Авансовий звіт: правила подання та складання

Під назвою «авансовий звіт» маємо на увазі всім відомий Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Так ми називатимемо цей Звіт і надалі.

Хто має подавати авансовий звіт?

Мета авансового звіту, як свідчить його офіційна назва, це звітування про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Отже, маємо два випадки, коли авансовий звіт треба подавати обов’язково:

1. якщо відбулось відрядження;
2. якщо працівнику видавались кошти для виконання певних цивільно-правових дій в інтересах роботодавця.

При цьому немає значення, чи були підзвітні кошти витрачені за цільовим призначенням або взагалі витрачені. Оскільки працівник такі кошти отримав (саме їх називають авансом), він має відзвітувати, що саме з ними сталося далі. А в разі, якщо ці кошти або їх частина залишились невитраченими, цей залишок слід повернути власнику – роботодавцю.

Зверніть увагу: авансовий звіт складається працівником (підзвітною особою), що отримав(ла) такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи.

А що як працівник не отримував авансу?

На сьогодні існує думка деяких фахівців, що оскільки авансовий звіт передбачає видачу авансу, то якщо авансу не було, то й звітувати не потрібно (навіть якщо відрядження відбулося або працівник вчинив  цивільно-правові дії в інтересах роботодавця).

Формально це так, але податківці з цим не погоджуються. Мотивують вони свою позицію тим, що, навіть, якщо працівник витратив власні кошти, якщо він претендує на їх повернення, йому треба повідомити про витрати роботодавця.

Окремої форми звіту про понесені за власний рахунок витрати не існує, тож податківці радять застосовувати для цього саме авансовий звіт.

Затверджений керівником підприємства (або іншою уповноваженою ним особою) авансовий звіт свідчить про те, що роботодавець погоджується із понесеними працівником витратами і готовий їх відшкодувати.

Оскільки до авансового звіту додаються оригінали документів, які підтверджують понесені працівником витрати, вони після затвердження авансового звіту будуть підставою для визнання роботодавцем витрат у бухгалтерському обліку.

Зверніть увагу: і ДФСУ, і Мінфін нарешті дійшли згоди, у якому випадку відшкодування працівнику його власних коштів за придбані товари, роботи, послуги не буде його оподаткованим доходом: якщо є підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснення таких витрат. Про це ми писали тут.

При цьому зазначалось, що:

• якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат;
  
  
• якщо придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язано з виконання трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги) включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО та військовим збором на загальних підставах.

Тому ми радимо: скласти наказ на працівника (або кількох працівників), які мають придбавати такі товари (роботи, послуги), а точніше оплачувати їх самостійно. Звісно, що примусити працівника витрачати власні кошти в інтересах роботодавця – це протизаконно. Тому радимо в наказі передбачити два варіанта такої оплати:

1. якщо він був забезпечений авансом, то витрачати підзвітні кошти;
2. якщо з якихось причин він аванс не отримав або авансу не вистачило, він має право витрачати власні кошти з наступним відшкодуванням роботодавцем.

Про виконання завдання працівник має відзвітувати. І тут стане в нагоді авансовий звіт, до якого слід додати розрахункові документи. А якщо, крім оплати, відбувається ще фактичне отримання товарів (робіт, послуг), то до авансового звіту слід додати накладні, акти тощо (за наявності). І звісно, що на підставі переданих ним документів відбувається оприбуткування придбаних активів роботодавцем.

А якщо цього пакету документів не зробити? Податківці розглядають таку операцію як купівлю-продаж товарів (робіт, послуг), попередньо придбаних працівником.

В які строки подається авансовий звіт?

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ авансовий звіт подається до закінчення 5 банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:

1. завершує відрядження;
2. завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ дія цього підпункту поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням деяких особливостей:

1. у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3 банківського дня після завершення відрядження;
   
   
2. у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Ті ж самі строки наведено і в Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Але, крім цього згідно з п. 19 розділу ІІ Положення №148 готівка видається під звіт:

1. на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;
2. на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів – на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
3. на всі інші виробничі (господарські) потреби – на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.

