Як користуватись електронним кабінетом суб'єкта первинного фінмоніторингу згідно нового Наказу Мінфіну №322?

1. Що таке Наказ №322 і чому він важливий?
2. Що таке е-кабінет СПФМ?
3. Практичний механізм використання е-кабінету: крок за кроком
4. Повідомлення про суб’єкта первинного фінансового моніторингу
5. Повідомлення про фінансові операції
6. Рекомендації для бухгалтерів, консультантів та аудиторів
7. Зразок 1. Примірний наказ про призначення відповідального працівника
8. Зразок 2. Примірна посадова інструкція відповідального працівника за організацію та проведення фінансового моніторингу
9. Зразок 3. Примірний шаблон Положення про фінансовий моніторинг на підприємстві
10. Де почитати більше про фінансовий моніторинг та його суб'єктів?

Ще 02 лютого 2026 року відбувся офіційний запуск е-кабінету СПФМ та практичне впровадження Наказу №322. І зараз вже можна сказати, ще це якісно новий технологічний крок у фінансовому моніторингу:

• він робить обмін інформацією оперативним, структурованим та безпечним;
• суттєво зменшує часові та адміністративні витрати СПФМ;
• дозволяє вести фінмоніторинг в електронному форматі без дублювання на папері.

Але ще не всі з ним знайомі, тож ми підготували окремий детальний гайд по е-кабінету СПФМ, щоби, потрапивши до нього вперше, бухгалтери не розгубились, а ретельно вивчали його з чітким розумінням всіх вбудованих до нього механізмів.

Що таке Наказ №322 і чому він важливий?

Порядок обміну інформацією з питань фінансового моніторингу (Наказ №322) передбачає:

1. Порядок створення особистого е-кабінету суб’єкта первинного фінмоніторингу та доступу до е-кабінету системи фінансового моніторингу;
2. Порядок інформаційної взаємодії СПФМ з Держфінмоніторингом.

Цей документ створює єдину електронну платформу обміну даними між СПФМ та Держфінмоніторингом замість паперових чи розрізнених електронних процедур (у т.ч. подання різних форм через електронну пошту з накладенням електронного підпису у різних сервісах, що створювала значні проблеми для СПФМ).

Яких суб’єктів первинного фінмоніторингу (СПФМ) стосується Наказ №322?

Е-кабінет створений у системі фінмоніторингу, яка складається з первинного та державного рівнів.

Втім, ми розповімо лише про е-кабінет для СПФМ, до яких належать юрособи та підприємці, що за законодавством зобов’язані повідомляти про підозрілі фінансові операції та надавати інформацію Держфінмоніторингу, серед яких є, зокрема:

• суб’єкти аудиторської діяльності, бухгалтери, госпсуб’єкти, що надають послуги з бухобліку та/або здійснюють консультування з питань оподаткування;
• адвокатські бюро, адвокатські об’єднання та адвокати, які здійснюють адвокатську діяльність індивідуально, госпсуб’єкти, що надають юридичні послуги, нотаріуси;
• госпсуб’єкти, що надають посередницькі послуги та/або консультаційні послуги під час здійснення операцій з нерухомим майном.

Що таке е-кабінет СПФМ?

Е-кабінет СПФМ – це вебсервіс, через який СПФМ має:

• створювати доступ та ідентифікуватись;
• подавати повідомлення про фінансові операції;
• отримувати запити та вимоги від Держфінмоніторингу;
• обмінюватись даними у встановлених форматах (у т.ч. через API).

При цьому доступ можливий через кваліфікований електронний підпис (КЕП) уповноваженої особи (відповідального працівника та інших користувачів).

Сам е-кабінет працює як електронний офіс для всіх функцій фінмоніторингу, замінюючи більшість паперових обмінів.

Практичний механізм використання е-кабінету: крок за кроком

1. Реєстрація та доступ

1. Уповноважена особа СПФМ реєструється в системі через портал е-кабінету.
2. Вхід – тільки через КЕП (електронний підпис).
3. Після авторизації формується особистий кабінет користувача для подальшої роботи.
4. Після отримання доступу до е-кабінету відкривається доступ до облікових даних та обміну повідомленнями.

Важливо!

Радимо уважно ознайомитись з таким розділом е-кабінету, як «Допомога», де містяться як відповіді на найпоширеніші питання, зразки документів та навіть відеоінструкції з використання всіх механізмів е-кабінету та порядок дій у випадку виникнення помилок при обміні інформацією з Держфінмоніторнгом.

