Основні правила
Починаючи з 1 січня 2021 року роботодавці мають звітувати з ЄСВ, ПДФО та ВЗ за єдиною формою звітності. За Законами №115 та 116 з 1 січня 2021 року передбачено подавати звітність про нарахування ЄСВ у складі звітності з ПДФО (для податкових агентів у складі ф. №1ДФ). Таку звітність слід подавати до податкового органу за основним місцем обліку платника ЄСВ. Про що ми писали тут.
Мінфін довго готувався до цього і розробляв проєкт того, як має виглядати така форма. І ось, нарешті, цю форму затверджено. Про що ми писали тут.
Вперше подавати нову форму єдиної звітності слід за І квартал 2021 року. Це передбачено Наказом №773. Як і раніше, на подання цього звіту роботодавцю дається 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу. Отже, вперше цю форму треба буде подати до 11 травня 2021 року (включно).
Востаннє стара форма Звіту з ЄСВ (додаток 4 до Порядку №435) подається за грудень 2020 року (до 20 січня 2021 року включно). А щодо ПДФО та ВЗ за старою формою за 4 квартал 2020 року востаннє доведеться відзвітувати до 9 лютого 2021 року включно.
Про старі форми звітності ми в цій статті говорити не будемо, а перейдемо до розгляду вже нової єдиної форми звітності. Тим, хто бажає стежити за нашим аналізом, дивлячись на саму нову форму, завантажити текст наказу з формою єдиної звітності та порядком її складання можна тут.
Новий звіт – перший погляд
Якщо коротко, то зовні нова форма єдиної звітності мало чим нагадує колишню форму №1ДФ. Хоч і має схожу назву. Та й номер форми звіту йде в історію – сполучення літер «ДФ» ми далі зустрінемо лише у додатку 4 до нової звітності.
Оновлена форма отримала назву "Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску".
Новий розрахунок складається з:
- основної частини (Розділ I "Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу", Розділ II "Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та на суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами в розрізі місяців звітного кварталу (крім військовослужбовців строкової військової служби);
- додатку 1 "Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам" (Д1);
- додатку 2 Відомості про осіб, які доглядають за дитиною до досягнення нею трирічного віку, при усиновленні дитини, та осіб із числа непрацюючих працездатних батьків, усиновителів, опікунів, піклувальників, які фактично здійснюють догляд за дитиною з інвалідністю (Д2);
- додатку 3 "Відомості про осіб, які проходять строкову військову службу" (Д3);
- додатку 4 "Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору" (4ДФ);
- додатку 5 "Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби" (Д5);
- додаток 6 "Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства" (Д6).
При цьому:
- Д2 формується та подається лише районними (міськими) управліннями праці та соціального захисту населення;
- Д3 формується та подається до податкових органів платниками єдиного внеску, які нараховують та сплачують єдиний внесок за осіб, які проходять строкову військову службу у Збройних Силах України, інших утворених відповідно до закону військових формуваннях, Службі безпеки України та службу в органах і підрозділах цивільного захисту;
- у разі коли у платника єдиного внеску відсутні робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу, Д6 до звіту не формується та не подається.
По суті, звичайного роботодавця цікавлять лише основна частина звіту і три додатки: Д1, Д4 та Д5!
Тепер розглянемо їх окремо.
Основна частина звіту
Відкриваючи завісу таємниці, скажемо, що основна частина звіту – це аналог старої Таблиці 1 щомісячного Звіту з ЄСВ. Яка, як відомо, мала заголовну частину і саму таблицю з числовими даними.
Заголовна частина – в ній будуть як вже знайомі нам реквізити, так і ті, яких раніше не було.
Щодо знайомих реквізитів будь-якої податкової декларації, чому вони тут є, зрозуміло – обов’язкові реквізити податкової звітності є стандартними і узагальнені у пп. 48.3-48.4 ПКУ. Йдеться про дані щодо роботодавця і органу ДПС, до якого звіт подаватиметься, щодо дати подання та підписів керівника та головбуха.
Проте буде в цій частині і дещо новеньке.
По-перше, типів звіту тепер не 3, а 4. До звітної, звітної нової та уточнюючої форм додали довідкову. Що це і для чого? Як пояснює новий Порядок складання звіту, рядок 014 "Довідковий" заповнюється якщо звіт подається платником ЄСВ з типом "Звітний", у додатках якого наявна інформація щодо призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат.
По-друге, у поданих звітів з’явилась власна нумерація, яка наводитиметься у рядку 02 основної частини звіту. Як зазначено у примітках, номер звіту визначатиметься в хронологічному порядку незалежно від його типу.
