Відповідно до пп. 14.1.27 п. 14.1 ст. 14 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ) витрати - сума будь-яких витрат платника податку у грошовій, матеріальній або нематеріальній формах, здійснюваних для провадження господарської діяльності платника податку, в результаті яких відбувається зменшення економічних вигод у вигляді вибуття активів або збільшення зобов’язань, внаслідок чого відбувається зменшення власного капіталу (крім змін капіталу за рахунок його вилучення або розподілу власником).
Порядок проведення технічного обслуговування та ремонту дорожніх транспортних засобів затверджений наказом Міністерства транспорту України від 30.03.98 №102 «Про затвердження Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 28.04.98 за №268/2708 (далі – Положення №102). Положення №102 поширюється на юридичних і фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності, які здійснюють експлуатацію, технічне обслуговування та ремонт дорожніх транспортних засобів (за винятком тролейбусів, мопедів і мотоциклів), незалежно від форми власності.
Технічне обслуговування – комплекс операцій чи операція з підтримки роботоздатності або справності виробу під час використання за призначенням, зберігання і транспортування (п. 1.3 р. І Положення №102). У додатках А, Б, В Положення №102 наведено примірні переліки операцій з технічного обслуговування автомобільного транспорту. Операції з обслуговування автомобільного транспорту, що не зазначені у додатках А, Б, В Положення №102, не належать до технічного обслуговування автомобіля і розглядаються як поточний ремонт. Щоденне обслуговування проводиться після роботи з метою підготовки ДТЗ до подальшої експлуатації. Воно передбачає: перевірку технічного стану; виконання робіт щодо підтримування належного зовнішнього вигляду; заправлення експлуатаційними рідинами; усунення виявлених несправностей; санітарну обробку ДТЗ.
Прибирально-мийні роботи виконуються за потребою, але обов’язково перед технічним обслуговуванням чи ремонтом (п.3.5 Положення №102).
З урахування зазначеного, якщо транспортний засіб використовується платником податку у власній господарській діяльності, то витрати на його технічне обслуговування та щоденне обслуговування, у тому числі витрати на його прибирання і мийку враховуються у складі витрат при обчисленні податку на прибуток. Витрати на технічне та щоденне обслуговування транспортного засобу, у тому числі витрати на його прибирання і мийку, враховуються у складі витрат при визначенні об’єкта оподаткування, та в залежності від призначення такого транспортного засобу можуть відноситися до витрат операційної діяльності, що формують собівартість виготовлених та реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг або до складу інших витрат (п. 138.1 ст. 138 ПКУ).
При заповненні Податкової декларації з податку на прибуток підприємства, форма якої затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.09.11 №1213 (далі – Декларація), витрати, пов’язані з утриманням, експлуатацією основних засобів в залежності від напрямку використання відображаються у рядку 05 «Витрати операційної діяльності» Декларації та виокремлюються у рядку 05.1 «Собівартість придбаних (виготовлених) та реалізованих товарів (робіт, послуг)» або у рядку 06 «Інші витрати» Декларації з виокремленням значення у рядках 06.1 «Адміністративні витрати» і 06.2 «Витрати на збут».