При цьому підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

Отже, для відрядження сумнівів немає жодних – строки звітування встановлює ПКУ.

А ось для виконання окремих цивільно-правових дій слід враховувати строки, встановлені обома нормативними актами. 

Адже ПКУ в цьому разі встановлює строки з метою оподаткування, і якщо їх порушити, то підзвітні кошти отримують статус «надміру витрачених коштів» і стають оподаткованим доходом працівника.

А якщо порушити строки, встановлені  Положенням №148, роботодавцю загрожує штраф за Указом №436: за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів накладається штраф у розмірі 25% виданих під звіт сум. Накладається такий штраф податківцями за наслідками документальної перевірки.

А якщо аванс був, а відрядження не відбулось? 

В такому випадку, як роз’яснюють податківці, працівник повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути роботодавцю зазначені кошти. Зробити це слід разом із авансовим звітом, у якому суму, яка була отримана та підлягає поверненню, слід зазначити.

Такого висновку податківці доходять, спираючись на норм п. 11 розділу ІІ Інструкції №59. Щоправда, ця Інструкція поширюється лише на органи державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для решти вона не є обов’язковою для виконання. А в ПКУ і в Положенні №148 строків повернення підзвітних коштів в разі, якщо відрядження не відбулося, наразі немає.

Тим не менш, обережним працівникам і роботодавцям варто дотримуватися строку в три банківських дні.

За якою формою подається авансовий звіт?

Діюча форма авансового звіту затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841 (у редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. №350). Цим же наказом затверджено і Порядок складання цього звіту.

Правила складання авансового звіту

Власне самій процедурі складання авансового звіту в Порядку №841 присвячено лише один абзац. А саме, що фізична особа, яка отримала такі кошти, заповнює всі графи звіту, крім:

• «Звіт перевірено», 
• –Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», 
• кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, 
• розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Ці графи заповнюються особою, яка надала такі кошти.

А графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).

Авансовий звіт складається із двох частин: лицьової та зворотної. Докладного опису, що зазначати у його графах, немає, тож заповнення деяких із них ми розглядали в наших попередніх матеріалах, наприклад, тут, тут, або тут.

Оскільки протягом останніх років форма авансового звіту не дуже змінювалась, сподіваємось, що ці поради стануть вам в нагоді і зараз.

Оподаткування ПДФО та ВЗ надміру витрачених коштів

Особливу увагу слід звернути на заповнення тієї частини авансового звіту, яка стосується утримання ПДФО із сум, які в цьому звіті відображаються, якщо вони отримали статус надміру витрачених коштів.

По-перше, до оподаткованого доходу в цьому випадку потрапляють усі випадки порушення п. 170.9 ПКУ. Про це говорить пп. 164.2.11 ПКУ.

Отже, якщо авансовий звіт був поданий із порушенням строків, навіть, якщо працівник надав усі документи, які підтверджують понесені ним витрати та/або повернув невитрачені кошти роботодавцю (навіть, якщо це повернення було здійснено вчасно!), кошти, які в цьому звіті відображатимуться – це вже надміру витрачені кошти.

Так само надміру витраченими вважатимуться невикористані кошти, про які працівник вчасно відзвітував, але які не повернув або зчинив таке повернення несвоєчасно.

Для відсутності об’єкту оподаткування ПДФО, треба щільно виконати усі вимоги п. 170.9 ПКУ. Якщо хоч одна з цих вимог порушується, кошти, стосовно яких порушення було скоєно, стають оподаткованими.

По-друге,  база оподаткування для заповнення авансового звіту і утримання ПДФО розраховуватиметься із урахуванням п. 164.5 ПКУ. Тобто, із «натуральним» коефіцієнтом, який на сьогодні дорівнює 1,21951.

Втретє, в авансовому звіті (чомусь) й досі зазначається лише сума ПДФО. А ось про військовий збір, який теж доведеться утримати з працівника, Мінфін в цьому документі не згадує. Та тим не менш, порахувати його доведеться, що правда, лише виходячи з суми самих надміру витрачених коштів – «натуральний» коефіцієнт при цьому не застосовується.

