «Повідомлення про прийняття працівника на роботу за новою формою: інструкція із заповнення та подання»;
- орган ПФУ за місцем обліку роботодавця. Термін подання відомостей про трудові відносини – не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу. Про те, як заповнити і подати відомості про трудові відносини онлайн на порталі ПФУ, читайте у статті "Як роботодавцю подати відомості про трудові відносини онлайн: розʼяснення від ПФУ";
- якщо працівник військовозобов’язаний, то і ТЦК, у якому працівник перебуває на обліку, відповідно до його військово-облікового документа. Таке повідомлення треба подати протягом 7 днів з дня прийняття працівника на роботу. Про те, як заповнити повідомлення і подати його, читайте у статті "Повідомлення ТЦК про прийняття на роботу військовозобов’язаного працівника і його звільнення: як заповнити?".
Крок 4. Інструктаж працівника
Роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:
- місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
- визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
- права та обов’язки, умови праці;
- наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору – під підпис;
- правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
- проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
- організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
- тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці (ст. 29 КЗпП).
Все це потрібно зробити до початку роботи та бажано під підпис про проходження інструктажу.
Крок 5. Оформлення інших кадрових документів
Крім заяви, наказу про прийняття на роботу, трудового договору, про які ми говорили вище, треба пам’ятати ще ось про що.
Трудова книжка. Показати її при прийнятті на роботу (у вигляді паперової книжки або у вигляді електронного аналога – відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування) працівник зобов’язаний (ст. 24 КЗпП). А от брати цю паперову книжку і зберігати в себе роботодавець вже не зобов’язаний. І записи до неї вносяться лише на прохання працівника.
Про електронні трудові книжки читайте більше у статтях від редакції:
Особова картка. Особова картка є основним документом первинного обліку персоналу. Вона складається на кожного працівника, включно з сумісниками, тимчасовими та сезонними працівниками, незалежно від терміну дії договору.
Традиційно для цього використовується типова форма №П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656. Однак, згідно з роз'ясненнями Мінекономіки, наведеними в листі від 25.09.2024 №4701-05/70518-09, використання саме форми №П-2 не є обов'язковим. Та незважаючи на це форма №П-2 залишається найпоширенішою завдяки своїй зручності та відповідності стандартним вимогам кадрового обліку.
Термін зберігання особової картки становить 75 років після звільнення працівника, що встановлено Переліком типових документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.
Про заповнення особової картки читайте статтю від редакції: «Особова картка П-2: заповнення і зміни».
Особова справа. Особова справа є добіркою документів, що комплексно характеризують професійний шлях та особисті дані працівника. Її формування починається після видання наказу про прийняття на роботу.
Порядок групування документів в особовій справі регламентується Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила організації діловодства). Відповідно до п. 12 гл. 2 розділу IV Правил організації діловодства до складу особової справи працівника, як правило, входять:
- заява про прийняття на роботу;
- письмовий трудовий договір (контракт);
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
- особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів;
- автобіографія;
- копія паспорта;
- копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- копія військового квитка;
- копії документів про освіту науковий ступінь, вчене звання;
- заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
- копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
- копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
- характеристики;
- копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
- документи з атестації;
- заява про звільнення з роботи;
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).
Звертаємо увагу, що до особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.
Про формування особової справи читайте у статті від редакції «Особові справи по-новому та особові картки №П-2».
***
Читайте більше про оформлення працівників, враховуючи порядок залучення їх до роботи:
- Приймаємо працівницю на неповний день
- Беремо на роботу директора: документальне оформлення
- Дистанційна та надомна робота: праця поза підприємством під час воєнного стану
- Суміщення посад на підприємстві
- Тимчасовий працівник: хто це такий, як його правильно прийняти на роботу та звільнити
- Сезонні працівники