Наприклад, якщо ви вже подали «Звітний» тип звіту за 1 квартал, і до закінчення строку подання (до 11 травня) подали «Звітний новий», то номер такого звітного нового буде 2 (незважаючи на те, що йдеться про один і той самий звітний період).
З’явилась можливість подання уточнюючої форми правонаступником ліквідованого податкового агента (для ЄСВ це важливо, так). Для цього у основній частині звіту з’явився рядок 034, у якому правонаступник зазначає податковий номер попередника, за якого подає уточнення.
Як і раніше, за наявності у юрособи філій (відокремлених підрозділів) передбачено 2 варіанти подання звіту: або філія звітує самостійно, або головне підприємство звітує за себе і за філію. Відповідно для цього у формі нового звіту передбачено рядки 033 та 036.
По-третє, у форми звіту з’явилися додатки. Тому в основній частині звіту з’явився рядок 06, у якому треба буде зазначити, які саме додатки у складі звіту подаються. При цьому позначку «х» проставити замало: треба вказати кількість додатків і кількість аркушів, на яких вони були складені!
Інтеграція в форму квартального розрахунку даних про ЄСВ призвела і до появи в ньому рядків щодо всіх можливих варіантів нарахування цього внеску (а також інших аналогічних платежів з попередньої історії оподаткування). Тому не дивуйтесь, коли побачите в заголовній частині рядка 08 «Клас професійного ризику виробництва». Цей рядок заповнюється тільки у разі подання уточнень за період до 1 січня 2016 року.
По-четверте, в заголовній частині треба буде визначитися, хто ви є. Для цього треба поставити позначку у рядках 091-094. Вибір не великий – ви можете бути або роботодавцем (для фізосіб – це вибір за замовчуванням), або бюджетною установою чи одним з варіантів підприємств організацій інвалідів.
Далі йтимуть вже знайомі з Таблиці 1 Звіту з ЄСВ (для роботодавців) реквізити – так, про штатну кількість працівників не можна забути і тут! Але і тут є новина: відобразити слід буде середньооблікову кількість штатних працівників, і зробити це треба буде в розрізі:
- місяців кварталу. Так, у службових рядків рядка 10 передбачено три графи, які так і пронумеровані (1, 2, 3) за номером місяця у кварталі;
- категорій працівників. Так, окремі службові рядки передбачено для наведення даних про працівників взагалі, про осіб з інвалідністю і про осіб, які мають додаткові гарантії з працевлаштування (див. ст. 14 Закону про зайнятість).
Також у розрізі місяців кварталу треба буде навести дані про облікову кількість штатних працівників. Нагадаємо, що різницю між середньообліковою та обліковою кількістю штатних працівників встановлює Інструкція зі статистики працівників. А полягає вона в тому, що облікова кількість наводиться на певну дату, а середньооблікова – в середньому за певний період. Яка дата буде вважатися ключовою для наведення показника облікової кількості, в Порядку складання звіту автори не зазначають. Сподіваємось, що про відповідну консультацію подбають податківці.
У рядках 105-107 треба буде зазначити кількість застрахованих осіб певної категорії (звичайні роботодавці заповнюватимуть рядок 105!). Далі треба буде зазначити жінок (рядок 108) і чоловіків (рядок 109).
А ті, хто претендує на компенсацію ЄСВ згідно ч. 3 ст. 24 та ч. 2 ст. 27 Закону про зайнятість, зазначатимуть у рядку 110 кількість створених у звітному періоді нових робочих місць. В Порядку заповнення цього рядка нічого не пояснюється, проте саме такими були роз’яснення ПФУ раніше (див. лист від 21.08.2014 р. №21841/05-10), і навряд чи ситуація зміниться надалі.
Нагадаємо, що визначення терміну знаходимо в Законі про зайнятість населення. Відповідно до п. 12 частини 1 ст. 1, нове робоче місце – це робоче місце, яке створене у зв’язку зі створенням нового суб’єкта господарювання (крім того, що створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника.
Заголовну частину заповнили? Переходимо до табличної
І що ми бачимо? Три розділи, лише один з яких – перший! – стосується звичайних роботодавців.
Розділ І має назву «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу», де:
- у першому рядку (і службових до нього) показується сума нарахованих фізособам доходів;
- у другому – той самий дохід, але в межах максимальної величини, на яку нараховується ЄСВ;
- в третьому - сума нарахованого на ці доходи ЄСВ;
- у четвертому – сума донарахованого або доутриманого ЄСВ внаслідок виправлення помилок попередніх звітних періодів;
- у п’ятому – сума нарахованої на ці донарахування (доутримання) ЄСВ пені.