Приклад. Працівник оплатив за товари корпоративною карткою 500 грн., але згадав про це через 10 днів. Відповідно, авансовий звіт ним був поданий із порушенням строків, а сума витрачених коштів стала його оподаткованим доходом.

Рахуємо ПДФО:

База оподаткування: 500 х 1,21951 = 609,76 грн.

Сума ПДФО: х 18% = 109,76 грн. 

В авансовому звіті на лицевій частині зазначаємо:

Сума податку _109,76_ (грн, коп.) = неповернута сума** _609,76__ (грн, коп.) х cтавка податку***_18__ : 100

Рахуємо ВЗ: 500 х 1,5% = 7,5 грн., але в авансовому звіті цей розрахунок не відображаємо. 

Скласти такий розрахунок не раніше останнього дня місяця, в якому складається авансовий звіт – адже до доходу саме цього місяця належатимуть такі надміру витрачені кошти. Цей розрахунок підписується особою, яка його проводила, і підзвітною особою – про те, що її з ним ознайомлено.

Тепер щодо строків сплати такого нарахованого ПДФО та ВЗ. За пп. 170.9.1 ПКУ, сума ПДФО, нарахована на суму такого перевищення, утримується податковим агентом за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) фізособи за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Також у разі коли фізособа припиняє трудові відносини з особою, що видала такі кошти, сума ПДФО утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу – непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання фізособи за наслідками звітного (податкового) року. Тобто такій фізособі податковий агент при остаточному розрахунку має надати документ про суму непогашеного ПДФО і базу його нарахування, а така фізособа має включити ці відомості до річної декларації про майновий стан та доходи.

Якщо повне утримання ПДФО є неможливим унаслідок смерті фізособи чи визнання її судом безвісти відсутньою або оголошення її судом померлою, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такої фізособи податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Такий специфічний порядок утримання спричиняє і специфічні строки сплати ПДФО. Тож, якщо працівник і далі у вас працюватиме, ПДФО потрібно буде перерахувати до бюджету у періоді, коли йому виплачуватиметься найближчий дохід. І відповідно з такого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) буде утримано ПДФО згідно з приписами п. 170.9 ПКУ. Якщо ж такі найближчі доходи лише нараховуватимуться фізособі, але не виплачуватимуться, то ПДФО сплачується згідно з пп. 168.1.5 ПКУ – тобто у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду (30 календарних днів з дня закінчення місяця, в якому такий дохід було нараховано). Про це йшлось у листі ГУ Міндоходів у м. Києві від 22.05.2013 р. №335/10/06-4-06.

Відображення підзвітних коштів в формі №1ДФ

Кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, у тому числі надміру витрачені та не повернуті у встановлені законодавством строки, відображаються у податковому розрахунку за ф. №1ДФ під ознакою доходу «118».

Отже, в податковому розрахунку за формою №1ДФ під ознакою доходу «118» відображаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки. Про це податківці зазначали, зокрема, тут.

Але, зверніть увагу: в Довіднику ознак доходів нещодавно відбулися зміни, які слід було враховувати вже при складанні форми №1ДФ за 1 квартал 2019 р. Про них ми писали тут.

Зокрема, зявилась така нова ознака доходу, як «194» – Інші доходи, які не включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу. Але  «інші неоподатковані доходи» – це категорія дуже широка.

Раніше податківці не вимагали відображати в формі №1ДФ ті підзвітні кошти, які під оподаткування не потрапили. Принаймні, й досі в «ЗІР» міститься консультація категорії 103.25 (запитання «Яку суму коштів необхідно відображати в податковому розрахунку за ф. №1ДФ (всю суму коштів, що видані на відрядження або підзвіт, чи тільки суму коштів, що не повернуті своєчасно)?»), яка вимагає відображення лише надміру витрачених коштів.

Але тепер ситуація може змінитися. Тож, якщо податківці змінять свою позицію, ми про це обов’язково повідомимо.