2. Облікові дані

До облікових даних належать такі основні відомості:

1. Код за ЄДРПОУ/ОКПП
2. Повне найменування суб’єкта
3. Статус суб’єкта: вказується, чи перебуває суб’єкт на обліку, чи ні
4. Відповідальний працівник (посада, ПІБ)
5. Особа, яка тимчасово виконує обов’язки відповідального працівника (посада, ПІБ)
6. Кількість філій, що на обліку як СПФМ
7. Кількість помічників

Зверніть увагу!

п. 4 «Вид суб’єкта (регулятор)» та п. 5 «Адреса інформаційного обміну» для СПФМ в е-кабінеті відсутні та не заповнюються.

3. Доступ до е-кабінету

Доступ до електронного кабінету СПФМ надається не лише керівнику госпсуб’єкта/ФОПу, а насамперед призначеній відповідальній особі з фінмоніторингу, яка здійснює подання повідомлень, отримання запитів та взаємодію з Держфінмоніторингом із використанням власного КЕП. Водночас керівник може бути такою відповідальною особою або мати паралельний доступ до кабінету.

За правилами фінмоніторингу:

• у СПФМ обов’язково призначається відповідальна особа;
• саме вона організовує взаємодію з Держфінмоніторингом;
• тому доступ до е-кабінету на практиці надається саме цій особі (через її КЕП).

Окремо приділимо увагу розділу «Користувачі».

У ньому можна додати осіб, які мають право доступу до е-кабінету та здійснюватимуть обмін повідомленнями.

Користувачами електронного кабінету СПФМ є уповноважені фізичні особи суб’єкта господарювання, які отримали право доступу до системи через власний кваліфікований електронний підпис. Саме користувач несе персональну відповідальність за подання повідомлень та опрацювання запитів Держфінмоніторингу.

Таким чином, після першої авторизації КЕП:

• система створює першого адміністратора кабінету;
• він може додавати інших користувачів (філії);
• кожному користувачу надається доступ з певної дати;
• доступ працює лише через власний КЕП цієї особи.

Важливо!

Доступ НЕ прив’язаний до логіна/пароля.

• Вхід тільки через КЕП,
• Кожен користувач заходить своїм ключем,
• Система бачить, хто саме подав повідомлення

4. Подання та обмін даними

Тут важливо наголосити, що в е-кабінеті розміщені рекомендації СПФМ у зв’язку з набранням чинності Наказом №322, які розміщені за посиланням.

Так, з 2 лютого 2026 року СПФМ необхідно здійснити відповідні дії щодо дотримання вимог Порядку створення особистого кабінету та доступу до е-кабінету системи фінансового моніторингу, зокрема:

1. СПФМ, які перебували на обліку у Держфінмоніторингу до 02.02.2026:

• створити особистий кабінет СПФМ із використанням КЕП суб’єкта (фізособи, ФОПа) чи керівника СПФМ;
• внести до єдиної інформаційної системи коригуючу інформацію про СПФМ шляхом подання файлу-повідомлення U-FM. При цьому реквізит «Вид повідомлення» у файлі-повідомленні U-FM повинен мати значення «2».

2. СПФМ, які не перебували на обліку у Держфінмоніторингу до 02.02.2026:

• створити особистий кабінет СПФМ із використанням КЕП суб’єкта (фізособи, ФОПа) чи керівника СПФМ;
• внести до єдиної інформаційної системи первинну інформацію про СПФМ шляхом надання файла-повідомлення U-FM;
• повідомити про відповідальних осіб для подальшої роботи в е-кабінеті шляхом надання файлу-повідомлення U-FM. При цьому реквізит «Вид повідомлення» у файлі-повідомлення U-FM повинен мати значення «1».

Відповідні повідомлення можна відправляти у розділі «Вихідні повідомлення».

У цьому розділі можна знайти такі форми вихідних повідомлень від СПФМ, як за формами, зокрема,

• U-FM Повідомлення про суб’єкта первинного фінансового моніторингу,
• A-FM Повідомлення про фінансові операції,
• N-FM Повідомлення про підозрілу діяльність (case),
• J-FM Повідомлення про відмову від встановлення/ підтримання ділових відносин,
• S-FM Повідомлення про замороження (розмороження) активів,
• G-FM Повідомлення про розбіжності між відомостями про кінцевих бенефіціарних власників тощо.

Надалі у розділі «Вхідні повідомлення» можна отримати повідомлення лише у таких формах, як:

C-FM Повідомлення – запит Держфінмоніторингу,

M-FM Повідомлення про рішення/доручення Держфінмоніторингу,

H-FM-42 Повідомлення-лист від Держфінмоніторингу суб’єкту (для повідомлень – лист Держфінмоніторингу з інших питань фінансового моніторингу),

H-FM-43 Повідомлення-лист від Держфінмоніторингу суб’єкту (про інформування суб’єкта фінансового моніторингу про прийняття процесуального рішення у кримінальному впровадження або прийняті судами рішення).

Самі форми повідомлень можна знайти у розділі «Подання повідомлень». Вони не заповнюються як стандартні форми – вони створюються автоматично системою через надання відповідної інформації для цілей кожного повідомлення у системі фінмоніторингу.

5. Формати обміну

Наказ №322 та супутні технічні документи визначають стандартизовані формати обміну даними – це нові види електронних повідомлень, що уточнюють структуру інформації, яку СПФМ надсилає/отримує від Держфінмоніторингу.

Це суттєво спрощує:

• обробку повідомлень системою;
• мінімізує помилки форматування;
• пришвидшує перевірки і відповіді.

Розглянемо приклади автоматичного створення повідомлень, які надсилаються СПФМ через е-кабінет.

Повідомлення про суб’єкта первинного фінансового моніторингу

Повертаючись до файлу-повідомлення U-FM «Повідомлення про суб’єкта первинного фінансового моніторингу», у розділі «Подання повідомлень» можна зайти за активним посиланням «U-FM «Повідомлення про суб’єкта первинного фінансового моніторингу», де ви можете вказати таку інформацію.

Щодо відомостей про повідомлення (заповнюються автоматично) та відомості про суб’єкта

Відомості про відповідального працівника (про його призначення та звільнення)

Відомості про особу, що тимчасово виконує обов’язки відповідального працівника у разі його відсутності (про його призначення та звільнення)

Повідомлення про фінансові операції

У разі подання файлу-повідомлення A-FM Повідомлення про фінансові операції ви маєте вказати таку інформацію.

При заповненні інформації про фінансову операцію потрібно буде вказати таку інформацію, зокрема, серед якої є обов’язкова:

• Дата реєстрації фінансової операції в реєстрі
• Кількість учасників фінансової операції
• Дата фактичного здійснення фінансової операції, або відмови у її проведенні, або зупинення проведення, замороження
• Вид активу
• Валюта фінансової операції/банківський метал/віртуальний актив
• Сума фінансової операції у валюті проведення/вага банківського металу/кількість віртуального активу
• Сума фінансової операції у гривневому еквіваленті
• Опис фінансової операції, призначення платежу
• Напрям руху активів щодо клієнта фінансової операції
• Область здійснення операції

Відомості про учасників фінансової операції наводяться окремо, де вказуються особисті дані, відомості про місцезнаходження або місце проживання учасника, або про місце тимчасового перебування учасника, а також відомості про банк, у якому відкрито рахунок, що використовується для здійснення фінансової операції.

Увага! Типові помилки СПФМ

Найчастішими проблемами, з якими можуть мати справу СПФМ при обміні інформацією, є:

• прострочення відповіді на запит;
• помилки у форматі файлу;
• відсутність КЕП у відповідальної особи (закінчення строку дії сертифіката тощо);
• неправильні дані клієнта;
• ігнорування статусів у журналі обміну повідомлень.

Рекомендації для бухгалтерів, консультантів та аудиторів

Що необхідно підготувати:

• уповноважену особу підприємства з дійсним КЕП;
• налаштовану електронну пошту для повідомлень від е-кабінету;
• інтеграцію облікової системи з API (за потреби автоматичного обміну);
• посадові інструкції для тих, хто працює з е-кабінетом.

Зразок 1. Примірний наказ про призначення відповідального працівника

(Завантажити)

Зразок 2. Примірна посадова інструкція відповідального працівника за організацію та проведення фінансового моніторингу

(Завантажити)

Зразок 3. Примірний шаблон Положення про фінансовий моніторинг на підприємстві

(Завантажити)

Де почитати більше про фінансовий моніторинг та його суб'єктів?

Більше про фінмоніторинг, постановку на облік та подання звітів з фінмоніторингу ми писали тут: 

• Фінмоніторинг: як організувати контроль за клієнтами
• Як бухгалтеру укласти договір з клієнтом, щоб не стати суб’єктом фінмоніторингу? (+ зразки договорів)
• Звіт з фінмоніторингу (форма №1-фінмон) за 2025 рік: інструкція із заповнення та подання
• Звіт з фінмоніторингу (форма №2-фінмон) за 2025 рік: інструкція із заповнення та подання
• Вже з 2 лютого діє е-кабінет для суб'єктів первинного фінмоніторингу