Зменшення ЄСВ минулих звітних періодів відображається у шостому рядку.
І все це відображається у розрізі трьох місяців. Тобто, знову ж таки, кожен з рядків має три графи (1, 2, 3).
Далі йде два рядка з нескладними розрахунками:
- у сьомому рядку рахується сума ЄСВ до сплати (рядок 3 + рядок 4 – рядок 6). Він ще має розбивку по місяцях;
- у восьмому рядку рахується сума ЄСВ до сплати усього. Тобто наводиться сума ЄСВ за 3 місяці, наведена у сьомому рядку (графа 1 + графа 2 + графа 3).
Заповнюється Розділ І у гривнях з копійками
Розділ ІІ має назву «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та на суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами в розрізі місяців звітного кварталу (крім військовослужбовців строкової військової служби)».
Розділ III називається «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за патронатних вихователів, батьків - вихователів та прийомних батьків в розрізі місяців звітного кварталу».
Ці розділи, як зрозуміло з їх назв, заповнюватимуться лише окремими категоріями страхувальників, які не належать до бізнесу, тому їх ми розглядати не будемо.
Наприкінці основної частини є рядок, у якому проставляється помітка про подання доповнення до звіту згідно з п. 46.2 ПКУ. Таке доповнення подається, якщо чинної форми звіту платнику податків не вистачило і він вирішив подати у довільній формі доповнення, яке дозволяє виконати його податкові обов’язки та розрахувати суму податку (збору) відповідно до ПКУ. Тож, наприкінці нової форми звіту, в разі подання такого доповнення, треба буде зазначити його зміст та кількість аркушів.
Таблиця 1 є, а що з Таблицею 6? Чи буде персоніфікація?
Звісно, буде! Для цього призначено додаток 1, який складено за прикладом старої Таблиці 6 щомісячного Звіту з ЄСВ.
Тобто ті дані, які ви наводите у основній частині Звіту, ви розшифровуєте у додатку 1 в розрізі працівників та місяців, у яких ці доходи та суми ЄСВ було нараховано.
Проте зовнішня подібність оманлива - різниці, хоч і невеликі, та є.
Наприклад: маємо 25 граф таблиці. Але за рахунок зміни у нумерації заголовної частини додатку (введення службових рядків), насправді, було додано нову, 25-ту графу! Вона дозволятиме вносити виправлення до додатку 1, і не так, як це було у Звіті з ЄСВ, а так, як це було в формі №1ДФ. Тобто до кожного рядка вводиться окрема графа, у якій можна за потреби (якщо подається звітна нова або уточнююча форми) проставити «0» на додавання цього рядка до вже поданого Додатку 1, або «1» - для виключення цього рядка. Або комбінувати ці ознаки для заміни одного рядка на інший. Докладний опис цього механізму наведено у примітці 17 до Д1.
А кадрові дані про працівників? Що там з Таблицею 5?
Вона теж у новій формі є. І навіть зберегла свій номер – це тепер додаток 5 до звіту.
Д5 до звіту подається, якщо протягом звітного періоду:
- укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою - підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань) із застрахованою особою;
- укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
- особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника єдиного внеску;
- особу призначено на нову посаду;
- особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
- особі надано відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами (у тому числі особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);
- особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
- особі надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.
Виглядає дуже знайомо, чи не так? Проте, зверніть увагу:
- рядків у Д5 налічується 20 (в Таблиці 5 їх було 19), назви рядків дуже схожі, але нумерація інша, не сплутайте;
- в табличній частині Д5 з'явилися рядки про внутрішнє сумісництво (рядок 11) і про переведення на іншу посаду, в інший підрозділ в одного роботодавця (рядок 12). Тобто на питання, а як показати ці підстави складання додатку, фахівці Мінфіну відповіли. Заповнятимуться вони, до речі, дуже просто, ознаками «1» - так або «0» - якщо ні.
При цьому рядок 11 тісно пов'язаний до заповнення рядка 10 (де зазначається певний трудовий період) – по суті, вони заповняються лише одночасно! Наприклад, якщо ви призначаєте працівника на певну посаду, в рядку 10 показуєте дату початку трудових відносин, а в рядку 11 одночасно показуєте, чи є він внутрішнім сумісником, чи ні.
