Порядок складання нової єдиної звітності, затверджений (як і сама її форма) наказом Мінфіну від 15.12.2020 р. №773 (далі – Порядок №773), передбачає внесення змін до такої звітності у двох випадках:
- у разі самостійно виявлених платником помилок,
- а також на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.
Але це не є новацією, адже те ж саме було передбачено Порядком №4 щодо виправлень у формі №1ДФ.
Які повідомлення можуть надіслати податківці? Наприклад, про виявлення під час камеральної перевірки неправомірного застосування податкової соціальної пільги. Порядок інформування податкових агентів про такі випадки затверджено наказом Мінфіну від 19.05.2017 р. №514. А наслідки цього порушення докладно прописані у пп. 169.2.4 ПКУ.
Слід зазначити, що сам ПКУ для звітності про нараховані фізособам доходи та утримані з них податки встановлює особливі правила внесення уточнень.
Так, звичайні правила коригування податкової звітності зазначені у ст. 50 ПКУ. Але у податкових агентів є право провести перерахунок ПДФО, результати якого відображаються у звітності за квартал, у якому цей перерахунок було зроблено.
Таким чином, і штрафи за порушення складання єдиної звітності будуть різними, і їх розмір залежить від того, які помилки виправляються, яким чином і наскільки швидко. Звісно ж, розмір штрафів залежатиме і від того, хто знайшов помилки у звіті – сам податковий агент чи податківці.
Втім, давайте розглянемо це докладніше.
Який звіт вважається прийнятим?
Поданим і прийнятим до граничного строку подання вважається звіт, який прийнятий контролюючим органом та пройшов всі контролі, у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб, залишається чинним під час прийняття контролюючим органом наступного звіту за такий звітний (податковий) період.
Ось на це зверніть, будь ласка, увагу. Це норма, яка раніше стосувалася Звіту з ЄСВ (щомісячного), тепер вона стосується єдиної звітності в цілому.
Тому подавати такий звіт в останній день граничного строку не радимо! А раптом він не пройде контроль у ПФУ, який веде Реєстр застрахованих осіб? На всі контролі йде, як правило, близько трьох днів, тож подавайте звіт заздалегідь і не затягуйте з цим, щоб встигнути виправити помилки.
Подавати єдину звітність можна буде чотирма шляхами:
- засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням вимог Законів «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги»;
- на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації;
- поштою з повідомленням та описом про вкладення, за умови, якщо кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п'яти;
- на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п'яти.
Проте ті, хто звітує в електронному вигляді, гарантовано і швидко отримають квитанцію про відмову в прийнятті звіту зі зазначенням причини (помилок, виявлених на контролі).
Відповідно вони можуть встигнути виправити ці помилки і подати звіт заново.
Але, оскільки звіт не пройшов контролі, то він не вважається прийнятим. Тому для виправлення помилок доведеться перездавати його наново («Звітного» типу). Порядковий номер такого звіту теж не буде враховувати той, що не прийняли.
А от якщо помилки були виявлені у вже прийнятому звіті, тоді треба буде подавати або «Звітний новий», або «Уточнюючий» тип звіту, вже з наступним порядковим номером.
Виправляємо помилки у звіті типу «Звітний новий»
За необхідності проведення коригувань звіту з типом «Звітний» до закінчення строку його подання подається звіт з типом «Звітний новий». Наприклад, якщо ви вже подали звіт за І квартал 2021 року і його було прийнято, то в разі виправлення помилок до 11 травня 2021 року подається звіт типу «Звітний новий».
У разі необхідності проведення коригувань у звіті з типом «Звітний новий» до закінчення строку його подання знову подається звіт з типом «Звітний новий». Тобто, якщо ви виправили помилку до 11 травня, але припустилися при цьому нової помилки – виправляєте це теж «Звітним новим» звітом.
Виправляємо помилки у звіті типу «Уточнюючий»
Розрахунок з типом «Уточнюючий» подається після закінчення строку подання розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий».
Наприклад, якщо ви вже подали звіт за І квартал 2021 року і його було прийнято, в разі виправлення помилок після 11 травня 2021 року подається звіт типу «Уточнюючий».
Як ці типи звіту складаються?
Порядок заповнення «Звітного нового» та «Уточнюючого» звітів при коригуванні сум ПДФО, військового збору є однаковим.
«Звітний новий» та «Уточнюючий» подаються на підставі інформації з раніше поданих звітів і містять інформацію лише за рядками з реквізитами або сумами нарахованого ПДФО, військового збору, які уточнюються.
Для заповнення також використовується інформація з повідомлень про виявлені помилки, які відправляються контролюючими органами до платника!
Оскільки у єдиній звітності ПДФО та ВЗ присвячено четвертий додаток, то у ньому як раз і будуть виправлятися такі помилки. Але аналогічно виправлятимуться і помилки у рядках додатків Д1 і Д5, для чого в них передбачено додаткові рядки.
Адже Порядок №773 говорить: для виключення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у відповідній графі додатків указати «1» – на виключення рядка.
Увага! Не в усіх рядках додатків є графи на видалення і додавання. Наприклад, інформацію щодо кількості людей, які працювали за трудовими або цивільно-правовими договорами в додатку 4ДФ, на жаль, виправити буде неможливо.
Тож для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи і у відповідній графі додатків указати «0» – на введення рядка.
Для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно повністю заповнити два рядки, один з яких виключає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку відповідної графи указується «1» - рядок на виключення, а в другому «0» - рядок на введення.
Тобто виправлення в усіх трьох додатках звіту уніфікували і застосували при цьому той принцип, який діяв у формі №1ДФ.
Однак при виправленні помилок в Д1 і лише при заповненні «Уточнюючого» типу коригування сум ЄСВ проводиться з використанням типів нарахувань 2 та 3, а відповідні графи і ознаки «0» або «1» не застосовуються.
Що це означає? Давайте дивитися на прикладі.
Приклад 1. Ви подали «Звітний» тип єдиної звітності і помилилися в сумі нарахованої працівнику зарплати: зазначили 10000 грн, а треба було 14000 грн. Відповідно зміняться і суми ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
В усіх частинах звіту, яким виправляємо цю помилку, зазначаємо обов’язкову інформацію, тобто «шапку» і основної частини, і додатків, звісно, ж треба буде заповнити, а наприкінці зазначити дату подання і підписи.
Якщо подається не лише основна частина, а й додатки – про це теж треба зазначити в основній частині. Додатки, інформація щодо яких не коригується, у рядку 06 не вказуються та відповідно не подаються.
Це те, що спільного. А далі, залежно від типу звіту, можливі 2 варіанти.
Варіант 1. Строк подання звіту ще не закінчився, ви подаєте тип «Звітний новий»:
А) в основній частині звіту в розділі І відображаємо лише різницю! Тобто у рядках 1 та 2 покажемо 4000 грн, а у рядку 3 покажемо 880 грн (відповідну інформацію показуємо і в службових рядках, де розшифровуємо, що це за дохід і на що була нарахована ця сума ЄСВ). Не забувайте, що нова форма звіту вимагає наведення інформації в розрізі місяців – тобто показати такі суми треба буде у графі того місяця, у якому їх було нараховано! Звітний період буде той самий, порядковий номер звіту – наступний, рядки 4 та 5 не заповнюємо;
Б) в додатку Д1 зазначаємо дані лише щодо працівника, по якому виправляємо подану інформацію. При цьому заповнюємо два рядки – в першому повторюємо ті дані, які вже зазначали у попередньому звіті, у графі 25 проставляємо «1» на виключення, в другому наводимо правильні дані, у графі 25 проставляємо «0» на додавання;
В) аналогічні дії проводимо у додатку 4ДФ – виключаємо один рядок і додаємо другий.
Варіант 2. Строк подання звіту закінчився, ви подаєте тип «Уточнюючий»:
А) в основній частині звіту в розділі відображаємо лише різницю! Тобто у графах 1 та 2 покажемо 4000 грн, а у графі 3880 грн. Звітний період буде той самий, порядковий номер звіту – наступний, рядки 4 та 5 не заповнюємо. Загалом тут все буде аналогічно до «Звітного нового» типу;
Б) Порядок говорить: якщо в Д1 з типом «Уточнюючий» платник єдиного внеску поза межами звітного (податкового) періоду при поданні включив відомості, що стосуються однієї або декількох застрахованих осіб, які не були вчасно внесені або збільшив їх, то таке збільшення проводиться у додатках стосовно застрахованих осіб з типом нарахувань 2.
Тобто в додатку Д1 зазначаємо дані лише щодо працівника, по якому виправляємо подану інформацію. Але двох рядків в цьому випадку не буде! Буде один на додавання і показати треба буде лише різницю! Зробити це треба буде із повторенням «недоходних» даних про працівника, зі зазначенням у графі 16 і 17 суми збільшення доходу 4000 грн, а у графі 20 – суми збільшення ЄСВ 880 грн. При цьому у графі 09 зазначається код типу нарахувань 2.
В) а ось у додатку 4ДФ – виключаємо один рядок і додаємо другий. Тобто тут буде так само, як і в «Звітному новому» типі.
Щодо ЄСВ є й інший спосіб виправлення помилок, якщо вони були знайдені у минулих звітних періодах
Порядок говорить: платник єдиного внеску у звітному (податковому) періоді може провести коригування та виправити помилку, допущену у попередніх звітних (податкових) періодах, здійснити донарахування або зменшення єдиного внеску, застосовуючи коди типу нарахувань 2 та 3.
Але коди передбачено лише для додатку Д1, тобто помилки щодо додатку 4ДФ таким чином не виправиш.
Та тим не менш, якщо взяти умови Прикладу 1 і виправляти помилку у наступному звіті, як це виглядатиме на практиці?
Приклад 2. Тут тільки один варіант – виправляємо помилку у поточному звіті за попередній. Для цього:
А) в розділі І основної частині звіту, крім даних звітного кварталу, зазначаємо у рядку 4 (і в службовому рядку 4.1) суму ЄСВ 880 грн. При цьому значення рядка 4 увійде у загальний підсумок звіту – він враховується при визначенні суми ЄСВ до сплати в рядках 7 та 8.
При цьому виникає певний казус. Нова форма звіту вимагає наведення інформації в розрізі місяців – тобто показати такі суми треба буде у графі того місяця, у якому їх було нараховано. Але ж у цьому випадку йдеться про суми, нараховані у минулому звітному періоді. І тому в якій графі показати ці суми, наразі незрозуміло. Скоріш за все, у якій би графі не показав, це не буде помилкою – точно місяць та рік нарахування буде відображено в Д1.
Рядок 5 заповняємо лише, якщо внаслідок помилки була недоплата з ЄСВ, яка призвела до нарахування пені – для періоду карантину це не актуально;
Б) в додатку Д1, крім даних поточного кварталу, зазначаємо окремим рядком дані щодо працівника, щодо якого виправляємо подану інформацію. Але двох рядків в цьому випадку не буде! Буде один на додавання, і показати треба буде лише різницю! Зробити це треба буде із повторенням «недоходних» даних про працівника, зі зазначенням у графі 09 коду типу нарахувань 2, у графі 10 – місяця та року, у якому були здійснені нарахування, у графі 16 і 17 суми збільшення доходу 4000 грн, а у графі 20 – суми збільшення ЄСВ 880 грн;
В) на жаль, у додатку 4ДФ (принаймні, виходячи з тексту Порядку і наявної форми звіту) відобразити в поточній формі доходи і податки минулих періодів не вийде. Тому цей варіант виправлення підходить лише тим, хто помилився в основній частині і в додатку Д1, для 4ДФ доведеться подавати уточнюючий звіт.
А якщо помилку зробили у старих формах звітів?
Нічого страшного. Старі форми звітів скасували, проте виправити старі помилки можна буде у новій формі єдиної звітності.
Форма 4ДФ майже дублює стару форму №1ДФ, отже проблем виникнути не повинно (алгоритм виправлення наведено вище). А в основній частині звіту до рядків 4 і 6 передбачено, навіть, спеціальні службові рядки, у яких можна розшифрувати, у чому саме полягала помилка і яка тоді була ставка соцвнеску чи збору.
Єдине, на що треба звернути увагу, це виправлення помилок щодо військового збору, допущених у формі №1ДФ. Для цього у новій формі встановлено спеціальні правила, адже раніше інформація про ВЗ подавалась у звітності загальною сумою, без персоніфікації, як у новій формі.
У рядку "Військовий збір" під час проведення коригування показників 4ДФ за минулі періоди зазначається період, відповідно за який була подана звітність, що коригується. При цьому коригування показників за періоди до 01 січня 2021 року у розділі I графи 5а, 5 не заповнюються. Для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку "Військовий збір - виключення" потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку "Військовий збір" відобразити правильну інформацію.
Висновки
Якщо треба виправити «недоходні» дані про працівника (наприклад, податковий номер), то подаються «Звітний новий» або «Уточнюючий» типи:
- щодо ПДФО та ВЗ для цього підійде комбінація «основна частина + 4ДФ». При цьому, оскільки сума доходу не зміниться, то в основній частині буде заповнено лише «шапку» та відомості про поданий додаток (те, що ми зазвичай називаємо «пустишкою»);
- щодо персоніфікації з ЄСВ, для цього підійде комбінація «основна частина + Д1). А якщо «недоходні» дані стосуються кадрової інформації – то разом подаватимуться «основна частина + Д5».
Помилки щодо доходних даних виникають, як правило, в усіх частинах звіту, тому подавати треба буде «увесь пакет» звітного нового або уточнюючого типу.
А ось якщо в одному звіті в додатку Д1 виникли помилки як доходні, так і не доходні, і граничний строк подання цього звіту вже минув, то виправляти їх доведеться окремо (тобто, треба буде подавати один звіт «Уточнюючий», в комбінації «основна частина + Д1», у якому виправляємо доходні помилки, і другий «Уточнюючий» – із виправленням не доходних помилок)! Цього вимагає пп. 7 п. 9 розділу V нового Порядку.
А тепер про винятки…
Якщо ви утримали ПДФО більше або менше ніж треба (а щодо ЄСВ та інших помилок не було), то виправити це можна шляхом перерахунку.
Це може бути річний перерахунок, перерахунок при звільненні працівника (вони проводяться обов’язково) або за будь-який інший період за бажанням податкового агента (це передбачено п. 169.4 ПКУ).
Перерахунок сум доходів провадиться в такій послідовності:
Етап 1. Уточнюють суми нарахованих доходів працівникам за кожен місяць розрахункового періоду, а також інші виплати, які входять до складу зарплати згідно з Iнструкцією №5.
Етап 2. Перевіряють правильність розподілу перехідних відпусткових і допомоги з тимчасової непрацездатності за місяцями, за які вони нараховані, для виявлення того, чи не відображені в одному місяці виплати, які належать до різних місяців.
Етап 3. Перевіряють правильність застосування ПСП. Для цього розраховану помісячно суму оподатковуваного доходу порівнюють із граничним доходом, який дає право на застосування ПСП. Також перевіряють наявність підстав для застосування ПСП. Якщо ПСП застосовується на двох і більше дітей, потрібно перевірити за свідоцтвом про народження, чи не виповнилося комусь із дітей 18 років. ПСП на дітей застосовується до кінця року, в якому дитина досягає 18 років, а у разі її смерті до досягнення зазначеного віку – до кінця року, на який припадає смерть. Право на отримання такої ПСП втрачається у разі позбавлення платника податку батьківських прав або якщо він відмовляється від дитини чи передає її на державне утримання, у тому числі у закладах для дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування, незалежно від того, чи береться плата за таке утримання, чи ні, а також якщо дитина стає курсантом на умовах її повного утримання, починаючи з податкового місяця, в якому відбулася така подія. Звісно, що про всі ці події працівник зобов'язаний повідомляти роботодавця. Крім того, перевіряють наявність заяв та копій документів працівників, які мають право на ПСП до доходу.
Етап 4. Проводять остаточне оподаткування розрахованого (уточненого) оподатковуваного доходу щомісяця і визначають уточнену суму ПДФО до сплати для кожного місяця окремо.
Етап 5. Обчислюють остаточну річну суму ПДФО, що складається зі сум податку, визначених за результатами перерахунку кожної окремої місячної оподатковуваної суми доходу.
Етап 6. Порівнюють загальну суму ПДФО, обчислену внаслідок перерахунку, з фактично утриманим ПДФО протягом розрахункового періоду.
Етап 7. Відображають результати перерахунку у єдиній звітності за той квартал і місяць, у якому проведено перерахунок.
Останній етап – найголовніший. Адже за допомогою нього можна виправити суму ПДФО і не сплачувати за це штраф! І жодних уточнень звітності минулих періодів робити не треба.
Штрафи, штрафи, штрафи...
Зараз триває карантин і більшість роботодавців не звертає увагу на штрафи, оскільки переважна частина їх потрапляє під мораторій. До останнього числа місяця, у якому буде закінчено карантин, можна буде виправляти помилки з ПДФО, ВЗ та ЄСВ без фінансових санкцій.
Навіть зі «самоштрафами» ситуація дуже лояльна. Податківці в «ЗІР» роз’яснюють: у разі самостійного виправлення помилок, виявлених у податкових деклараціях (крім ПДВ, рентної плати) за звітний (податковий) період протягом періоду проведення заходів, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19) (по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину) платник податку на суму заниженого податкового зобов’язання не нараховує штрафні санкції, передбачені п. 50.1 ПКУ та пеню.
Проте, коли карантин закінчиться, доведеться повертатися до сплати штрафів, а вони вже більші, ніж раніше.
П. 119.1 ПКУ встановлена відповідальність податкового агента за неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, у розмірі 1020 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2040 гривень.
Зауважимо, що Законом №115 (яким встановлено правила подання єдиної звітності) визначено, що аналогічні штрафи будуть застосовуватися й у разі подання нової звітності, в т.ч. щодо помилок з ЄСВ.
Але з цією нормою вийшла колізія. Закон №115, коли говорить про застосування аналогічних штрафів щодо ЄСВ (у складі єдиної звітності), посилається на п. 119.2 ПКУ. А до ПКУ з 23 травня 2020 року (Законом №466) було внесено зміни, і зараз штрафи за порушення правил складання та подання такої звітності передбачено п. 119.1.
Тобто формально зараз ще від цього штрафу щодо помилок з ЄСВ можна відбитися. Проте потреби в цьому немає, адже триває карантин і мораторій на штрафи та пеню. А далі, можливо, законодавці виправлять цю колізію.
Увага! Передбачені п. 119.1 ПКУ штрафи не застосовуються у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки в податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ, тобто внаслідок перерахунку, про який ми говорили вище.
І ще! За п. 119.3 ПКУ штрафи, передбачені п. 119.1 ПКУ, не застосовуються у випадках, якщо помилки щодо ідентифікаційного номера у звіті були виправлені податковими агентами самостійно, у тому числі протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.