Відповідно, рядок 12 заповнюється лише у випадку, коли відбувається переведення працівника на іншу посаду або роботу, переміщення до іншого підрозділу;
- в цій таблиці не буде рядка із кодом ЗКППТР (щодо назви посади працівника). Однак професійна назва посади (рядок 13) та код за КП (рядок 14) – залишились!
- рядок 20 виконує функції щодо видалення (ознака «1») або додавання (ознака «0») певного рядка до таблиці додатку, і заповнюється лише в «Звітній новій» або «Уточнюючій» формі.
А де ж ПДФО та ВЗ?
Так, ви правильно зрозуміли – у основній частині звіту їх не буде. Ці платежі податковий агент відображає у додатку 4 (ДФ). На відміну від основної частини, цей додаток має лише 3 знайомі типи (звітний, звітний новий та уточнюючий). Проте нумерація (рахування поданих додатків) зберігається (рядок 2).
Зверніть увагу, в заголовній частині 4ДФ зазначається:
- у рядку 4 навпроти напису "Працювало за трудовими договорами" - кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, по яких здійснюється нараховування доходу за ознакою 101;
- у рядку 5 навпроти напису "Працювало за цивільно-правовими договорами" - кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, по яких здійснюється нараховування доходу за ознакою 102.
Тобто без цієї довідкової інформації і тут не обійшлись. Але хоча б пояснили, як рахувати цю кількість – по кількості заповнених рядків із відповідною ознакою доходу.
Цей додаток, крім заголовної частини, має табличну, в якій два розділи.
Для роботодавців найцікавіший Розділ І «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору». Він є таким собі міксом двох розділів старої форми №1ДФ. Тому навряд чи когось здивує або викликатиме запитання. Навіть виправлення до цього розділу вноситимуться так само, як і раніше (див. новий рядок 10 розділу І).
Проте зверніть увагу: з 1 кварталу 2021 року відображати в розрізі фізосіб доведеться не лише доходи та ПДФО, а й суму утриманого та сплаченого до бюджету військового збору!
І ще: заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, має бути відображена в 4ДФ за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, у 4ДФ за січень відображається заробітна плата, яка нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні).
Чим це відрізняється від старого порядку? А тим, що раніше таке відображення зарплати (нараховано=виплачено в одному кварталі) було обумовлено вимогою виплати зарплати у встановлені законом строки! Тепер такої вимоги немає, і навіть у випадку, якщо зарплата за березень була виплачена 30 квітня, її треба відображати як виплачену у звіті за І квартал.
Щодо ПДФО та ВЗ такого винятку не буде, і їх треба відображати по факту нарахування або сплати у звітному кварталі.
Сума нарахованого доходу у графі 3а, сума виплаченого доходу у графі 3, сума нарахованого ПДФО у графі 4а, сума перерахованого до бюджету ПДФО у графі 4, сума нарахованого військового збору у графі 5а, сума перерахованого військового збору у графі 5 відображаються у гривнях з копійками!
У графі 6 "Ознака доходу" зазначається ознака доходу, наведена у розділі 1 "Довідник ознак доходів фізичних осіб" додатку 2 до нового Порядку. Відповідно, щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати лише один рядок з обов'язковим заповненням графи 2 "Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта2", крім граф 7, 8 та 9 4 ДФ, які заповнюються одноразово.
Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюються.
Що відображається у розділі II "Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею", можна здогадатись з назви:
- у рядку "Оподаткування процентів" загальна сума доходу, нарахованого у вигляді процентів, загальна сума нарахованого ПДФО та загальна сума перерахованого до бюджету ПДФО відображаються у гривнях з копійками. Відомості про фізичну особу - платника податку, якій нараховані доходи у вигляді процентів, не зазначаються;
- у рядку "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею" загальна сума нарахованого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума виплаченого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума нарахованого ПДФО та загальна сума перерахованого до бюджету ПДФО відображаються у гривнях з копійками. Відомості про фізичну особу - платника податку, якій нараховані доходи у вигляді виграшів (призів) у лотерею, не зазначаються.
У кінці 4ДФ проставляються (крім дати подання та підписів):
- кількість заповнених рядків розділу I,
- кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію,
- та кількість сторінок додатка.
Під час визначення кількості заповнених рядків розділу I підсумковий рядок не враховується.
***
Ось, власне, і все, що на сьогодні треба знати про нову форму. Сподіваємось, вам буде просто її скласти, а якщо і будуть помилки, то у наступній нашій статті ми окремо розглянемо, якими штрафами це загрожуватиме і як ці помилки виправити! Дивіться також відео від наших колег: "Нова об’єднана звітність з ПДФО та ЄСВ: коли і хто подає?"
***
Читайте також: